Sześćdziesiąt procent danych krytycznych dla firm i przedsiębiorstw przechowywanych jest na laptopach. Dwadzieścia osiem procent ważnych informacji nigdy nie trafia z urządzenia mobilnego pracownika do sieci firmowej chronionej backupem, czyli automatycznym tworzeniem kopii zapasowych. Z danych amerykańskiej firmy doradczej Gartner, autorytetu w dziedzinie wykorzystania i zarządzania technologiami, wynika, że szacunkowa wartość informacji przechowywanych na firmowym laptopie wynosi średnio 525 tys. USD.
Kradzieże, awarie i zniszczenia powodują bezpowrotną utratę ważnych danych. Straty powodowane w ten sposób są ogromne. Źródłem problemu jest z jednej strony brak świadomości ryzyka i konsekwencji utraty cennych informacji, zgromadzonych na urządzeniach pozbawionych realnej możliwości backupu. Z drugiej — nie pomaga obowiązująca zasada tworzenia kopii zapasowych, wedle której komputer musi… znajdować się w sieci firmowej, żeby został objęty ochroną tak jak sprzęt przedsiębiorstwa.
Pozornie systemy ochrony informatycznej działają bez zarzutu. Decydenci przedsiębiorstw zapytani o bezpieczeństwo danych przekierowują problem do szefów działów IT, którzy wykonują swoją pracę i są z niej zadowoleni. Odpowiadają, że przecież backup w sieci firmowej sprawnie działa i każdy komputer w określonych godzinach lub w systemie inkrementalnym (pojedynczymi, niewielkimi blokami) jest objęty programem ochrony. Dlaczego więc straty spowodowane „wyparowaniem” danych z jednego laptopa szacuje się na dziesiątki, a nawet setki tysięcy dolarów?
Otóż systemy zarządzania danymi mają zbyt wiele dziur. Do tej pory nie było powszechnych narzędzi umożliwiających ochronę informacji niezależnie od miejsca znajdowania się komputera. Skrzyżowanie dostępu do internetu oraz technologii pozwalającej na inteligentny i minimalizujący transfer danych pozwala na ochronę przed stratami spowodowanymi utratą komputera czy jego uszkodzeniem. Nowoczesne technologie tworzenia kopii zapasowych z wykorzystaniem internetu, stosowane przez wyspecjalizowane firmy, są nie tylko bezpieczne — dane szyfruje się przed opuszczeniem przez nie komputera — ale również pozwalają śledzić urządzenie. Możliwe jest wykasowanie informacji w przypadku utraty laptopa oraz namierzenie jego aktualnego miejsca przechowywania.
Aby w pełni wykorzystać możliwości backupu przez internet, potrzebna jest zmiana filozofii działania systemów IT w firmach. Przejście w dziedzinie ochrony danych na system outsourcingowy, oferowany przez specjalistycznych usługodawców pozwala zmniejszyć ryzyko oraz firmowe koszty. Usprawnia także proces odzyskiwania danych i co być może najważniejsze — umożliwia pracodawcy dostęp do wszystkich danych wytworzonych przez pracowników. Zbiorowa wiedza przedsiębiorstwa powinna w całości należeć do niego, a nie wycinkowo do poszczególnych pracowników. Powinna też być gotowa do odtworzenia w firmie w każdej chwili, przez każdego, kto ma do tego prawo.
KRZYSZTOF BOBROWSKI
prezes OSG Records Management Group