Orbis projekty uchwał walnego zgromadzenia 26 czerwca 2003r. - część 3

opublikowano: 2003-06-16 16:49

W ocenie Spółki bezwzględny zakaz zdjęcia z porządku obrad bądź zaniechanie rozpatrywania sprawy umieszczonej w porządku obrad na wniosek akcjonariuszy, idzie zbyt daleko. Mogą się zdarzyć sytuacje, w których wniosek akcjonariusza o umieszczenie w porządku obrad Walnego Zgromadzenia określonej sprawy nie jest uzasadniony lub akcjonariusz przestał go popierać i jego nie rozpatrywanie leży w interesie akcjonariuszy i Spółki. Z tych względów Spółka nie może zadeklarować stosowania w praktyce tej części Zasady Nr 14. 15 Zgłaszającym sprzeciw wobec uchwały zapewnia się możliwość zwięzłego uzasadnienia sprzeciwu. TAK 16 Z uwagi na to, że Kodeks spółek handlowych nie przewiduje kontroli sądowej w przypadku niepodjęcia przez walne zgromadzenie uchwały, zarząd lub przewodniczący walnego zgromadzenia powinni w ten sposób formułować uchwały, aby każdy uprawniony, który nie zgadza się z meritum rozstrzygnięcia stanowiącym przedmiot uchwały, miał możliwość jej zaskarżenia. NIE O treści uchwał podejmowanych przez Walne Zgromadzenie decydują akcjonariusze Spółki, którzy mają prawo w trakcie dyskusji zgłosić poprawki lub własny projekt uchwały. W praktyce trudno jest każdą z podejmowanych uchwał sformułować w sposób odpowiadający treści tej zasady. Istnieje szeroka kategoria spraw, w których skutek w postaci braku uchwały w przypadku nie uzyskania wymaganej większości jest naturalny. Jako przykład można podać uchwałę w sprawie odwołania członka Rady Nadzorczej. W konsekwencji, w niektórych przypadkach przestrzeganie tej zasady może doprowadzić do sytuacji, w której projekt uchwały wypacza sens rozstrzygnięcia poddanego do decyzji Walnego Zgromadzenia, tylko w tym celu, aby akcjonariuszom głosującym przeciw umożliwić jej zaskarżenie. W ocenie Spółki regulacje Kodeksu Spółek Handlowych dotyczące zaskarżania uchwał Walnego Zgromadzenia są zupełne i w sposób należyty chronią interesy akcjonariuszy, którzy nie zgadzają się z meritum rozstrzygnięcia stanowiącego przedmiot uchwały. Należy mieć także na uwadze, iż zgodnie z przepisami K.s.h. w wyniku zaskarżenia uchwały może nastąpić jej uchylenie lub unieważnienie. A zatem wątpliwy jest sens zaskarżania uchwał nie zawierających istotnych treści, zredagowanych głównie po to, by umożliwić ich zaskarżenie. Powyższe względy uzasadniają nie stosowanie przez Spółkę Zasady Nr 16. 17 Na żądanie uczestnika walnego zgromadzenia przyjmuje się do protokołu jego pisemne oświadczenie TAK DOBRE PRAKTYKI RAD NADZORCZYCH 18 Rada nadzorcza corocznie przedkłada walnemu zgromadzeniu zwięzłą ocenę sytuacji spółki. Ocena ta powinna być zawarta w raporcie rocznym spółki, udostępnianym wszystkim akcjonariuszom w takim terminie, aby mogli się z raportem zapoznać przed zwyczajnym walnym zgromadzeniem. TAK Rada Nadzorcza Spółki zgodnie ze swoim regulaminem będzie dokonywała po zakończeniu każdego roku obrotowego oceny sytuacji Spółki, zwłaszcza oceny jej sytuacji finansowej i prognozy rozwoju. Ocena ta jest przedstawiana Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu. Zarząd Spółki umieszcza treść uchwały Rady Nadzorczej zawierającej ww. ocenę w raporcie bieżącym przekazywanym do publicznej wiadomości co najmniej na 8 (osiem) dni przed terminem zgromadzenia. Z uwagi na to, iż zgodnie z praktyką przyjętą przez Spółkę badanie sprawozdania finansowego następuje w pierwszym kwartale roku obrotowego, powyższa ocena nie jest zamieszczana w treści raportu rocznego. 