Zjeżdżalnia zamiast schodów, akwarium w toalecie, strefy relaksu z kawiarenką, siłownią i jacuzzi, przesuwane ściany z roślin, przepastne fotele i wygodne leżanki — tak rozumie się często określenie „nowoczesne biuro”? Takie rzeczy zapewniają pracownikom głównie firmy w Dolinie Krzemowej i niektóre skandynawskie spółki, jak Kinnarps i Skanska. Nowoczesność w polskim wydaniu sprowadza się nie tyle do niebanalnej aranżacji wnętrz i designerskiego wyposażenia, ile do usprawnień cyfrowych. Przykładem jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD, a po angielsku: work flow), dzięki któremu z miejsc pracy znikają zbierające kurz teczki i segregatory.
— Koszty druku pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów przedsiębiorstw. W dużych spółkach oznacza to miliony, a w średnich setki tysięcy złotych rocznie. Przechowywanie bodaj części informacji w formie cyfrowej pozwala firmie uzyskać ogromne oszczędności — twierdzi Michał Czeredys, prezes Arcusa.
Nie mniej ważne są czynniki organizacyjne: podniesienie jakości zarządzania i komunikacji, łatwiejsze dokumentowanie spraw, szybkie i bezproblemowe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów i danych. Liczą się też względy społeczne, ekologiczne i wizerunkowe. Co roku w Polsce wystawia się około 1,5 mld faktur. Tylko 10 proc. przesyła sie elektronicznie — wynika z badań Lewiatana.
Narzędzia work flow powinny budzić coraz większe zainteresowanie także w instytucjach publicznych. Na razie na przykład większość polskich lekarzy i personelu medycznego dużą część swojego czasu przeznacza na wypełnianie papierowych dokumentów i ręczne wprowadzanie ich do systemu — wynika z raportu portalu Medycyna Praktyczna. Problem nie tkwi w braku technologii, lecz w utartychschematach postępowania, które przestały pasować do dzisiejszego, cyfrowego świata.
— Rozwiązania oczywiste dla nowoczesnych banków, towarzystw ubezpieczeniowych i telekomów ciągle spotykają się z nieufnością publicznych placówek medycznych. Wpływa na to głównie niejednoznaczność polskiego prawa w sprawie postępowania z danymi pacjenta. Większość sektorów polskiej gospodarki w ostatnich latach wypracowała bezpieczne metody efektywnego zarządzania bazami danych. Dlaczego służba zdrowia nie miałaby podążać tą samą drogą? — zastanawia się Konrad Rochalski, prezes spółki ArchiDoc.
W tradycyjnym biurze można znaleźć niekontrolowaną liczbę urządzeń drukujących, materiałów eksploatacyjnych i pochowanych w szafach ryz papieru. Zdarza się, że drukarek jest więcej niż użytkowników. Z powodu bogactwa dostępnych na polskim rynku rozwiązań EOD i ich spadających cen coraz trudniej będzie się wytłumaczyć z tego marnotrawstwa i nieracjonalności. &