Przez internet firmy składają zamówienia, prowadzą uzgodnienia. Czy dokonywane tą drogą czynności prawne są ważne?
Firma X wysyła do spółki Y e-maila z ofertą współpracy. Chce kupić określony produkt lub usługę. Przedsiębiorca Y tą samą drogą potwierdza zainteresowanie, lecz proponuje inne warunki współpracy, na przykład niższą cenę, ale przy większej liczbie towaru. Strony ustalają szczegóły. Później negocjują treść ostatecznej umowy — cały czas za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zwieńczeniem jest zawarcie pisemnej umowy w tradycyjnej, papierowej formie.
— Stosujemy tę metodę. Drogą elektroniczną są przesyłane wstępne oferty. Dopiero w następnym etapie rozmawiamy osobiście — tłumaczy Iwona Słomska z firmy windykacyjnej Kruk, jednej z naszych Gazel Biznesu.
Podobnie postępuje duża część przedsiębiorców. Jakie skutki prawne niesie wykorzystanie poczty elektronicznej?
Elektroniczne negocjacje
Poza pewnymi wyjątkami (m.in. sprzedaż nieruchomości, udziałów w spółce, ustanowienie hipoteki) wola osoby dokonującej czynności prawnej, czyli także zawarcia umowy handlowej, może być wyrażona przez „każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny”.
— W grę więc wchodzi także ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej przez wysłanie e-maila. Wynika to z przepisów kodeksu cywilnego — mówi Michał Stanis, prawnik z kancelarii Tomczak i Partnerzy.
W praktyce większość umów handlowych, szczególnie tych o większym znaczeniu, jest zawierana w formie pisemnej. Strony nie zawierają ich bezpośrednio przez wysłanie oferty i jej przyjęcie przez adresata za pośrednictwem poczty elektronicznej.
— Do zawarcia umowy może dojść w drodze dwóch kolejno następujących zdarzeń: złożenia oferty — na przykład propozycji kupna określającej cenę i towar, a następnie jej przyjęcia przez drugą stronę. Najczęściej strony w ten sposób negocjują treść umowy, zastrzegając, że do jej zawarcia dojdzie dopiero po podpisaniu tradycyjnej formy papierowej — dodaje Michał Stanis.
Tak postępuje choćby Górnośląskie Towarzystwo Lotnicze zarządzające m.in. międzynarodowym portem lotniczym w Katowicach.
— Z reguły zawieramy umowy na piśmie, ale w trakcie ich negocjowania i ustalania treści poszczególnych zapisów korzystamy z poczty elektronicznej. Niedawno podpisaliśmy umowę z wyspecjalizowaną firmą na dostawę materiałów biurowych. Zgodnie z umową zamówienia mogą być składane drogą elektroniczną. Technicznie wygląda to tak, że osoby upoważnione wysyłają na wskazany adres poczty elektronicznej zamówienie, które po potwierdzeniu przez kontrahenta zostaje przyjęte do realizacji — mówi Marek Kuczka z towarzystwa.
Dostarczenie wiadomości
Istotny jest także moment, w którym uznaje się, że oferta została przeczytana przez adresata. Tu pomocny jest art. 61 kodeksu cywilnego. Według niego „oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”.
— Nie ma znaczenia chwila, w której nasz komputer zarejestrował wysłanie wiadomości. Dla złożenia oferty konieczne jest zarejestrowanie wiadomości przez serwer odbiorcy. Na składającym ofertę leży ryzyko związane z dotarciem oświadczenia woli do adresata. Nie wywołuje skutków prawnych oświadczenie, które zostało wysłane, ale nie dotarło do adresata, choćby ze względu na przerwanie łącza, awarię serwera odbiorcy czy brak miejsca w skrzynce pocztowej — wyjaśnia Michał Stanis.
Zapisanie wiadomości na komputerze adresata nie oznacza jeszcze, że z tą chwilą została złożona oferta. Dla skuteczności oświadczenia woli znaczenie ma moment, w którym adresat w normalnym toku czynności mógł się z wiadomością zapoznać. Przy czym to, że nie zapoznał się z ofertą wskutek wyjątkowych okoliczności, o których wysyłający wiadomość miał prawo nie wiedzieć, na przykład choroby, urlopu, delegacji, stanowi ryzyko adresata. Ofertę i tak uznaje się za skutecznie złożoną.
Nieskuteczność e-maili
Wiadomości wysyłane drogą elektroniczną w trakcie negocjacji umowy, mimo że nie prowadzą bezpośrednio do jej zawarcia, są oświadczeniami woli i mogą wywoływać skutki prawne. Przy czym, zgodnie z art. 72 kodeksu cywilnego, „strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy”. Co to znaczy?
— To, że wszelkie oświadczenia, zapewnienia i obietnice składane e-mailem w trakcie negocjacji mogą stanowić podstawę do późniejszych roszczeń drugiej strony w razie niezawarcia umowy — informuje Michał Stanis.
Mimo wielu zalet poczty elektronicznej, takich jak szybkość i niskie koszty wysłania informacji, nie stanowi ona jednak jeszcze poważnego zagrożenia dla tradycyjnej formy papierowej. Dlaczego? Ze względu na brak pewności obrotu.
— Zawarcie umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej nie jest równoważne z zachowaniem formy pisemnej z własnoręcznym podpisem. Podstawowa różnica polega na niemożności weryfikacji osoby składającej oświadczenie woli na umowie. Wyjściem może być zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, ale ten wciąż nie jest u nas powszechnie stosowany — dodaje Michał Stanis.
Podpis: Albert Stawiszyński