19 Członek rady nadzorczej powinien posiadać należyte wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz doświadczenie życiowe, reprezentować wysoki poziom moralny oraz być w stanie poświęcić niezbędną ilość czasu, pozwalającą mu w sposób właściwy wykonywać swoje funkcje w radzie nadzorczej. Kandydatury członków rady nadzorczej powinny być zgłaszane i szczegółowo uzasadniane w sposób umożliwiający dokonanie świadomego wyboru. NIE Kandydatury członków Rady Nadzorczej są zgłaszane i szczegółowo uzasadniane w sposób umożliwiający dokonanie świadomego wyboru podczas Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. Należy mieć jednakże na uwadze, iż w zasadzie Nr 19 posłużono się pojęciami nieprecyzyjnie i nieostro sformułowanymi, które dają możliwość dosyć szerokiej i dowolnej interpretacji. Z powyższych względów stosowanie tej zasady w praktyce i zaimplementowanie jej do regulacji wewnętrznych Spółki jest w znacznym stopniu utrudnione W przypadku członków Rady Nadzorczej Orbis S.A. wybieranych spośród pracowników, ich wybór dokonywany jest w wyborach bezpośrednich, tajnych i powszechnych. Wynik wyborów jest wiążący dla Walnego Zgromadzenia. 20 1. a) Przynajmniej połowę członków rady nadzorczej powinni stanowić członkowie niezależni. Niezależni członkowie rady nadzorczej powinni być wolni od jakichkolwiek powiązań ze spółką i akcjonariuszami lub pracownikami, które to powiązania mogłyby istotnie wpłynąć na zdolność niezależnego członka do podejmowania bezstronnych decyzji; b) Szczegółowe kryteria niezależności powinien określać statut spółki; c) Bez zgody przynajmniej jednego niezależnego członka rady nadzorczej, nie powinny być podejmowane uchwały w sprawach: - świadczenia z jakiegokolwiek tytułu przez spółkę i jakiekolwiek podmioty powiązane ze spółką na rzecz członków zarządu; - wyrażenia zgody na zawarcie przez spółkę lub podmiot od niej zależny istotnej umowy z podmiotem powiązanym ze spółką, członkiem rady nadzorczej albo zarządu oraz z podmiotami z nimi powiązanymi; - wyboru biegłego rewidenta dla przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego spółki. Zasada powyższa może zostać przez spółkę wdrożona w terminie innym niż pozostałe zasady zawarte w niniejszym zbiorze, jednak nie później niż do końca 2004 r. NIE Zgodnie ze Statutem Orbis SA, Rada Nadzorcza składa się z 10 członków. Statut Spółki zachowuje uprawnienia pracowników, wynikające z przepisów o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych, do powoływania 3 członków Rady Nadzorczej. Prawo to jest realizowane w trybie odrębnych wyborów, wiążących dla Walnego Zgromadzenia. Pozostałe miejsca w Radzie Nadzorczej obsadzane są w sposób określony w Statucie Spółki i przepisach Kodeksu spółek handlowych. Obecnie, poza osobami reprezentującymi pracowników Orbis SA, w skład Rady Nadzorczej wchodzą również dwie osoby wybrane przez akcjonariuszy w drodze głosowania grupami. Statut Orbis SA nie określa kryteriów niezależności członków Rady Nadzorczej. W aktualnej sytuacji przestrzeganie przez Orbis SA Zasady Nr 20 prowadziło by do podważenia ogólnej zasady proporcjonalnej ochrony interesów poszczególnych akcjonariuszy Orbis SA. 21 Członek rady nadzorczej powinien przede wszystkim mieć na względzie interes spółki. TAK 22 Członkowie Rady Nadzorczej powinni podejmować odpowiednie działania aby otrzymywać od Zarządu regularne i wyczerpujące informacje o wszystkich istotnych sprawach dotyczących działalności spółki oraz o ryzyku związanym z prowadzoną działalnością i sposobach zarządzania tym ryzykiem. TAK 23 O zaistniałym konflikcie interesów członek rady nadzorczej powinien poinformować pozostałych członków rady i powstrzymać się od zabierania głosu w dyskusji