Choć kodeks pracy tego nie wymaga, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w małej firmie obowiązywał regulamin pracy.
Zgodnie z art. 104 §2 kodeksu pracy, regulamin pracy musi być ustanowiony, gdy pracodawca zatrudnia 20 i więcej pracowników (chyba że organizację i porządek procesu pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników reguluje układ zbiorowy pracy). I nie ma przy tym znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy, rodzaj wykonywanej pracy czy wymiar czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony.
Natomiast pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników, nie opracowuje regulaminu pracy, ale zgodnie z art. 29 § 3 k.p. musi poinformować pracownika na piśmie (w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę) o:
- obowiązujących normach czasu pracy,
- terminach dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu obowiązującego pracowników,
- porze nocnej,
- terminach, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia,
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Nie ma natomiast żadnych przeciwwskazań, aby pracodawca wprowadził w firmie regulamin pracy, mimo że nie ma takiego prawnego obowiązku.
— Jeśli przedsiębiorca uzna, że prawa i obowiązki pracodawcy oraz zatrudnianych przez niego pracowników będą lepiej doprecyzowane w takiej właśnie formie, może bez przeszkód wprowadzić regulamin — wyjaśnia Magdalena Kasprzak z Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy.