Brak numeracji stron lub nieaktualne zaświadczenie pozbawiły już niejedną firmę kontraktu wartego miliony złotych.
Ustawa Prawo zamówień publicznych zawiera tylko ogólne wskazówki dotyczące treści oferty. Niemniej wszelkie błędy, nawet drobne, mogą drogo kosztować. Przekonał się o tym m.in. Elpom z Nadarzyna, który wygrał w ubiegłym roku wart około 7 mln zł przetarg na ocieplenie i modernizację Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Olsztynie, ale ostatecznie oferta została odrzucona. Powód? Brak zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS o niezaleganiu z płatnościami.
Ważna precyzja
Aby ustrzec się takich przypadków, należy pamiętać o kilku rzeczach.
— Przede wszystkim oferta musi odpowiadać treści zawartej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przykładowo, często znajdują się w nich nieaktualne dokumenty, takie jak wyciąg z Krajowego Rejestru Karnego z datą wydania późniejszą niż 6 miesięcy. Wówczas zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę, która nie spełnia warunków określonych w specyfikacji — wyjaśnia Hanna Kraszczyńska, kierownik działu zamówień publicznych Instytutu Matki i Dziecka w Warszawie.
Zamawiający w specyfikacji mogą umieścić także inne wymogi, np. że załączone dokumenty muszą być ułożone w odpowiedniej kolejności. Należy także pamiętać o formie. Ofertę składa się na piśmie albo za zgodą zamawiającego np. mailem, ale musi być ona wówczas opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym.
W czasie badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści.
Zamawiający może również oczekiwać złożenia dodatkowej oferty, przewidującej odmienny niż określony przez niego sposób wykonania przedmiotu zamówienia, jeżeli cena nie była jedynym kryterium wyboru (oferta wariantowa).
Prawo łaskawsze
Obowiązująca od 2 marca ustawa Prawo zamówień publicznych wprowadziła uregulowania pozwalające na poprawianie omyłek rachunkowych przez zamawiającego.
Wcześniej wiele firm odpadło z przetargu z powodu niewielkich błędów. Przydarzyło się to m.in. Medicus Aparatury Medyczne z Wrocławia. Ofertę odrzucono z powodu zaokrąglenia ceny o jedną tysięczną złotego (z 340 000,009 zł do 340 000,01 zł), jakiego niespodziewanie dokonał program Excel.
Obecnie zamawiający może odrzucić ofertę zawierającą omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny dopiero wtedy, gdy niemożliwe okaże się ich poprawienie w sposób określony w ustawie bądź wykonawca nie zgodzi się na ich poprawienie.
Zamawiający poprawia również w tekście oferty „oczywiste omyłki pisarskie”.