oraz od głosowania nad przyjęciem uchwały w sprawie, w której zaistniał konflikt interesów. NIE Treść Zasady Nr 23 nie definiuje pojęcia konfliktu interesów. Jest ono zatem rozumiane przez Spółkę szeroko, jako odnoszące się do różnych płaszczyzn i powiązań, z których konflikt taki może wynikać. W ocenie Spółki, w przypadku, gdy jednym z istotnych akcjonariuszy jest tzw. inwestor branżowy, a w składzie Rady Nadzorczej są osoby powiązane z tym akcjonariuszem, konflikt interesów o charakterze korporacyjnym, wynikających z tego typu relacji ma charakter immanentny. Tak dzieje się również w przypadku Orbis S.A.. Istnienie tego typu konfliktu interesów nie może jednak powodować nie uczestniczenia w pracach Rady Nadzorczej osób związanych z inwestorem branżowym. W odniesieniu do konfliktu interesów o charakterze osobistym Zasada Nr 23 jest w Spółce przestrzegana. Z wyżej wymienionych względów Zasada Nr 23 nie może być jednak w pełni stosowana przez Spółkę. 24 Informacja o osobistych, faktycznych i organizacyjnych powiązaniach członka rady nadzorczej z określonym akcjonariuszem, a zwłaszcza z akcjonariuszem większościowym powinna być dostępna publicznie. Spółka powinna dysponować procedurą uzyskiwania informacji od członków rady nadzorczej i ich upubliczniania. NIE Spółka, po dokonaniu wyboru konkretnej osoby na stanowisko członka Rady Nadzorczej, w formie bieżącego raportu giełdowego przesyła informację w zakresie wymaganym przez przepisy regulujące publiczny obrót papierami wartościowymi. Podawanie informacji zgodnie z zaleceniami Zasady Nr 24 nie jest - w ocenie Spółki - możliwe z uwagi na jej zbyt ogólne i nieprecyzyjne sformułowania dotyczące relacji pomiędzy członkiem Rady Nadzorczej a akcjonariuszem. 25 Posiedzenia rady nadzorczej, z wyjątkiem spraw dotyczących bezpośrednio zarządu lub jego członków, w szczególności: odwołania, odpowiedzialności oraz ustalania wynagrodzenia, powinny być dostępne i jawne dla członków zarządu. TAK 26 Członek rady nadzorczej powinien umożliwić zarządowi przekazanie w sposób publiczny i we właściwym trybie informacji o zbyciu lub nabyciu akcji spółki lub też spółki wobec niej dominującej lub zależnej, jak również o transakcjach z takimi spółkami, o ile są one istotne dla jego sytuacji materialnej. NIE Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie obowiązków informacyjnych Spółek w sposób precyzyjny określają obowiązki informacyjne odnośnie transakcji zawieranych m.in. przez członków rady nadzorczej. Natomiast w treści Zasady Nr 26 posłużono się pojęciem nieprecyzyjnie i nieostro sformułowanym (istotności transakcji dla sytuacji materialnej członka Rady Nadzorczej), które daje możliwość dosyć szerokiej i dowolnej interpretacji. Z powyższych względów stosowanie tej zasady w praktyce i zaimplementowanie jej do regulacji wewnętrznych Spółki jest w znacznym stopniu utrudnione 27 Wynagrodzenie członków rady nadzorczej powinno być godziwe lecz nie powinno stanowić istotnej pozycji kosztów działalności spółki ani wpływać w poważny sposób na jej wynik finansowy. Wynagrodzenie to powinno pozostawać w rozsądnej relacji do wynagrodzenia członków zarządu. Łączna wysokość wynagrodzeń wszystkich członków rady nadzorczej powinna być ujawniana w raporcie rocznym. NIE Zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Spółki wynagrodzenie Członków Rady Nadzorczej ustalają akcjonariusze podczas głosowania na Walnym Zgromadzeniu. W ocenie Zarządu Spółki w Zasadzie Nr 27 posłużono się pojęciami nieprecyzyjnie i nieostro sformułowanymi, które dają możliwość dosyć szerokiej i dowolnej interpretacji. Z powyższych względów stosowanie tej zasady w praktyce i zaimplementowanie jej do regulacji wewnętrznych Spółki jest w znacznym stopniu utrudnione. Łączna wysokość wynagrodzeń wszystkich Członków Rady Nadzorczej jest ujawniana w raporcie rocznym. 