Pierwsze kroki wdrażania HACCP to powołanie grupy odpowiedzialnej za cały projekt oraz analiza systemu.
Pomoc zewnętrznej jednostki doradczej nie jest wprawdzie koniecznością podczas wdrażania systemu HACCP, zwykle jednak firmy wolą z niej korzystać. Tymczasem na rynku działa wielu konsultantów o różnym poziomie kwalifikacji, dlatego też przedsiębiorcy powinni ostrożnie wybierać doradcę.
— Bardzo istotnym kryterium jest wykształcenie konsultanta. Należy się przede wszystkim upewnić, że posiada on wiedzę z zakresu technologii żywności, mikrobiologii, chemii żywności, żywienia człowieka, itp. — mówi Paweł Dąbrowski, konsultant z firmy Aims Management Consultants.
Istotne jest oczywiście także doświadczenie konsultanta. Jak sugeruje Paweł Dąbrowski, aby je zweryfikować, należy zwrócić się do jednostki doradczej o przedstawienie listy referencyjnej oraz przeprowadzić rozmowy z pracownikami firm, które już wcześniej miały z nią kontakt.
Przed rozpoczęciem wprowadzania zasad systemu niezbędne jest powołanie zespołu ds. HACCP. Do jego zadań należy określenie zagrożeń dla poszczególnych produktów i zaprojektowanie wiarygodnego systemu, który zapobiegnie ewentualnemu niebezpieczeństwu.
— W naszym zespole firm Raben i Fresh Logistic znalazło się aż 15 osób. Byli to pracownicy ze stanowisk kierowniczych, specjaliści w zakresie magazynowania i dystrybucji, obsługi technicznej oraz pełnomocnicy do spraw jakości — wyjaśnia Justyna Śliwińska-Fąs, dyrektor ds. jakości w Raben Logistics.
— W przypadku mniejszych organizacji pojawia się trudność w postaci braku specjalistów niezbędnych do opracowania projektu. Natomiast ograniczony pod względem składu i wiedzy merytorycznej zespół może popełnić strategiczne błędy, wynikające z braku kompleksowej wiedzy na temat zagrożeń występujących w danej branży — dodaje Paweł Dąbrowski.
Jego zdaniem, aby projekt zakończył się sukcesem, w pracę zespołu powinna zaangażować się osoba z kierownictwa. Jej uczestnictwo w spotkaniach grupy z jednej strony motywuje innych do działania, a z drugiej usprawnia podejmowanie decyzji, zwłaszcza dotyczących finansów.
Pierwszym etapem wdrożenia HACCP jest przeprowadzenie jego analizy. Polega ona na zbadaniu wszelkich procesów, związanych z żywnością, przy których zastosowanie znajdzie system. Sporo kłopotów może sprawić tutaj opis produktów, zwłaszcza jeśli firma zajmuje się jedynie obrotem lub magazynowaniem żywności. Większa różnorodność artykułów bardziej utrudnia zadanie, gdyż każdy produkt musi być osobno analizowany i klasyfikowany do różnych grup.
— Analiza dużej ilości informacji o wszystkich produktach spożywczych, jakie transportujemy bądź magazynujemy, była w przypadku naszej firmy trudna. Musieliśmy zgromadzić między innymi informacje o właściwościach fizykochemicznych każdego z produktów, możliwych zagrożeniach mikrobiologicznych itp. Tymczasem takimi informacjami dysponuje producent, a nie operator logistyczny. O wiele prostszym zadaniem było wdrożenie procedury monitorowania, działań korygujących, weryfikacji działań oraz dokumentacji, ponieważ firma miała w momencie wdrażania HACCP udokumentowany system jakości zgodny z normą ISO 9001 — opowiada Justyna Śliwińska-Fąs.
Analiza HACCP pozwala opracować plan wdrożenia systemu.