Płatnicy — zakłady pracy — w celu naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych muszą prowadzić szczegółową dokumentację podatkową.
Podstawowymi dokumentami w zakresie rozliczenia wypłaconych należności są listy płac i inne dokumenty (rachunki) potwierdzające wypłatę dla pracowników (czy też innych osób, np. zleceniobiorców). Ponadto, dla zatrudnionych na umowę o pracę należy prowadzić imienne karty wynagrodzeń, w których wykazuje się wypłacone co miesiąc wynagrodzenia z wyszczególnieniem potrąceń.
Na podstawie dokumentacji, wypełnia się wiele deklaracji i informacji podatkowych.
Podstawową deklaracją, którą co miesiąc muszą wypełniać płatnicy, jest deklaracja PIT-4. Wykazuje się w niej zbiorczą kwotę wypłaconych należności w ramach umowy o pracę, informację o łącznej kwocie potrąconej składki na ubezpieczenie zdrowotne i łącznej kwocie należnego podatku dochodowego od osób fizycznych.
PIT-4 składa się do 20. dnia następnego miesiąca po tym, w którym wypłacono należności. Dostarcza się go do urzędu skarbowego zgodnego z siedzibą zakładu pracy lub — w przypadku osoby fizycznej — miejscem zamieszkania płatnika, gdy nie ma odrębnej siedziby.
Roczne obliczenia
W niektórych, ustawowo określonych sytuacjach płatnicy mają obowiązek rocznego obliczenia podatku dla pracowników. Musi zostać spełnionych kilka przesłanek:
- pracownik musi upoważnić do tego zakład przez złożenie oświadczenia — PIT-12, do 15 stycznia roku następnego po podatkowym
- pracownik może osiągać tylko dochody u płatnika, poza zasiłkami z ubezpieczenia społecznego pozostającymi w związku z zatrudnieniem u płatnika i dochodami opodatkowanymi ryczałtem
- pracownik nie będzie korzystał z odliczeń od dochodu lub od podatku z wyjątkiem składek na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika jest obowiązkowa lub faktycznych kosztów dojazdu do pracy udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi.
Terminy
Płatnicy dokonują rocznego obliczenia podatku do końca lutego, przez wypełnienie formularzy PIT-40. Deklarację sporządza się w trzech egzemplarzach. Jeden trafia do 31 marca do pracownika, drugi do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracownika (do 15 kwietnia), trzeci egzemplarz pozostaje w aktach u płatnika.