28 Rada nadzorcza powinna działać zgodnie ze swym regulaminem, który powinien być publicznie dostępny. TAK 29 Porządek obrad rady nadzorczej nie powinien być zmieniany lub uzupełniany w trakcie posiedzenia, którego dotyczy. Wymogu powyższego nie stosuje się, gdy obecni są wszyscy członkowie rady nadzorczej i wyrażają oni zgodę na zmianę lub uzupełnienie porządku obrad, a także gdy podjęcie określonych działań przez radę nadzorczą jest konieczne dla uchronienia spółki przed szkodą jak również w przypadku uchwały, której przedmiotem jest ocena, czy istnieje konflikt interesów między członkiem rady nadzorczej a spółką. NIE Zasady ustalenia porządku posiedzenia Rady Nadzorczej określa jej Regulamin, zgodnie z którym zaproszenie na posiedzenie wraz z porządkiem obrad jest wysyłane co najmniej z 7 - dniowym wyprzedzeniem, chyba że wszyscy członkowie Rady Nadzorczej wyrażą zgodę na skrócenie tego terminu. Odstępstwo od tej zasady może nastąpić jeżeli wszyscy Członkowie Rady Nadzorczej będą obecni na posiedzeniu i wyrażą zgodę na podejmowanie ważnych uchwał. W ocenie Spółki pojęcie "zmiany" porządku posiedzenia może być interpretowane również jako brak możliwości rezygnacji z rozpatrywania określonego punktu porządku, co mogłoby w określonych sytuacjach stanowić utrudnienie funkcjonowania Rady Nadzorczej. Z drugiej strony bardzo ogólne stwierdzenie dotyczące konieczności podjęcia działań dla uchronienia Spółki przed szkodą, daje zbyt daleko idącą swobodę interpretacji takiej sytuacji i może w praktyce prowadzić do sporów związanych z właściwym rozumieniem treści Zasady Nr 29. 30 Członek rady nadzorczej oddelegowany przez grupę akcjonariuszy do stałego pełnienia nadzoru powinien składać radzie nadzorczej szczegółowe sprawozdania z pełnionej funkcji. NIE Czynności nadzorcze wykonywane przez członka Rady Nadzorczej, o którym mowa w treści Zasady Nr 30, nie mogą zastępować obowiązków nadzoru spoczywających na Radzie Nadzorczej. Przepisy K.s.h. uprawniają w szczególności członka rady nadzorczej oddelegowanego do pełnienia stałego nadzoru do uczestniczenia w posiedzeniach zarządu z głosem doradczym. W Kodeksie brak jest natomiast unormowań ustanawiających konieczność sprawozdawania z pełnionej funkcji członkom rady nadzorczej. Unormowanie proponowane w treści Zasady Nr 30 może w praktyce prowadzić do dokonywania - przez radę nadzorczą - oceny nadzoru wykonywanego przez oddelegowanego członka. Wydaje się, że zgodnie z treścią K.s.h. takiej oceny mogą dokonać tylko akcjonariusze, którzy desygnowali danego członka rady do sprawowania indywidualnego nadzoru. Brak jest też skonkretyzowania jak należy rozumieć "szczegółowość" sprawozdań. W konsekwencji stosowanie tej zasady może doprowadzić do wątpliwości co do zakresu odpowiedzialności osoby oddelegowanej oraz sposobu wykonywania nadzoru. 31 Członek rady nadzorczej nie powinien rezygnować z pełnienia tej funkcji w trakcie kadencji, jeżeli mogłoby to uniemożliwić działanie rady, a w szczególności jeśli mogłoby to uniemożliwić terminowe podjęcie istotnej uchwały. TAK DOBRE PRAKTYKI ZARZĄDÓW 32 Zarząd, kierując się interesem spółki, określa strategię oraz główne cele działania spółki i przedkłada je radzie nadzorczej, po czym jest odpowiedzialny za ich wdrożenie i realizację. Zarząd dba o przejrzystość i efektywność systemu zarządzania spółką oraz prowadzenie jej spraw zgodne z przepisami prawa i dobrą praktyką. TAK 33 