Firmy korzystające z informatycznych narzędzi do archiwizacji dokumentów mogą liczyć na odciążenie pracowników zajmujących się magazynem akt.
W firmach gromadzonych jest coraz więcej informacji związanych z działalnością rynkową. Jarosław Branczewski, konsultant ds. zarządzania dokumentami i systemów obiegu dokumentów Com-archu, jest przekonany, że o sukcesie przedsiębiorstwa decyduje szybkość dotarcia do odpowiednich danych. Według niego, podjęcie szybkiej i sprawnej decyzji jest możliwe tylko wtedy, gdy firma panuje nad zarchiwizowanymi informacjami. Jednym ze sposobów dbania o dane może być zastąpienie tradycyjnych, papierowych dokumentów ich elektronicznymi odpowiednikami i wdrożenie systemu zarządzania nimi.
— Sprowadza się to do pracy na zeskanowanych, elektronicznych kopiach dokumentów — informuje Jarosław Branczewski.
Elektroniczne systemy służące do gromadzenia firmowych dokumentów są stosunkowo nowym produktem.
— Od niedawna na zarządzanie dokumentami zaczęto patrzeć całościowo. Archiwizacja kiedyś oznaczała dbanie, żeby dokument nie zginął. Wystarczało układanie ich według tematów lub dat. Jednak, gdy dokumentów jest bardzo dużo — niezbędne stają się specjalne mechanizmy usprawniające zarządzanie nimi w firmach — przekonuje Janusz Majchrzak, zajmujący się systemami zarządzania dokumentami w IBM Polska.
— Z systemu obiegu i archiwizacji powinny korzystać wszystkie firmy, które tego potrzebują. Nie ma określonego poziomu ilości dokumentów, po przekroczeniu którego system IT staje się niezbędny. Najważniejsze są kwestie organizacyjne, jeżeli firma w biurze obsługi klienta opracowuje duże ilości dokumentów, powinna zainteresować się systemami informatycznymi usprawniającymi ich zarządzanie — potwierdza Agata Panas, product manager w spółce Lumena.
W odpowiednie miejsce
Podstawowe funkcjonalności tych systemów to zarządzanie zeskanowanymi obrazami dokumentów papierowych, zarządzanie dokumentami elektronicznymi, czyli np. plikami powstałymi w aplikacjach biurowych, poczty elektronicznej, graficznymi, dźwiękowymi i innymi wykorzystywanymi w firmie. Specjalny system elektroniczny odpowiada także za automatyczne indeksowanie archiwizowanych dokumentów w celu łatwiejszego dostępu do nich w przyszłości oraz za łączenie ich w grupy tematyczne. Na przykład tworzy się pełną historię kontaktów z klientem czy dokumentację techniczną produktu, w skład której wchodzą nie tylko specyfikacje, ale i np. odręczne notatki pracowników czy raporty rynkowe.
— Do sprawnego zarządzania plikami niezbędny jest system IT, automatyzujący działania pracowników. Po zeskanowaniu i określeniu, czy dokument to umowa czy faktura — oprogramowanie automatycznie przerzuca plik w odpowiednie miejsce — przekonuje Jarosław Branczewski.
— Gdy do firmy codziennie przychodzi dużo dokumentów, np. faktur do supermarketu, przy stosowaniu systemów automatyzujących archiwizowanie dokumentów rola pracownika ogranicza się do zebrania ich pod koniec dnia i położenia na skaner. System automatycznie pobierze z pliku kwotę do zapłaty i podeśle do systemu księgowego — dodaje Mariusz Jastrzębski, dyrektor ds. współpracy z partnerami i administracją publiczną S.E.R. Solutions Polska.
Szafa na płycie
Główną korzyścią z użytkowania systemów do obiegu dokumentów ma być możliwość usprawnienia pracy firmy. Według badań rynkowych, systemy automatyzujące archiwizację o 66 proc. redukują czas związany z odszukiwaniem odpowiednich dokumentów. Ponadto przeszukanie bazy 100 tys. dokumentów trwa na serwerze 1-5 sekund. Chcąc przejrzeć papierowe zapiski należy liczyć się z dłuższym czasem. Dodatkowo elektroniczne archiwa to oszczędność miejsca. Na jednym CD-ROM-ie pomieścić można do około 20 tys. dokumentów — czyli szafę pełną papieru — a na DVD kilka razy więcej.
— Technologia cyfrowa otwiera drogę do efektywnej dystrybucji i archiwizacji informacji, a także zapewnia szybki dostęp do zgromadzonych w systemie danych, co bezpośrednio wpływa na wzrost produktywności. Oznacza to również mniejszą liczbę pomyłek w dokumentach — podsumowuje Leszek Szymański z Ricoh Polska.
Jacek Maśliński z polskiego oddziału Microsoftu dodaje, że oprócz poprawy jakości pracy całej organizacji, w której stosowane są elektroniczne narzędzia archiwizujące, istotne jest ułatwienie współpracy pomiędzy pracownikami z różnych działów firmy.