ERP: wdrożenie musi być zaprojektowane
Sukces wdrożenia systemu ERP zależy w dużej mierze od zdefiniowania oczekiwań zarządu firmy i jego aktywnej współpracy przy implementacji rozwiązań. Choć stopień zinformatyzowania polskich przedsiębiorstw można uznać za wysoki, w pełni udanych wdrożeń jest niewiele.
Większość polskich firm z sektora dużych i średnich przedsiębiorstw stosuje już aplikacje wspomagające zarządzanie. Rośnie też liczba kontraktów na zintegrowane pakiety klasy ERP, w skład których wchodzi zwykle kilkanaście modułów tematycznych, obejmujących najważniejsze płaszczyzny działalności przedsiębiorstwa. Ich funkcjonalność jest nieporównywalnie wyższa od aplikacji rozproszonych. Często jednak po implementacji system ERP nie spełnia w pełni oczekiwań klienta, a czasami wręcz wdrożenie kończy się niepowodzeniem. Choć oficjalnie firmy — ze względu na duże wydatki na systemy — nie przyznają się do tego, mało który klient nie narzeka na swój system.
Wśród przyczyn takiego stanu najczęściej wymienia się żądanie klienta modyfikacji w trakcie wprowadzania systemu, brak wystarczających środków finansowych na pełne wdrożenie oraz niemożność przystosowania danego pakietu do specyfiki przedsiębiorstwa.
— Przy wdrażaniu systemu klasy ERP niezwykle ważna jest świadomość klienta co do własnych oczekiwań. Jeżeli firma nie zdefiniuje potrzeb i zacznie modyfikować swoje życzenia w trakcie wdrożenia, czas implementacji ulega przedłużeniu. Czasami okazuje się też, że klient nie przeznacza wystarczających sum na wdrożenie i nie otrzymuje pełnej funkcjonalności — mówi Ignacy Miedziński, prezes BPSC, dostawcy rozwiązań wspomagających zarządzanie.
Bez rewolucji
Trudno też spełnić oczekiwania klienta, jeżeli żądając znacznej redukcji kosztów bieżących działalności i poprawienia efektywności, korzysta tylko z usprawnień informatycznych, nie dokonując reorganizacji wewnątrz firmy. Inna sprawa, że wiele polskich przedsiębiorstw nie tyle nie chce, ile nie może dokonać rewolucji w swoich strukturach, gdyż redukcja zatrudnienia czy przekwalifikowanie pracowników spotyka się ze zdecydowanym oporem związków zawodowych.
— To prawda, że w wielu przypadkach można wyciągnąć dodatkowe korzyści z systemów ERP, ale wówczas wprowadzenie systemu informatycznego powodowałoby wiele konfliktów wewnętrznych utrudniających wdrożenie, a oszczędności wcale nie muszą być tak istotne — twierdzi Andrzej Adamowicz z firmy SAP Polska.
Z tego m.in. powodu w Polsce bardzo ciężko jest wyliczyć wymierne korzyści wynikające z zastosowania systemów ERP.
— Systemy wspomagające mają przede wszystkim usprawnić pracę, wymusić na firmie racjonalność w działaniu. Bezpośredni zwrot z zakupu może nie jest tak łatwo wymierny, co nie zmienia faktu, jak bardzo potrzebne jest takie narzędzie — uważa Paweł Bondar, prezes Macrosoftu.
Wspólne powodzenie
Zdaniem specjalistów, na korzyść zmienia się podejście klientów do wdrożeń. Coraz rzadziej zdarzają się sytuacje, kiedy klient kupując system całą odpowiedzialność za powodzenie jego wdrożenia przerzuca na dostawcę lub firmę integracyjną.
— Firma musi uczestniczyć we wdrożeniu. Nie można oczekiwać od konsultantów i wdrożeniowców, że będą znali specyfikę każdej branży, w której działa obsługiwana firma. Jeżeli klientowi zależy na szybkości wdrożenia i jego sukcesie, musi wziąć na siebie część odpowiedzialności — tłumaczy Andrzej Adamowicz.
Według specjalistów, planowanie wdrożenia jest dla jego powodzenia jedną z najbardziej istotnych faz. Ustalonych procedur nie powinno się łamać, dokonując nieprzewidywalnych zmian w trakcie implementacji, co może zakłócić równowagę wdrożenia.
Ku zadowoleniu dostawców, klienci w mniejszym stopniu ulegają modzie na oprogramowanie ERP, decydując się na zakup systemu, gdy dostrzegą rzeczywiste potrzeby. Zdaniem specjalistów, rynek na systemy wspomagające wciąż jest bardzo chłonny. Według szacunków DiS, ośrodka badającego rynek systemów klasy ERP, w latach 1990-99 zawarto tysiąc kontraktów na wdrożenia rozwiązań tej klasy. Połowa tej liczby przypada na ostatnie dwa lata. Można przypuszczać, że w najbliższym czasie starsze systemy będą wymieniane na nowsze lub modyfikowane.
W związku z problemem roku 2000 specjaliści spodziewali się spadku liczby kontraktów w ubiegłym roku. Jak się okazało, było dokładnie odwrotnie, a 1999 rok okazał się dla polskiej informatyki niezwykle udany. Gorzej będzie prawdopodobnie w tym roku. Wyniki firm informatycznych po trzech kwartałach wyraźnie wskazują, że budżety na IT polskich przedsiębiorstw zostały mocno przycięte.
— Wynika to głównie z pogarszającej się sytuacji makroekonomicznej w Polsce. Przedsiębiorstwa mniej inwestują, co potwierdzają dane GUS, i cierpią na tym ich budżety informatyczne — tłumaczy Paweł Bondar.
Wszyscy podkreślają, że odnoszenie się do roku 1999 jest niewłaściwe ze względu na wyjątkową sytuację związaną z problemem roku 2000.
Mariusz Zielke