Przy podejmowaniu decyzji w sprawach spółki członkowie zarządu powinni działać w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, tzn. po rozpatrzeniu wszystkich informacji, analiz i opinii, które w rozsądnej ocenie zarządu powinny być w danym przypadku wzięte pod uwagę ze wzglądu na interes spółki. Przy ustalaniu interesu spółki należy brać pod uwagę uzasadnione w długookresowej perspektywie interesy akcjonariuszy, wierzycieli, pracowników spółki oraz innych podmiotów i osób współpracujących ze spółką w zakresie jej działalności gospodarczej a także interesy społeczności lokalnych. TAK 34 Przy dokonywaniu transakcji z akcjonariuszami oraz innymi osobami, których interesy wpływają na interes spółki, zarząd powinien działać ze szczególną starannością, aby transakcje były dokonywane na warunkach rynkowych TAK 35 Członek zarządu powinien zachowywać pełną lojalność wobec spółki i uchylać się od działań, które mogłyby prowadzić wyłącznie do realizacji własnych korzyści materialnych. W przypadku uzyskania informacji o możliwości dokonania inwestycji lub innej korzystnej transakcji dotyczącej przedmiotu działalności spółki, członek zarządu powinien przedstawić zarządowi bezzwłocznie taką informację w celu rozważenia możliwości jej wykorzystania przez spółkę. Wykorzystanie takiej informacji przez członka zarządu lub przekazanie jej osobie trzeciej może nastąpić tylko za zgodą zarządu i jedynie wówczas, gdy nie narusza to interesu spółki. TAK Członkowie Zarządu Orbis S.A. zachowują pełną lojalność wobec spółki i uchylają się od działań, które mogłyby prowadzić wyłącznie do realizacji własnych korzyści materialnych, co potwierdzone jest deklaracją członków Zarządu w tej sprawie. 36 Członek zarządu powinien traktować posiadane akcje spółki oraz spółek wobec niej dominujących i zależnych jako inwestycję długoterminową. TAK Obecni członkowie Zarządu Spółki zadeklarowali zamiar przestrzegania tej zasady. Odstępstwo od tej zasady może mieć miejsce w sytuacjach szczególnych, uzasadnionych osobistą sytuacją danego członka Zarządu. 37 Członkowie zarządu powinni informować radę nadzorczą o każdym konflikcie interesów w związku z pełnioną funkcją lub o możliwości jego powstania. TAK Zgodnie z Regulaminem Zarządu członkowie Zarządu są zobowiązani do informowania Rady Nadzorczej, za pośrednictwem Prezesa Zarządu, o każdym konflikcie interesów w związku z pełnioną funkcją lub o możliwości jego powstania. 38 Wynagrodzenie członków zarządu powinno być ustalane na podstawie przejrzystych procedur i zasad, z uwzględnieniem jego charakteru motywacyjnego oraz zapewnienia efektywnego i płynnego zarządzania spółką. Wynagrodzenie powinno odpowiadać wielkości przedsiębiorstwa spółki, pozostawać w rozsądnym stosunku do wyników ekonomicznych, a także wiązać się z zakresem odpowiedzialności wynikającej z pełnionej funkcji, z uwzględnieniem poziomu wynagrodzenia członków zarządu w podobnych spółkach na porównywalnym rynku. TAK Członkowie Zarządu pobierają wynagrodzenie wg. zasad i w wysokości ustalonej przez Radę Nadzorczą. 39 Łączna wysokość wynagrodzeń wszystkich członków zarządu powinna być ujawniana w raporcie rocznym w podziale na poszczególne składniki wynagrodzenia. Jeżeli wysokość wynagrodzenia poszczególnych członków zarządu znacznie się od siebie różni, zaleca się opublikowanie stosownego wyjaśnienia. TAK 40 Zarząd powinien ustalić zasady i tryb pracy oraz podziału kompetencji w regulaminie, który powinien być jawny i ogólnie dostępny. TAK DOBRE PRAKTYKI W ZAKRESIE RELACJI Z OSOBAMI I INSTYTUCJAMI ZEWNĘTRZNYMI 41 Podmiot, który ma pełnić funkcję biegłego rewidenta w spółce