Faktura pro forma nie jest pojęciem obcym przedsiębiorcom. Takie dokumenty dość powszechnie krążą w obrocie gospodarczym, choć próżno szukać w prawie jakichkolwiek uregulowań na ich temat. Wystawiane są przed zawarciem transakcji handlowej i stanowią potwierdzenie złożenia oferty handlowej w rozumieniu kodeksu cywilnego.
— Faktura pro forma może okazać się najlepszym rozwiązaniem, kiedy dostawca otrzymuje zamówienie od kontrahenta i poszukuje właściwego dokumentu, na podstawie którego odbiorca dokona przelewu pieniędzy jeszcze przed dostarczeniem towaru — mówi Wojciech Bogusławski, dyrektor Integral Collections.
Dzięki temu w pewnym stopniu zostaje zapewnione bezpieczeństwo finansowe — na podstawie faktury pro forma przelewane są pieniądze, następuje przekazanie towaru, a następnie wystawienie właściwej faktury VAT, będącej niejako „odbiciem” poprzedzającej faktury pro forma.
Trzeba jednak pamiętać, że same faktury pro forma nie stanowią potwierdzenia zawartych transakcji i pobrania zaliczki oraz nie są dokumentami księgowymi.
— Dopiero później wystawiona faktura VAT stanowi dokument księgowy, który podlega ewidencji do celów księgowych oraz podatkowych — podkreśla Monika Byczyńska, biegły rewident w Baker Tilly Poland.
Wobec tego sama faktura pro forma nie będzie stanowić dowodu istnienia zobowiązania. Tymczasem przedsiębiorcy często wystawiają takie faktury, kiedy z góry wiedzą, że kontrahent nie będzie w stanie zapłacić terminowo za wykonywaną usługę, a uregulowanie zobowiązania po wykonaniu pracy zajmie kilka miesięcy. Nie chcą bowiem odprowadzać podatków od przychodu, który przez nierzetelnego odbiorcę ma pozostać jedynie zapisem księgowym.
— Trafiają do nas wierzytelności, których jednym z głównych lub jedynym potwierdzeniem jest faktura pro forma. Niestety z punktu widzenia wartości dowodowej nie stanowi ona podstawy ani dowodu istnienia zobowiązania. Błędne jest więc wystawienie takiej faktury po wykonaniu usługi lub transakcji sprzedaży — mówi Wojciech Bogusławski.
Dodaje, że w sytuacji, gdy pojawia się niebezpieczeństwo, iż opóźniający się dłużnik może całkowicie odmówić zapłaceniafaktury, wierzytelności trzeba dochodzić, bazując na zapisach umowy lub zlecenia bądź innych dokumentów potwierdzających zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Ponadto trzeba się liczyć z ograniczonymi możliwościami wykorzystania faktury pro forma w postępowaniu sądowym przeciwko nierzetelnemu kontrahentowi.
— W praktyce sądowej znaczenie faktur pro forma jako wiarygodnych środków dowodowych w postępowaniu cywilnym jest znikome — twierdzi Bartłomiej Achler, partner w Kancelarii prawnej Drab- Grotowska, Juszczyńska, Achler.
Dodaje, że jako samodzielny dowód istnienia zobowiązania faktura pro forma jest pozbawiona realnego znaczenia w postępowaniu sądowym, co oznacza, że przedsiębiorca na jej podstawie nie uzyska nakazu zapłaty.
Tego rodzaju dokument może być wyłącznie dowodem pomocniczym, służącym ewentualnemu wzmocnieniu argumentacji procesowej.
Piotr Kwiatkowski, radca prawny w TGC Corporate Lawyers, przyznaje, że dopuszczona jako dowód faktura pro forma może na przykład w pewnych okolicznościach stanowić pośredni dowód złożenia oferty, ustalenia ceny lub warunków jej płatności.
— Podobnie jak wszystkie inne dowody w procesie cywilnym, faktura pro forma będzie jednak podlegała swobodnej ocenie sądu — mówi radca.