Dyrektorzy personalni jeszcze niedawno mieli kłopot z przedstawieniem zarządom argumentów i dowodów skuteczności ich pomysłów i działań. Dzięki programom IT, które pomagają im uzyskać liczby i stworzyć tabele i wykresy, mogą wykazać wartość i sensowność swoich inicjatyw. Mogą symulować i optymalizować koszty, dzięki czemu zarządy zaczynają ich uważniej słuchać.
Z badania Michale Page „Globalny barometr HR 2013” wynika, że najczęściej działy HR korzystają z systemów kadrowo-płacowych (98 proc.), 79 proc. stosuje oprogramowanie wspierające zarządzanie personelem, a ponad 70 proc. wykorzystuje oprogramowanie do rekrutacji pracowników i oceny wyników pracy.
Z kolei badanie Human Capital Institute (na zlecenie SAP) pokazuje, że to się opłaca. 76 proc. firm, których działy personalne koncentrują się na strategicznych celach i rozwijają talenty przy wsparciu rozwiązań informatycznych, realizuje zaplanowane wyniki finansowe, a nawet je przekracza.
Czas zmian
- Lata 2010-12 były dla HR-u przełomowe. Zmienił się styl funkcjonowania tych działów w przedsiębiorstwach, dzięki usprawnianiu pracy poprzez standaryzację procesów i wprowadzanie nowej roli – partnera biznesowego. Głównym celem była zatem reorganizacja działań, aby były tańsze i lepiej wykonywane – mówi Małgorzata Tadrała, szef konsultingu gospodarczego KBJ.
W tym celu zaczęto wdrażać zintegrowane systemy informatyczne.
- Na przykład samoobsługa pracownicza i menedżerska pozwoliły odciążyć działy HR z rejestracji danych i przenieść odpowiedzialność za dane na menedżerów i pracowników – dodaje Małgorzata Tadrała.
Jej zdaniem największe zapotrzebowanie jest w tej chwili na projektowanie systemów informacji strategicznej i modeli mierników, które pozwolą dostarczać analizy dotyczące tego, czy np. firma ma odpowiednie zasoby talentów, by wprowadzać innowacje. Ale chodzi również o symulację wartości kosztów czy mierników (np. kosztów osobowych przy zmianie parametrów zatrudnienia), a także analizy, które dadzą szybką informację o sytuacji kadrowej i pozwolą na przejrzystą analizę wykonania prac w stosunku do planu (np. czasu pracy, budżetu wynagrodzeń, celów sprzedażowych).
Motywowanie i zaangażowanie
Nowoczesne systemy HR przynoszą nie tylko automatyzację i standaryzację, ale także redukcję kosztów. Znacząco podnoszą też bezpieczeństwo działań, minimalizując ryzyko kar finansowych lub innych sankcji za niedopełnienia obowiązków ustawowych.
Na rynku jest wielu dostawców systemów HR – począwszy od modułów ERP po samodzielne rozwiązania HCM. Przykładem programu wspierającego system motywacyjny jest np. e-Motiv. Aplikacja spółki DomData AG, poznańskiego producenta narzędzi IT dla biznesu, i firmy doradczej Creo Consulting, wspomaga jakościowe i efektywnościowe ocenianie pracowników i ich premiowanie.
Inną aplikacją, która ma pozytywnie wpłynąć na morale i zaangażowanie zatrudnionych, jest system mHR chorzowskiej spółki BPSC. Dzięki niemu pracownicy mają stały dostęp do informacji dotyczących zadań i wymagań na poszczególnych stanowiskach. Mogą na bieżąco kontrolować, czy pasują do danej funkcji lub projektu. A jeśli stwierdzą, że nie, wybierają szkolenie, aby podnieść swoje kwalifikacje.
Rekrutacja i szkolenia
Firma Logitrans, specjalizująca się w rozwiązaniach informatycznych dla branży transportowej, będzie wkrótce korzystała z rozwiązania wspomagającego zarządzanie kapitałem ludzkim. Dzięki wdrożeniu systemu mHR będzie mogła m.in. zarządzać kompetencjami i kwalifikacjami pracowników, a także lepiej planować ich rozwój.
- Zdajemy sobie sprawę z tego, że bez profesjonalnego narzędzia do zarządzania kapitałem ludzkim nasze możliwości rozwoju pracowników byłyby bardzo ograniczone, dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu mHR – mówi Małgorzata Wysowska, dyrektor rozwoju organizacji w Logitrans.
Rozwiązanie to pozwala w pełni zarządzać strukturą firmy, w tym m.in.kwalifikacjami, kompetencjami, szkoleniami i rozwojem pracowników. W efekcie rośnie motywacja pracowników, a firma osiąga korzyści biznesowe, bo lepiej wykorzystuje potencjał zatrudnionych.
Rośnie zainteresowanie aplikacją ATS (applicant tracking system), która umożliwia elektroniczną obsługę rekrutacji. Prawie wszystkie duże firmy korzystają przynajmniej częściowo z różnych systemów do zbierania podań i zarządzania nimi. Na przykład system eRecruiter wspiera zarządzaniem rekrutacją od publikacji ogłoszenia przez zbieranie i selekcję dokumentów aplikacyjnych, opisywanie kandydatów i komunikację z nimi po monitoring ich opinii i raportowanie.
- Takie systemy ułatwiają pracę nawet kilkudziesięciu osobom na raz. Rekrutujący mogą też tworzyć statystyki, np. pokazujące efektywność źródeł spływania zgłoszeń od kandydatów – mówi Marcin Sieńczyk, dyrektor zarządzający firmą eRecruitment Solutions, należącej do Grupy Pracuj.
Użytkownicy mają dostęp do systemu poprzez aplikacje mobilne na urządzeniach z systemami Android i iOS. eRecruiter oferuje też funkcjonalność „Spotkania on-line”, dzięki której można przeprowadzić wideorozmowę z kandydatem, co przekłada się na kosztową i czasową optymalizację rekrutacji.
Najbliższa przyszłość
W jakim kierunku idą zmiany w wykorzystywaniu IT w działach personalnych? Jak wskazują badania firmy Deloitte (raport „Elastyczność i zmiana horyzontów. Trendy HR 2013”) ważna będzie ponowna reorganizacja funkcji HR w celu zdefiniowania priorytetów – wskazuje to aż 61 proc. respondentów.
- Aby ją osiągnąć, konieczne będzie wykonywanie symulacji i prognoz, a także możliwość odniesienia się do rynku w czasie rzeczywistym, czyli benchmarking – mówi Małgorzata Tadrała.
Z pomocą przychodzą tu narzędzia pozwalające wykonywać modele prognostyczne i wprowadzać rozwiązania umożliwiające szybkie wprowadzanie badania benchmarkingowego HR, np. popularnego także w Polsce „Saratoga HC Benchmarking” firmy PwC.
- Dobra merytorycznie analiza wskaźników często nie jest możliwa bez odniesienia do rynku. Nierzadko informację trudno ocenić bez wiedzy, jak w tej dziedzinie działają inne firmy. Przykładem może być struktura zatrudnienia – żeby wiedzieć, czy jest efektywna, dostatecznie elastyczna i konkurencyjna w branży, należy znać odpowiednie benchmarki – podsumowuje Małgorzata Tadrała.