powinien być wybrany w taki sposób aby zapewniona była niezależność przy realizacji powierzonych mu zadań. TAK W Spółce stosowana jest ogólna procedura mająca na celu zapewnienie niezależności podmiotów zewnętrznych wykonujących określone usługi na rzecz Spółki, w tym usługi biegłego rewidenta. Podmiot świadczący usługi biegłego rewidenta składa oświadczenie o spełnianiu ustawowych kryteriów bezstronności i niezależności przed przystąpieniem do badania sprawozdania finansowego Spółki oraz po jego zakończeniu. Ponadto spółka stosuje zasadę, że podmiot świadczący usługi biegłego rewidenta nie może bez zgody właściwego organu Spółki świadczyć jednocześnie na rzecz Spółki innych usług. 42 Celem zapewnienia należytej niezależności opinii spółka powinna dokonywać zmiany biegłego rewidenta przynajmniej raz na pięć lat. TAK 43 Wybór biegłego rewidenta powinien być dokonywany przez radę nadzorczą lub walne zgromadzenie spółki po przedstawieniu rekomendacji przez radę nadzorczą. TAK Zgodnie z postanowieniami Statutu Spółki do kompetencji Rady Nadzorczej należy wybór podmiotu mającego świadczyć usługi biegłego rewidenta. 44 Rewidentem ds. spraw szczególnych nie może być podmiot pełniący funkcję biegłego rewidenta w spółce lub w podmiotach od niej zależnych. TAK 45 Nabywanie własnych akcji przez spółkę powinno być dokonane w taki sposób, aby żadna grupa akcjonariuszy nie była uprzywilejowana. TAK Spółka nie nabywała dotychczas własnych akcji. Zarząd Spółki deklaruje, iż w przypadku dojścia do skutku takiej transakcji dołoży wszelkich starań, aby żadna z grup akcjonariuszy nie była uprzywilejowana. 46 Statut spółki, podstawowe regulacje wewnętrzne, informacje i dokumenty związane z walnymi zgromadzeniami, a także sprawozdania finansowe powinny być dostępne w siedzibie spółki i na jej stronach internetowych. TAK Na stronie internetowej www.orbis.pl oraz w siedzibie spółki dostępne są: Statut, Regulaminy Zarządu oraz Rady Nadzorczej, uchwały Walnego Zgromadzenia, informacje dotyczące profilu działalności Spółki oraz grupy kapitałowej, władz Spółki, składu akcjonariatu, komunikaty bieżące i raporty giełdowe. 47 Spółka powinna dysponować odpowiednimi procedurami i zasadami dotyczącymi kontaktów z mediami i prowadzenia polityki informacyjnej, zapewniającymi spójne i rzetelne informacje o spółce. Spółka powinna, w zakresie zgodnym z przepisami prawa i uwzględniającym jej interesy, udostępniać przedstawicielom mediów informacje na temat swojej bieżącej działalności, sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa, jak również umożliwić im obecność na walnych zgromadzeniach. TAK Spółka opracowała zasady kontaktów z mediami i prowadzenia polityki informacyjnej. Stosując te zasady Zarząd Spółki (i jej rzecznik prasowy) dokłada starań, aby przedstawicielom mediów były udostępniane rzetelne informacje na temat bieżącej działalności Spółki, sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem jednak, iż obowiązki informacyjne spółka publiczna wykonuje w sposób wynikający z przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi. Zgodnie z Regulaminem Obrad Walnego Zgromadzenia przedstawiciele mediów mogą uczestniczyć w obradach Walnego Zgromadzenia. W uzasadnionych przypadkach ich udział w obradach lub w określonej ich części może być jednak wyłączony przez Walne Zgromadzenie. 48 Spółka powinna przekazać do publicznej wiadomości w raporcie rocznym oświadczenie o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego. W przypadku odstępstwa od stosowania tych zasad spółka powinna również w sposób publiczny uzasadnić ten fakt. TAK _ Data sporządzenia raportu: 16-06-2003