Polski fleet manager, albo jeśli ktoś woli, kierownik floty, troszczy się o bezpieczeństwo kierowców, dba o auta i określa politykę flotową firmy. A fachu uczy się na własnych błędach.
Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo wynajmuje swoją flotę od firmy CFM (car fleet management), czy odda ją w zarządzanie, czy też park samochodowy należy i jest zarządzany wyłącznie przez nią, to i tak administrator floty jest potrzebny. To właśnie ta osoba w firmie, która odpowiada za stan służbowych samochodów, troszczy się o kierowców, określa politykę flotową lub kontaktuje się z firmą CFM. Słowem — tam gdzie flota, tam też i jej manager.
— Fleet manager musi na stałe współpracować z serwisami, towarzystwami ubezpieczeniowymi i urzędami, wydającymi dokumenty niezbędne do prawidłowego i zgodnego z przepisami funkcjonowania zarządzanej floty. Kontaktuję się z użytkownikami samochodów, czyli nie tylko przekazuję pojazd pracownikowi czy od niego odbieram, ale również monitoruję stan oraz przebieg pojazdu. Osoba na stanowisku fleet managera musi ściśle współpracować z zarządem, przedstawiając raporty o aktualnym stanie floty, a także zgłaszać potrzebę wymiany lub zakupu dodatkowych jednostek. Każdy dzień pracy to nowe wyzwania. Nie zawsze można zrealizować zadania, które zostały zaplanowane. W natłoku obowiązków odpowiednia organizacja i samodyscyplina są kluczem do sukcesu — tłumaczy Jarosław Widła, fleet manager w Stołecznym Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej.
Zawód jest ciekawy i pełen wyzwań. A specjalistów z tej dziedziny będzie potrzebnych coraz więcej.
— Coraz więcej firm dostrzega rozmiar kosztów, związanych z użytkowaniem samochodów i dlatego szuka osób, które potrafiłyby zająć się tym problemem. Również prężny rozwój firm CFM zaowocuje niebawem wzrostem zatrudnienia dla fleet managerów — prognozuje Rafał Ptak, administrator floty w Ernst & Young.
Jednak dotychczas ludzie trafiają do branży głównie przypadkiem.
— Samochody interesowały mnie od dzieciństwa. Poszedłem do technikum mechanicznego o profilu samochodowym, następnie skończyłem studia na Wydziale Mechanicznym AGH Eksploatacja Maszyn i Pojazdów. Kiedy zobaczyłem ogłoszenie, że w międzynarodowym koncernie poszukują administratora floty, od razu wiedziałem, że to coś dla mnie. Poszedłem na rozmowę kwalifikacyjną i zostałem przyjęty — wspomina Rafał Ptak.
Trudy edukacji
Co fleet manager musi wiedzieć? Jarosław Widła wymienia jednym tchem znajomość branży samochodowej, aktualnych przepisów prawnych oraz sposobów finansowania zakupu i zarządzania flotą pojazdów. Ale to nie wszystko. Dodajmy do tego szczególnie pożądane cechy osobowości.
— Dobry administrator floty powinien się wyróżniać umiejętnością podejmowania trafnych decyzji pod presją czasu i dobrą organizacją pracy — dodaje Rafał Ptak.
Jednak znalezienie w Polsce szkoły lub kursów, które nauczą wszystkiego, co w tej pracy przydatne, graniczy wręcz z cudem. Głównie dlatego, że zawód jest wciąż młody. Jego historia, tak jak i samych flot firmowych, liczy zaledwie kilka lat.
— Stanowisko to na polskim rynku istnieje od niedawna i nie znalazłem uczelni, która w swoim programie przygotowywałaby do wykonywania tego zawodu. Sądzę jednak, że studia z zarządzania, logistyki lub budowy pojazdów będą dobrą podstawą do objęcia takiej funkcji. Większość osób obecnie pracujących na stanowisku fleet managera zdobywała doświadczenie wykonując swoje obowiązki i dokształcając się na kursach z zarządzania projektowego — mówi Jarosław Widła.
W Polsce przybywa szkoleń dla kierowników flot. Organizują je wyspecjalizowane instytucje, takie jak Fleet Management Institute CEE, firmy szkoleniowe czy związki branżowe. Jednak bardzo często fleet menagerowie realizują zasadę „jak się nie przewrócisz, to się nie nauczysz”.
— Najczęściej wiedzę zdobywa się na różnego rodzaju kursach, szkoleniach i konferencjach branżowych oraz poprzez wymianę doświadczeń z kolegami po fachu. Nieocenionym źródłem informacji jest oczywiście internet. Zdarza się również, że uczymy się na własnych błędach — tłumaczy Rafał Ptak.
Szkodowość to wróg
Firmowe samochody muszą być sprawne, a ich kierowcy bezpieczni. W tym już głowa fleet managera. Przede wszystkim bezpieczeństwo. Rozbity samochód to strata dla firmy, a ranny w wypadku kierowca to konieczność szukania zastępstwa i spadające morale pozostałych użytkowników służbowych samochodów. Osobną sprawą jest tragedia rodzinna rannego lub zabitego w wypadku pracownika. Dlatego firmy coraz częściej decydują się na prewencję i inwestują w szkolenia kierowców. Jak mówi Rafał Ptak, szkolenia z doskonalenia techniki jazdy przynoszą wymierne efekty i uczą kierowców pokory.
— Moim zdaniem, najlepsze metody na zmniejszenie szkodowości i ograniczenie kosztów w firmie to okresowa weryfikacja umiejętności oraz system motywacji. Szkolenia kierowców, zarówno te teoretyczne — dotyczące aktualizacji ciągle zmieniających się w naszym kraju przepisów, jak i praktyczne — pozwalające na lepsze zapoznanie się z pojazdem, przynoszą znaczące rezultaty przy ograniczaniu liczby kolizji — mówi Jarosław Widła.
Ale kraksy to jedno, a ogólny stan samochodu to drugie. Administrator floty musi zadbać, aby firmowe auta można było dobrze sprzedać, kiedy zakończą już pracę w przedsiębiorstwie. Ponieważ sam nie jeździ wszystkimi firmowymi samochodami, musi przekonać kierowców, by o nie dbali i wytłumaczyć im, jak to mają zrobić.
— Motywowanie pozytywne przynosi bardzo dobre efekty polegające na docenianiu użytkowników za szczególną dbałość o stan techniczny, oszczędność paliwa lub bezwypadkową jazdę. Większość firm daje również możliwość pierwokupu auta dla użytkującego je pracownika lub wyboru dodatkowego wyposażenia w nowo przydzielanym samochodzie. Wobec osób, które w sposób rażący nie dbają o pojazd lub są kilkakrotnie sprawcą kolizji, stosuje się kary w postaci odebrania prawa do korzystania z samochodu służbowego lub partycypację w kosztach naprawy — dodaje Jarosław Widła. l
Polityka flotowa to połowa sukcesu
Stworzenie polityki flotowej przedsiębiorstwa to, obok podpisania umów z dilerami i serwisami oraz ubezpieczenia parku samochodowego, główne zadanie fleet managera. Polityka flotowa to strategia firmy dotycząca sposobu pozyskania floty (zakup, leasing albo wynajem), doboru marki, modelu i innych parametrów pojazdu. Zazwyczaj zawiera również zasady użytkowania pojazdów przez pracowników. Jest elementem wpływającym na wizerunek firmy. Pozwala na ograniczenie kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem parku samochodów.