E-faktury od stycznia idą na żywioł

opublikowano: 28-11-2012, 00:00

Przedsiębiorcy już dziś nie lubią e-faktur, a co będzie po dalszej liberalizacji? Mogą obawiać się dodatkowych kontroli ze skarbówki

Już tylko miesiąc pozostał do uwolnienia obiegu faktur elektronicznych z obecnych ograniczeń. Rozporządzenie ministra finansów (MF) w sprawie ich przesyłania, przechowywania i trybu udostępniania organom podatkowym zawierające nowe rozwiązania ma wejść w życie 1 stycznia 2013 r. Tego wymaga dyrektywa unijna, która zacznie obowiązywać z początkiem przyszłego roku. Cel to m.in. liberalizacja obecnych standardów przesyłania i przechowywania e-faktur tak, aby były traktowane na równi z dokumentami papierowymi.

Warunek — wiarygodność

Polska wdroży wspólnotowe zalecenia, wprowadzając m.in. możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności oraz czytelności treści faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które w firmach służą do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Oznacza to w praktyce, że nikt nie będzie przedsiębiorcy narzucał sposobu, w jaki zadba, aby jego faktury spełniały trzy wspomniane warunki — autentyczności, integralności i czytelności. W trakcie uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych nie było burzliwej dyskusji. W większości stanowisk stwierdza się, że opiniodawca nie zgłasza uwag. Tylko nieliczne zawierają opinie.

Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan przyznaje, że projektowane zmiany zapowiadają liberalizację wymagań dotyczących zapewnienia wiarygodności e-faktury, bo w tym celu będzie można wykorzystywać nie tylko bezpieczny e-podpis czy system EDI, ale także inne dowolne środki kontrolne. Lewiatan prognozuje, że prawnie będzie dopuszczalny każdy proces, dzięki któremu zostaną spełnione wymagania co do czytelności, autentyczności i integralności faktur wystawianych na potrzeby rozliczeń podatku od towarów i usług (VAT). Nie powinien być więc negowany przez urzędy skarbowe.

Inaczej to widzą Pracodawcy RP. To, co Lewiatan uznaje za plus, oceniają jako potencjalny problem. Po pierwsze, proponowane zasady nie rozwiązują problemu przesyłania faktur w formacie PDF. Po drugie, ponieważ nie precyzują dokładnie, jakie kontrole biznesowe autor zmian ma na myśli, tym samym nie wskazują, kiedy faktury przesłane w formie elektronicznej (np. w postaci PDF) mogą stanowić podstawę odliczenia podatku naliczanego. „Podatnicy będą zmuszeni występować do ministra finansów o indywidualne interpretacje celem wyjaśnienia przywołanych pojęć” — czytamy w opinii Pracodawców.

Według niej liberalizacja możliwości zapewnienia wiarygodności e-faktury może być również interpretowana przez organy podatkowe tak, że podmiot ewidencjonujący faktury (nabywca) będzie ponosił odpowiedzialność za badanie wymaganych przymiotów tego dokumentu. Dlatego należy doprecyzować, kto poniesie odpowiedzialność za autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur elektronicznych.

Na zagrożenia zwraca też uwagę prof. Witold Modzelewski, były wiceminister finansów i twórca polskiej ustawy o VAT, prezes Instytutu Studiów Podatkowych (ISP). Odnosi się przy tym nie tylko do faktur elektronicznych, ale też do papierowych. Liberalizacja obejmie wszystkie formy, dla każdej wprowadza się możliwość stosowania dowolnych metod zapewnienia wiarygodności. Jednak wraz z większą swobodą Witold Modzelewski spodziewa się wzmożonych kontroli u wystawców faktur.

— Dyrektywa nakłada pełną odpowiedzialność podatnika za fakturowanie, chociaż nie musi tego robić sam, może to zlecić komuś innemu. Ale musi określić sposób, w jaki zapewni, że wystawiona faktura będzie zgodna z prawem i prawdą. I on ma za to odpowiadać, nie władza, która tworzy nowy standard. To w istocie konstrukcja prawno-karna. Przez niedopełnienie obowiązku, czyli przez niedostateczne określenie sposobu spełnienia stawianych warunków, można uznać, że podatnik godzi się na popełnienie przestępstwa polegającego na tym, że ktoś (a możne nawet on sam) sfałszował jego faktury — mówi „Pulsowi Biznesu” Witold Modzelewski.

Według twórcy polskiej ustawy o VAT, dyrektywa jest odpowiedzią na klęskę fakturową, którą poniosła wspólnota europejska.

— Oszustwa fakturowe są zjawiskiem powszechnym, stworzyła się nawet druga gospodarka fakturowa, nikt z tym sobie nie radzi. W związku z tym zrodził się pomysł urzędniczy, żeby stworzyć odpowiedzialnego — podkreśla Witold Modzelewski. Wyłudzenia VAT czy fikcyjne faktury bez transakcji kosztują Unię już 500 mld EUR rocznie.

Zgoda na e-faktury

Liberalizacja w przekazie e-faktur pójdzie jeszcze w innym kierunku, dotyczącym wymagań co do sposobu wyrażenia przez odbiorców akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Odchodzi się od obowiązku przyznania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie w gestii umownej stron — wystarczająca będzie nawet ustna zgoda.

