1. Jakie firmy muszą się zmierzyć z zarządzaniem drukiem?
To proces, który dotyczy każdego przedsiębiorstwa, bez względu na jego wielkość czy profil działalności. W wielu firmach nie zdają sobie jednak z tego sprawy, traktując drukowanie i kopiowanie jako proste, mało znaczące czynności, które „nie zasługują” na to, by nazywać je procesem. Takie podejście ma, niestety, istotny wpływ na stan firmowego budżetu, dlatego, że pracownicy drukują mnóstwo dokumentów bez powodu, uznając, że „jedna kartka więcej i tak nikogo nie zuboży”. Podobnie jest z ich obiegiem — dokumenty niejednokrotnie giną lub trafiają do niewłaściwych osób.
2. Co daje przedsiębiorstwu optymalizacja zarządzania drukiem?
Przede wszystkim możliwość ograniczenia wydatków nawet o 30 proc. Firma może rozpocząć ten proces od przeszkolenia pracowników na temat właściwego wykorzystania urządzeń drukujących i kopiujących czy wyznaczenia osób odpowiedzialnych za nadzór nad tymi procesami. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie specjalnego systemu, który będzie monitorował proces druku, a jednocześnie zwiększy efektywność dostępnego w firmie sprzętu i zapewni nadzór nad zużyciem materiałów eksploatacyjnych.
Systemy zarządzania drukiem są kompatybilne z oprogramowaniem służącym do pozyskiwania i archiwizacji dokumentów oraz zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. Dodatkowym wsparciem są też narzędzia autoryzacyjne, które pozwalają uporządkować dostęp do dokumentów. Ich zaletą jest także to, że umożliwiają śledzenie drogi, jaką w firmie przechodzą konkretne dane, oraz zapis procesów decyzyjnych związanych z ich przetwarzaniem i akceptacją. Wdrożenie tego typu narzędzi sprawia, że funkcjonowanie firmy staje się bardziej przejrzyste.
3. Czy można powiedzieć, że zarządzając drukiem, zarządzamy również informacją, poprawiając w ten sposób komunikację w firmie?
Dokument i informacja to dwa ściśle powiązane elementy, dlatego zarządzając we właściwy sposób produkcją różnego typu pism, ulepszamy współpracę w zespole. Prosty przykład: nie drukujemy dokumentów, które i tak zamierzamy poprawiać, ani materiałów do niczego niepotrzebnych. Takie działanie tylko zwiększa chaos i zaburza przepływ informacji.
[AGO]