Liczba zintegrowanych systemów zarządzania (ZSZ) w Polsce powoli rośnie. Część firm od razu decyduje się na wdrożenie kilku systemów.
W systemach zarządzania jest wiele powtarzających się elementów — to argument za ich łączeniem. Wspólne procedury ograniczają nadmierną biurokrację, dzięki czemu systemy zintegrowane są bardziej sprawne od wdrażanych pojedynczo. Poza tym jednoczesne wprowadzanie kilku systemów lub ich integracja — obniża koszty wdrożenia.
Jako pierwszy wdrażany jest z reguły najpopularniejszy na rynku system zarządzania jakością (SZJ), zgodny z normą ISO 9001. Jego wprowadzenie to znak, że firma zmienia podejście do zarządzania, wiedzy, i że będzie się rozwijać. Kolejnym posunięciem powinny być wdrożenia — oczywiście wedle potrzeb — innych systemów. Nie ma tu jednak reguły. W jednym przypadku będzie to wyraz dojrzałości przedsiębiorstwa, w innym — konieczność dostosowania do wymagań rynku.
— Co zmobilizowało nas do wdrożenia ZSZ? Przede wszystkim chęć poprawienia wizerunku firmy. Poza tym konieczność zdobycia nowych kontraktów i podniesienia kultury organizacyjnej na wyższy poziom — twierdzi Sławomir Duda, pełnomocnik zarządu ds. zintegrowanego systemu zarządzania w firmie ABM Solid.
Po pierwszym łatwiej
Integracja jest prostsza, gdy systemy są kompatybilne — przykład: norma ISO 9001:2000 i norma ISO 14001, a także normy OHSAS i PN-N 18001. Różnica między procedurami wprowadzania systemu środowiskowego i jakościowego jest niewielka. Jeżeli firma ma już ISO 9001, to ISO 14001 staje się uzupełnieniem.
— Trzymanie się takiej kolejności wdrożeń pozwala przyzwyczaić się do systemowego podejścia, np. do prowadzenia analiz, monitoringu procesów, ustalania wskaźników, prowadzenia audytów, zapisów itp. — ocenia Tomasz Krawczyk, kierownik Biura Certyfikacji TÜV Saarland.
Do istotnych podobieństw między poszczególnymi systemami zarządzania można zaliczyć m.in. zarządzanie procesem, rozwiązania organizacyjne i rozwój systemu, stymulowany wymaganiami zewnętrznymi. Połączenie systemów może nastąpić np. na poziomie polityki firmy. Pociąga to za sobą odpowiedni podział zasobów ludzkich i materialnych, konieczny do realizacji takiej strategii. Natomiast integracja na poziomie dokumentacji wymaga opracowania jednej księgi zarządzania, w której muszą znaleźć się odnośniki do dokumentów poszczególnych systemów zarządzania.
Nie bez problemów
Bywa i tak, że nowo wdrażany system podporządkowany zostaje innemu — już funkcjonującemu. To błąd. Wynika z założenia, że pierwszy system — najczęściej zarządzania jakością — będzie wiodący. Problemem też okazuje się wytyczenie spójnych kryteriów operacyjnych, mogących połączyć poszczególne systemy. Nie zawsze bowiem kryterium określające wysoką jakość idzie w parze z zachowaniem odpowiednich norm bhp lub środowiskowych.
— To konsekwencja braku współpracy osób zajmujących się systemami. Nawet jeśli w firmie formalnie jest jeden pełnomocnik ZDZ, to na poziomie operacyjnym poszczególne systemy nadzorowane są przez różne osoby. Zdarza się, że brakuje im podstawowej wiedzy o innych niż te pilotowane przez siebie — podkreśla Tomasz Krawczyk.
Sytuacje takie prowadzą do nieporozumień. Przejmowanie bezpośrednich wzorów z zarządzania jakością, w przypadku gdy np. pełnomocnik jest z tego zakresu specjalistą, na zarządzanie środowiskiem lub bezpieczeństwem pracy często mija się z założeniami poszczególnych norm.
Bez certyfikatu
Na razie nie można mówić o certyfikacji systemów zintegrowanych — nie stworzono dla nich odpowiednich norm akredytacji. Wytyczne, będące kryterium audytów prowadzonych przez jednostkę certyfikującą, dotyczą osobnych systemów. I choć jednostka może przeprowadzić wspólny audyt trzech systemów i sporządzić jeden raport, to musi on jednoznacznie wykazywać, że każdy system spełnia z osobna wytyczne poszczególnych norm. Podobnie jest z certyfikatem. Można wystawić jeden, lecz musi on jasno wskazywać, z którymi normami system firmy jest zgodny.