Za zgodę będzie można tez przyjąć akceptację dorozumianą, np. że po otrzymaniu e-faktury jej adresat ureguluje płatność. Tę domniemaną zgodę uznaje się za jeden z czynników, które mogą przekonać większą grupę przedsiębiorców do przejścia z faktur papierowych na elektroniczne. Komisja Europejska chce, aby do 2020 r. była to dominująca forma fakturowania w UE. Na razie tak nie jest, a w Polsce jest najgorzej — w rankingu popularności faktury elektronicznej zajmujemy ostatnie miejscu w Europie, za Bułgarią, Litwą, Rosją, Rumunią, Słowacją. Marek Rudziński, dyrektor finansowy Sage, dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą dla przedsiębiorstw z sektora MSP, dziwi się, że przedsiębiorcy są gotowi w 100 proc. prowadzić księgowość elektronicznie, ale wezwania do zapłaty przekazują w kosztownej i niewygodnej w obsłudze formie papierowej.

Firmy boją się kontroli

Z opinii ponad 4,5 tys. zbadanych przez Sage przedsiębiorstw i ponad 1000 dyrektorów finansowych wynika, że w Polsce nie ma żadnych ograniczeń technologicznych dla stosowania e-faktur. A jednak tylko 10 proc. firm wykorzystuje e-faktury, podczas gdy w Wielkiej Brytanii jest odwrotnie — 10 proc. korzysta z papierowych. W ocenie Sage, badania wskazują na silną obawę przed skarbówką, przedsiębiorcy nie są pewni, czy dokumenty wystawione teraz nie będą kwestionowane za kilka lat. W raporcie Lewiatana z tego roku na temat e-faktur w Polsce zwraca się uwagę, że choć już w 2011 r. weszły w życie nowe, uproszczone przepisy, to nie zniknęła jedna z najważniejszych przeszkód — rozbieżność w interpretacji przepisów prawnych.

Już teraz firmy mogą już stosować różne sposoby zapewnienia autentyczności i integralności dokumentu, ale nie mają pewności,że zostaną zaakceptowane przez kontrolę skarbową. Niektórzy pozostali przy podpisie elektronicznym, sądząc, że nadal jest wymagany. PKPP konkluduje, że w takiej sytuacji klienci mogą obawiać się e-faktury, która u różnych wierzycieli wygląda inaczej, jest inaczej zabezpieczona i inne jest uzasadnienie stosowania wybranej metody zabezpieczania.

Według raportu duże firmy szybciej wdrażają zmiany, a mały i średni biznes nie nadąża za nimi. Przedsiębiorcy nie tylko nie planują zmian w rozliczeniach, ale wręcz nie chcą, by tego typu ułatwienia wprowadzili ich kontrahenci. Po ostatniej zmianie przepisów tylko 13 proc. ankietowanych firm chętnie zrezygnowałoby z papierowych dokumentów na rzecz formatu PDF. Tłumaczą się oporem kontrahentów, brakiem wyszkolonego personelu i odpowiednich narzędzi, wreszcie, że za mało wiedzą o nowych przepisach. W przypadku dużych przedsiębiorstw decyzję o przejściu na e-fakturę ułatwia kalkulacja finansowa. Wysyłka i magazynowanie ogromnych ilości papieru to koszt, którego e-faktura pomaga uniknąć.

Przed i po 1 stycznia 2013 r.

Potrzebna zgoda na wystawianie e-faktur przed ich wysyłaniem — wystarczy tylko akceptacja dorozumiana. Cofnięcie zgody na e-faktury na piśmie — nie będzie żadnych wymagań co do rezygnacji. Do zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury stosuje się bezpieczny podpis lub elektroniczną wymianę danych (EDI) — nadal ma obowiązywać bezpieczny podpis i EDI, ale przepisy dadzą też możliwość przyjęcia przez przedsiębiorcę dowolnych kontroli biznesowych.

Oszczędności po rezygnacji z faktur papierowych

W 2010 r. w UE 75 proc. firm zatrudniających ponad 250 osób posługiwało się e-fakturami w obrocie gospodarczym. Wśród zatrudniających do 49 osób — 20 proc., a do 9 osób — tylko co dziesiąta korzystała z e-fakturowania. Średnia europejska firma oszczędza na tym rozwiązaniu około 150 tys. EUR rocznie, a duża zyskuje 3 mln EUR. Koszt wydruku i wysyłki faktury wynosi — w zależności od szacunków — od 1,5 zł do 1-2 EUR. Dodatkowe oszczędności uzyskuje się na przetwarzaniu faktury, księgowaniu i sprawdzaniu danych. W przełożeniu na polskie warunki przedsiębiorstwo wysyłające miesięcznie 1000 faktur zaoszczędzi ok. 2 tys. złotych, a ok. 20 tys. faktur — 40 tys. zł.

1,5 mld Tyle faktur wystawia się rocznie w Polsce, a 8-11 proc. rachunków jest przesyłanych elektronicznie.

Definicje

Autentyczność pochodzenia — pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści — w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu