Zarządzanie dużą flotą aut ciężarowych jest wewnętrzną sprawą firmy. Tylko małe podmioty korzystają z pomocy dużych spedytorów
— głównie w zdobywaniu zleceń.
Firmy transportowe, które posiadają duże tabory, nie chcą zlecać zarządzania nimi zewnętrznym operatorom. Spółki te wolą samodzielnie kierować swoją flotą, tłumacząc to możliwością lepszej kontroli i efektywniejszym działaniem przedsiębiorstwa. Mniejsze podmioty, zajmujące się spedycją, chętnie korzystają z usług dużych firm.
Według Arkadiusza Glinki, kierownika działu IT w Vos Logistics Polska, nie można oddać zewnętrznemu operatorowi w zarządzanie floty kilkuset samochodów.
— Działalność firmy spedycyjnej opiera się na zarządzaniu taborem, więc oddanie tego innej spółce oznaczałoby w praktyce powierzenie firmy komuś obcemu — mówi Arkadiusz Glinka.
Firma Vos Logistics Polska sama stworzyła dla siebie system zarządzania taborem SWIP (System Wyszukiwania i Planowania).
— Dysponujemy flotą około 500 pojazdów. Bez zintegrowanego systemu zarządzania nie bylibyśmy w stanie nad nimi zapanować — tłumaczy Arkadiusz Glinka.
SWIP to efekt wykorzystania własnych doświadczeń i potrzeb.
Kluczem do sukcesu działania firmy transportowej jest jak najlepsze wykorzystanie samochodów —powinny one mieć jak najwięcej przejechanych „kilometrów ładownych” w stosunku do przejechanych „kilometrów ogólnych”.
— Zarządzanie flotą w naszym przypadku polega głównie na optymalizacji zleceń dla poszczególnych pojazdów. SWIP analizuje każde nowo wpisane zlecenie tak, aby do jego realizacji wysłać pojazd znajdujący się jak najbliżej miejsca załadunku. Dzięki temu oszczędzamy na paliwie — mówi Arkadiusz Glinka.
W przypadku samochodów ciężarowych system zarządzający musi brać pod uwagę jeszcze kilka innych zmiennych, takich jak chociażby możliwości załadunkowe poszczególnych wozów.
— Koszty paliwa to nie wszystko. Ważne jest także szybkie dotarcie do klienta. Dyspozytor sterujący ruchem, dzięki systemowi może błyskawicznie zareagować na zlecenie i wysłać samochód po ładunek — przekonuje Arkadiusz Glinka.
Roczne oszczędności na samym paliwie, wynikające z właściwego zarządzania flotą, firma szacuje na ponad 1,3 mln zł.
— Porozumiewanie się z kierowcami za pomocą wiadomości tekstowych SMS, które są archiwizowane przez system, to kolejne oszczędności rzędu 1,4 mln zł na samej komunikacji. Pamiętajmy, że około 70 proc. czasu nasi pracownicy przebywają poza granicami kraju, skąd połączenia telefoniczne są drogie — uzupełnia Arkadiusz Glinka.
Oprócz dobierania tras i rozdzielania zleceń pomiędzy poszczególne samochody, SWIP pozwala na kontrolę, co w danym momencie dzieje się z pojazdami oraz kierowcami.
— Nie jest to monitoring 24-godzinny. Wiemy jednak, kiedy i gdzie nasz pracownik był, ile paliwa zatankował i czy nie wykorzystywał samochodu do realizacji prywatnych celów — informuje Arkadiusz Glinka.
Zarządzanie taborem to także serwis, naprawy i bieżące utrzymanie pojazdu. Wszystkie te operacje są uwzględnione w systemie, który w odpowiednim czasie tak planuje trasę pojazdu, żeby możliwe było na przykład zjechanie auta na jeden dzień do serwisu.
Wdrożenie systemu zarządzania w małej firmie, która dysponuje flotą 5-10 samochodów, jest nieopłacalne. Takim taborem można kierować bez wsparcia nowoczesnej technologii, korzystając jedynie z pracy dyspozytorów.
— Z naszą firmą współpracuje kilkudziesięciu mniejszych przewoźników, którzy realizują dla nas zlecenia. Siłą rzeczy zarządzamy także ich taborem. Kierujemy ich samochody do realizacji kursów za pośrednictwem naszego systemu. Jednak ciężar utrzymania floty spoczywa już na ich barkach — twierdzi Paweł Sielewicz z VOS Logistics Polska.
W przypadku dużej firmy zlecanie budowy systemu informatycznego do zarządzania flotą zewnętrznemu dostawcy nie pozwala na swobodne wprowadzanie zmian.
— Wiemy najlepiej, co jest niezbędne do kierowania naszą flotą. Powierzając stworzenie systemu zewnętrznemu wykonawcy, narazilibyśmy się na duże koszty i również spore niedogodności, jak chociażby długie oczekiwanie na wszelkiego rodzaju aktualizacje czy zmiany, jakie chcielibyśmy wprowadzić do systemu — tłumaczy Arkadiusz Glinka.