Firmom brakuje wiedzy informatycznej
Menedżerowie często stają przed problemem natychmiastowego uzyskania informacji od kilku działów lub grupy rozproszonych pracowników. Błyskawiczne uzyskanie potrzebnych raportów, bez angażowania czasu pracownika w tworzenie zestawień czy drukowanie dziesiątek stron, umożliwia praca w sieci. Nie zawsze jednak kadra zarządzająca potrafi skorzystać z możliwości sieci informatycznej.
Zarządzanie zespołem pracowników stawia przed menedżerem konieczność umiejętnej organizacji pracy zespołu, koordynacji poczynań poszczególnych członków grupy, nadzorowania sprawnego przepływu informacji oraz podejmowania szybkich, możliwie trafnych decyzji. W takich wypadkach menedżerom może przyjść z pomocą sieć komputerowa.
— Praca w sieci umożliwia nam nie tylko korzystanie z podstawowych aplikacji i drukowanie potrzebnych dokumentów, ale przede wszystkim szybki kontakt, dostęp do istotnych informacji oraz kontrolę prowadzonych zadań, bez konieczności odrywania pracowników od aktualnie wykonywanych obowiązków — przyznaje Magdalena Piękoś, dyrektor personalny spółki Nowa Apena.
W dobie konkurencji
Wciąż jednak wiele firm, dokonujących zakupów sprzętu i oprogramowania, nie orientuje się w pełni możliwości, jakie tworzy to zaplecze i w związku z tym nie korzysta z wielu niezwykle przydatnych narzędzi pracy.
— Brak wiedzy informatycznej nie może być hamulcem działania organizacyjnego danej firmy. Sukces ma bowiem swoje korzenie we właściwym przygotowaniu i pełnym wykorzystaniu posiadanych zasobów — przekonuje Krzysztof Cegielski, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu Wind Telecom.
Sieć komputerową menedżer może wykorzystać m.in. do kontroli podległego mu zespołu. Przy wykorzystaniu sieci, kontrola danego działu staje się bardziej efektywna, a także mniej czasochłonna i uciążliwa dla samych pracowników.
— Dzięki połączeniu komputerów w sieć, zarządzający ma możliwość kontroli pracy podległych mu członków grupy czy monitoringu prowadzonych przez nich zadań. Narzędzia informatyczne umożliwiają lepszą organizację pracy, dostęp do informacji oraz szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe — przekonuje Daria Oleszkiewicz, dyrektor Centrum Szkolenia Techmex.
Łączyć wiedzę
Na rynku dostępne są szkolenia, skierowane do kadr zarządzających, których zadaniem jest uświadomienie podmiotom decyzyjnym korzyści wypływających z rozpoznania potencjału informatycznego danej firmy.
— Tego typu szkolenia mają uzmysłowić podmiotom decyzyjnym w przedsiębiorstwie, że istnieje szeroka gama rozwiązań, takich jak zaplecze informatyczne, potencjał ludzki, wiedza i umiejętności pracowników, których poznanie umożliwia elastyczne i nowoczesne zarządzanie firmą — wyjaśnia Daria Oleszkiewicz.
W dobie rozwoju informacji istotna staje się nie tylko umiejętność pozyskiwania nowej wiedzy, ale także łączenie wiedzy z różnych dyscyplin. Bezcenną cechą jest zdolność pogodzenia umiejętności informatycznych i marketingowych. Dlatego coraz większą rolę odgrywają menedżerowie, którzy potrafią nie tylko sami się komunikować, ale także umieją kreować tę komunikację w firmie.
— Umiejętności takie pozwalają z jednej strony sprawnie posługiwać się mediami elektronicznymi, z drugiej zaś rozwijać komunikację międzyludzką. Stąd łączenie szkoleń o tematyce informatycznej i marketingowej — dodaje Daria Oleszkiewicz.
Są takie narzędzia...
Stworzono wiele narzędzi do budowania komunikacji w firmie. Między innymi Microsoft opracował program umożliwiający nadzór zadań projektowych, których celem jest wykonanie konkretnego produktu w określonym czasie. Za pomocą przeglądarki internetowej można sprawdzić aktualny stan fazy projektowej i fazy realizacyjnej. Możliwe jest także natychmiastowe raportowanie.
Inne narzędzie z rodziny MS umożliwia grupową pracę nad dokumentem. Twórca zamieszcza dany dokument pod określonym adresem WWW na serwerze firmy. Pozostałe osoby należące do grupy pracujących nad dokumentem mogą do niego wejść i dopisać swój komentarz. Po korektach dokument udostępniany jest z serwera do wglądu uprawnionym działom do dalszego wykorzystania.
Marek Knitter
[email protected] tel. (22) 611-62-40
okiem eksperta
Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga szybkich reakcji na dynamicznie zmieniającą się sytuację rynkową. Bazuje na kompleksowej informacji, opisującej zarówno otoczenie firmy, jak i jej wnętrze. Analiza tych danych pozwala określić plany strategiczne, jak i operacyjne. Realizując plany stajemy się na rynku aktywnym graczem, a nie tylko reaktywnym dostawcą.
Klienci oczekują kompleksowej oferty i indywidualnego podejścia. Współpracy nad wspólnymi projektami, a nawet produktami. Praca według projektu czy sprzedaż zespołowa stają się wymogiem wobec osób odpowiedzialnych za kontakty z klientem. Wszystkie te działania angażują coraz większe zespoły ludzi.
Pojawia się w tym miejscu nowy problem: potrzeba koordynacji działań. Wiele projektów napotyka poważne bariery związane z kiepskim obiegiem informacji.
Niska jest zarówno dostępność danych, jak i ich aktualność.
Sieć informatyczna może być doskonałym narzędziem, które w wielu wypadkach uprości powyższe aspekty. Przy jej wykorzystaniu możemy stworzyć elastyczne i bezpieczne forum służące do dzielenia się wszelkimi informacjami. I, co równie ważne, jest to narzędzie, które niejednokrotnie już posiadamy. Tyle że nie znamy jego możliwości i nie wiemy, jak z niego skorzystać.
Tomasz Knitter, Mercuri International