Eksperci sądzą jednak, że proporcja ta się zmieni na korzyść wspólnych działań. Do roku 2020 przedsięwzięcia grupowe prawdopodobnie będą zajmowały 70 proc. Czasu pracy. Rośnie więc znaczenie spotkań: bezpośrednich, zdalnych, on-line, na długo, na krótko, w biegu, w przelocie, w kameralnym gronie i w dużym zespole. Myli się więc ten, kto uważa, że w dobie komunikacji elektronicznej, mobilnej sale konferencyjne staną się zbędne.
Urządzając te pomieszczenia, klienci pamiętają nie tylko o nowinkach multimedialnych, interaktywnych, audiowizualnych. Mają też na uwadze ergonomię, czyli próbują stworzyć warunki jak najlepiej dostosowane do możliwości psychofizycznych pracowników. Liczą się zarówno czynniki technologiczne, jak i zdrowotne, demograficzne, logistyczne. Inaczej wyposaża się salę, jeśli będzie służyła kilku pracownikom, a inaczej — gdy będą się w niej odbywały zebrania kilkudziesięcioosobowych zespołów. Spodziewany wiek uczestników, rodzaj i czas spotkań oraz sposób ich prowadzenia to kolejne aspekty, których nie wolno lekceważyć.
Coraz lepiej firmy rozumieją znaczenie właściwego oświetlenia. Z badań Welcoming Workplace wynika, że dla dobrego samopoczucia 40-latek potrzebuje dwa razy większego natężenia światła niż 20-latek. Sęk w tym, że sztuczne światło męczy wzrok, a w dziennym odbiór prezentacji wiąże się z pewnym dyskomfortem. Chyba że zastosujemy system zaciemniania złożony z rolet, żaluzji czy zasłon, który okazuje się szczególnym błogosławieństwem w słoneczny dzień. Nieodzowne są też zestawy projekcyjne uwzględniające metraż i kształt pomieszczenia, odległość do ekranu i naświetlenie sali oraz zintegrowane z systemami oświetlenia i zaciemnienia.
Administratorzy sal konferencyjnych powinni dbać nie tylko o nasz wzrok, lecz także słuch. Tymczasem w wielu pomieszczeniach są niekorzystne zjawiska akustyczne, np. pogłos. Rozwiązaniem są systemy nagłośnienia, ale w osiągnięciu pełnego komfortu akustycznego pomagają wykładziny dywanowe z dodatkową warstwą absorbującą dźwięki, a także sufity akustyczne, panele sufitowe i naścienne, które mogą pełnić także funkcje dekoracyjne.
Wygodę i kreatywność uczestników spotkania podnosi klimatyzacja. Specjaliści z tej dziedziny twierdzą, że niepodobna osiągnąć jednoczesnej satysfakcji wszystkich użytkowników pomieszczenia. Nawet w najwyższej klasy biurowcach tzw. komfort termiczny to najbardziej zindywidualizowane kryterium oceny warunków zewnętrznych. Dlatego najlepiej wybierać sale, które mają otwierane okna, umożliwiające przewietrzenie, a w agendzie zebrania uwzględniać krótkie przerwy. Niestety, niektóre firmy urządzają sale konferencyjne w podziemiu lub suterenie, co nie tylko utrudnia odpowiednią wymianę powietrza, lecz także powoduje, że w miarę upływu czasu uczestnicy stają się ospali i zmęczeni.
ALEKSANDRA KRAWSZ
menedżer marketingu i PR w Kinnarps Polska