Dowód wewnętrzny bez podpisów idzie na straty

opublikowano: 29-01-2014, 00:00

Dokument potwierdzający transakcję można uznać za dowód księgowy, jeśli zawiera wymagane dane. Tylko wtedy podatnik rozliczy ją w kosztach.

Dowód wewnętrzny, tzw. który nie zawiera podpisów osób uprawnionych do dokumentowania operacji gospodarczych, nie może być podstawą uznania podanej na nim kwoty zakupu jako koszt podatkowy. W konsekwencji nie można jej wpisać do rubryk kosztowych w księdze przychodów i rozchodów — wynika z interpretacji indywidualnej wydanej w tym miesiącu przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPB1/415-1140/13-2/AMN).

Transakcja bez faktury

Rozstrzygnięcie zapadło w sprawie podatnika, który kupił towar od firmy, a ta nie wystawiła faktury. Dokument ten jest trudno uzyskać, gdyż nabywca nie ma kontaktu ze sprzedawcą, sprzedaży dokonano na Allegro. Nabywca posiada tylko dokument wewnętrzny, na którym widnieje data, kwota przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach, za który zapłacono w kwocie netto i brutto, oraz podsumowanie, czyli wartość.

Płatności za towar dokonano przelewem bankowym z konta. Ponieważ podatnik nie był w stanie zapłacić z góry za cały towar, płacił zaliczkowo. Według niego zgodnie z prawem cała transakcja została wykonana, a brak faktury nie przeszkadza w tym, aby można było zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Spór z fiskusem

Zdaniem podatnika, ma on do tego prawo, ponieważ zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), na udokumentowanie zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczących niektórych kosztów mogą być sporządzone dowody wewnętrzne. Organ podatkowy ma jednak inne zdanie. Zgadza się co prawda, że za koszty uzyskania przychodów można uznać wydatki podane w dowodzie wewnętrznym, ale dokument ten musi posiadać wszystkie dane wymagane przepisami.

Dyrektor poznańskiej Izby Skarbowej przypomina podatnikowi, że według wspomnianego rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów, mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (czyli dowody wewnętrzne). Muszą też określać: przy zakupie — nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach — przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Podatnik posiada jednak opisany wyżej dokument wewnętrzny, ale brakuje tam podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Dowody księgowe

Podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są takie dowody księgowe, jak: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, inne dowody, wymienione w rozporządzeniu dotyczącym księgi przychodów i rozchodów, stwierdzające dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające m.in. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu, przedmiot transakcji, jej wartość oraz wielkość ilościową, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych — oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto za dowody księgowe uważa się też m.in. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu