Zmieniłeś adres firmy? Nie zapomnij poinformować o tym urzędu skarbowego.
— Na początku roku przenieśliśmy się z Nowego Sącza do Warszawy. Zmiana siedziby firmy pociągnęła za sobą konieczność wypełnienia i złożenia licznych dokumentów, w których musieliśmy podać nasz nowy adres. Wywiązaliśmy się z tego obowiązku, ale uważam, że lepiej byłoby, gdyby nasi pracownicy nie musieli poświęcać na to aż tyle czasu — mówi Piotr Lewandowski, prokurent i dyrektor pionu strategii i rozwoju w Optimusie.
Ostatnio siedzibę zmieniły np. firmy doradcze Ernst & Young czy PricewaterhouseCoopers. I również musiały spełnić obowiązki z tym związane. Na czym one polegają?
NIP-2
Przedsiębiorca (osoba prawna), rozpoczynając działalność gospodarczą, informuje fiskusa m.in. o nazwie (firmie), formie prawnej, adresie siedziby i numerze identyfikacyjnym REGON.
— Jeżeli te dane się zmienią, czyli na przykład zmieni się siedziba spółki, to musi ona poinformować o tym nowy urząd skarbowy na druku NIP-2 — mówi Gniewomir Parzyjagła z Deloitte.
Oprócz tego formularza i odpisu wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, trzeba także złożyć w urzędzie REGON oraz tytuł prawny do lokalu, w którym mieści się nowa siedziba.
— Co więcej, wskutek kiepskiego przepływu informacji między urzędami skarbowymi, ten nowy najprawdopodobniej zażąda również dokumentów potwierdzających numery kont bankowych firmy, nawet jeśli się nie zmieniły po przeprowadzce — mówi Wojciech Sztuba, partner w TPA Horwath Sztuba Kaczmarek.
Ile czasu mamy na złożenie zgłoszenia aktualizującego NIP-2? Dwa tygodnie od dnia, w którym otrzymaliśmy postanowienie sądu w sprawie zmiany wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Rozliczanie podatku
Jak płacić zaliczki na podatek dochodowy, gdy zmieniono siedzibę?
— W kwestii rozliczania okresów miesięcznych obowiązuje zasada, że miesiąc, w którym otrzymaliśmy wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, jest już pierwszym, który należy rozliczyć w nowym urzędzie skarbowym — wyjaśnia Wojciech Sztuba z TPA Horwath Sztuba Kaczmarek.
Przykładowo, jeśli postanowienie sądu spółka dostała 12 kwietnia, to 20 maja powinna złożyć deklarację CIT-2 za kwiecień i wpłacić zaliczkę do nowego urzędu. Natomiast zaliczkę za marzec rozliczy 20 kwietnia jeszcze w „starym” urzędzie.
— Z kolei zeznanie za cały rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana siedziby, składamy już do nowego urzędu skarbowego — dodaje Wojciech Sztuba.
VAT-R
Jeśli przedsiębiorca dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych, to oprócz NIP-2 musi złożyć w urzędzie skarbowym druk VAT-R lub VAT-R/UE. W formularzach tych informuje naczelnika urzędu skarbowego o zmianie siedziby w ciągu siedmiu dni od daty tej zmiany. W praktyce jednak urzędy na ogół nie wyciągają konsekwencji wobec tych firm, które zaktualizowały te dane przed upływem czternastego dnia.