EFQM ułatwia doskonalenie organizacji
Model Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) jest narzędziem, które ułatwia menedżerom stworzenie odpowiedniego dla ich organizacji systemu zarządzania. Pozwala im ocenić, na jakim etapie w drodze do doskonałości znajduje się ich organizacja.
Model EFQM został opracowany w końcu lat 80. z inicjatywy największych koncernów europejskich, po to aby wzmocnić ich konkurencyjność w stosunku do firm amerykańskich i japońskich. W ciągu 10 lat okazało się, że jest on bardzo elastyczny i może być stosowany przez organizacje o różnej wielkości, zarówno w sektorze biznesu, jak i publicznym. Model EFQM określa ramy funkcjonowania organizacji, oparte na dziewięciu kryteriach. Dopuszcza wiele sposobów podejścia do osiągnięcia trwałej doskonałości we wszystkich aspektach działalności organizacji i opiera się na założeniu, że doskonałe rezultaty dotyczące wyników działalności, klientów, pracowników i wpływu na społeczeństwo osiąga się poprzez przywództwo będące motorem dla formułowania polityki i strategii, partnerstwa, zarządzania ludźmi, zasobami oraz procesami. Główną wartością modelu EFQM jest to, że umożliwia dokonanie przez kierownictwo organizacji oceny sposobu jej działania i osiąganych wyników.
Samoocena
Proces systematycznej oceny organizacji przez kierownictwo określany jest mianem samooceny. Pozwala ona organizacji wyróżnić swoje silne strony i precyzyjnie określić obszary, w których możliwe jest doskonalenie. Kontynuacją procesu oceny jest wdrażanie planów doskonalenia, którego postępy są stale śledzone. Aby osiągnąć rzeczywistą i trwałą poprawę jakości działania, organizacja powinna regularnie powtarzać cykl oceny i działań doskonalących. Dzięki temu, że ocena daje wynik punktowy, łatwo jest odnieść poziom danej organizacji w stosunku do innych. Z praktyki wiadomo, że np. dobrze zarządzane organizacje w Polsce, posiadające system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9000, osiągają wyniki w granicach 200-350 punktów. Poziom 550 punktów reprezentują finaliści Europejskiej Nagrody Jakości, a jej zdobywcy osiągają poziom około 700 punktów. Samoocena pomaga działać bardziej efektywnie wszystkim organizacjom, zarówno dużym, jak i małym, w sektorach prywatnym i publicznym. Uznanie jej za skuteczne narzędzie doskonalenia znalazło swój wyraz między innymi w nowej serii norm międzynarodowych ISO 9000:2000.
Podstawowe narzędzia
Kwestionariusz jest najprostszym narzędziem do samooceny organizacji. W wyniku odpowiedzi mniej więcej na 50 pytań uzyskuje się profil organizacji, wskazujący jej silne strony i obszary wymagające poprawy. Wypełnienie kwestionariusza, uzgodnienie warunków i sporządzenie profilu zajmuje kierownictwu organizacji 3-4 godziny i nie wymaga wcześniejszych przygotowań. Wadą kwestionariusza jest jednak to, że daje tylko obraz ogólny, nie pozwalający na szczegółowe zaplanowanie działań doskonalących i na porównanie uzyskanych wyników z rezultatami organizacji najlepszych. Formularz służy natomiast do zebrania danych oraz zapisania wyników samooceny organizacji w formie mocnych stron i obszarów do poprawy. Proces samooceny z zastosowaniem formularza przebiega w kilku etapach: zbieranie danych, określenie mocnych stron i obszarów do poprawy w zespole, ocena punktowa w zespole, uzgodnienie oceny na sesji konsensusowej. W wyniku samooceny dokonanej tą metodą, kierownictwo uzyskuje zestaw 50 wypełnionych formularzy pozwalających na wybór i zaplanowanie działań doskonalących.
Do oceny punktowej potencjału i wyników organizacji służy radar. Nazwa jest skrótem od angielskich wyrażeń: results (wyniki), aproach (podejście), deployment (wdrożenie) i assesment and review (ocena i przegląd). Wyniki organizacji oceniane są pod kątem trendów, porównywane z własnymi celami oraz z wynikami najlepszych organizacji w danej dziedzinie. Potencjał organizacji charakteryzuje podejście do zarządzania, które powinno być racjonalne, systematyczne i zintegrowane, wdrożone we wszystkich obszarach i poddawane systematycznej ocenie i przeglądowi pod kątem jego doskonalenia. Zastosowanie radaru do każdego z kryteriów modelu EFQM daje ocenę punktową całej organizacji. Stąd radar określany jest jako serce modelu EFQM. Aby można go było użyć, należy wcześniej określić mocne strony i obszary wymagające poprawy.
Najwyższy stopień
Aplikacja o Europejską Nagrodę Jakości jest najbardziej rozwiniętą formą samooceny. Dokument aplikacji liczyć może tylko 70 stron (dla małych organizacji 35), na których należy przedstawić potencjał i wyniki organizacji. Dokument ten można też zgłosić do Europejskiej Nagrody Jakości. W tym przypadku aplikacja (w języku angielskim) zostanie oceniona przez zespół 4-8 asesorów EFQM. Jeżeli wynik oceny kształtuje się na poziomie przewyższającym 500 punktów, zespół asesorów wizytuje organizację w celu potwierdzenia i uściślenia oceny. Organizacje składające aplikacje o ENJ otrzymują szczegółowy raport omawiający jej mocne strony i obszary do udoskonalenia, który umożliwia dokonanie porównania z najlepszymi organizacjami w Europie. Dziś model EFQM stosowany jest w krajach UE przez większość korporacji, a także przez liczne przedsiębiorstwa, urzędy administracji publicznej, szkoły i szpitale.
W Polsce model EFQM jest prawie nieznany; stosują go tylko nieliczne przedsiębiorstwa należące do międzynarodowych korporacji lub ściśle z nimi współpracujące oraz — w węższym zakresie — firmy ubiegające się o Polską Nagrodę Jakości. Doskonalenie zarządzania jest konieczne w kontekście integracji Polski z UE. Im prędzej krajowe organizacje sięgną po to narzędzie, tym szybszy będzie nasz awans cywilizacyjny i mocniejsza pozycja w Unii.
Granice:
Dobrze zarządzane organizacje w Polsce osiągają wyniki w granicach 200-350 punktów. Poziom 500 punktów reprezentują finaliści Europejskiej Nagrody Jakości, a jej zdobywcy osiągają poziom około 700 punktów.
Serce modelu:
Radar uważany jest za serce modelu EFQM i podstawowe kryterium oceny firmy.