ISO pomaga poprawić efektywność urzędów

Bartosz Krzyżaniak
24-07-2001, 00:00

ISO pomaga poprawić efektywność urzędów

Według jakościowych konsultantów, rośnie zainteresowanie organizacji sektora publicznego wdrażaniem Systemów Zarządzania Jakością (SZJ). Certyfikowanych jest 11 urzędów, dalszych kilkadziesiąt znajduje się w fazie wdrażania systemów, zwykle zgodnych z wymaganiami normy ISO serii 9000.

Pierwszym certyfikowanym urzędem administracji publicznej w Polsce jest Urząd Miasta w Dzierżoniowie. Certyfikat zgodności z wymaganiami normy ISO 9002 zdobył pod koniec 1999 r. W ślad za nim poszły inne placówki administracji publicznej.

— W powiecie pruszkowskim decyzje o rozpoczęciu prac związanych z SZJ zostały podjęte jesienią 1999 r. Wątpliwości, które miał wtedy zarząd, dotyczyły przede wszystkim tego, czy w ogóle jesteśmy w stanie rozpocząć prace związane z wdrażaniem SZJ — opowiada Zbigniew Rzeczycki, sekretarz powiatu w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie.

Wątpliwości

Zastanawiano się, czy początkowa faza rozwoju samorządu szczebla powiatowego nie jest zbyt wczesna na wdrażanie systemu, czy duża ilość wymogów formalnych nie spowoduje nadmiernego rozrostu biurokracji. Problemem było też przekonanie rady powiatu o tym, że warto wyasygnować środki na SZJ.

— Ten problem był chyba najtrudniejszy, dlatego że zderzenie możliwości finansowych powiatów z priorytetami rady powodowało, że radni uważali, iż lepiej przeznaczyć pieniądze na oświatę, na drogi itd. Jednak środki, które są niezbędne na wdrożenie SZJ nie są aż tak duże. Podstawowym problemem jest pokonanie barier w sposobie myślenia o jakości. Te bariery to przede wszystkim krótki okres funkcjonowania samorządu powiatowego, niejasne kompetencje powiatu i kwestia finansowania — tłumaczy Zbigniew Rzeczycki.

Działanie urzędu jest w dużej mierze określone przepisami prawa. Inżynier z produkcji, świetny fachowiec od ISO 9000, ma małe szanse na porozumienie się z samorządowcami (wyjątek stanowi starostowo Racibórz, gdzie kierownictwo urzędu składa się z kadry kierowniczej wielkiego zakładu przemysłowego).

— Dla nas zaskoczeniem było to, jak łatwo i chętnie w wielu urzędach wprowadzane są mapy procesów (w konwencji schematów blokowych) mimo tego, że urzędnicy nigdy wcześniej się z takimi schematami nie zetknęli. Mają oni (urzędnicy) również dużą łatwość w pisaniu procedur — to przecież specyficzna forma dokumentu — a w tworzeniu dokumentów urzędy są bardzo dobre — zapewnia Tadeusz Buchacz, dyrektor Umbrelli.

Bez pomocy

Urzędy przymierzające się do wdrażania u siebie SZJ powinny zdawać sobie sprawę z faktu, iż nie mogą liczyć na jakiekolwiek korzyści finansowe płynące z budżetu tylko dlatego, że wdrażają system.

— Korzyści upatrywać należy raczej w podejściu inwestorów. Jeśli dany urząd wdraża lub wdrożył system, jest to dla jego klientów gwarantem przestrzegania procedur — wyjaśnia Wiesław Stański, sekretarz Urzędu Gminy Warszawa Bielany.

Podobnie jak w innych organizacjach wdrażających SZJ konieczna jest zmiana podejścia do kwestii jakości wszystkich pracowników, niezależnie od zajmowanego stanowiska.

— Zmiany w świadomości pracowników powodują, że zaczynają oni dostrzegać inne niż to tej pory potrzeby. Bardzo przydatne są w tym szkolenia prowadzone przez Umbrellę. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest przeszkolenie całego personelu zarządzającego i wszystkich pracowników oraz dodatkowo zespołu, który będzie dokumentował procedury — uzupełnia Zbigniew Rzeczycki.

— Wdrażanie SZJ w naszym Urzędzie pozwoliło nam zajrzeć w wykonywaną przez nas pracę z optyki poziomej, a nie jak do tej pory pionowej. Dzięki temu każdy pracownik może dowiedzieć się, jak przebiega dany proces i o co tak naprawdę w nim chodzi — tłumaczy Wiesław Stański.

Jak dodaje, wdrażany system burzy ściany istniejące dotychczas między poszczególnymi wydziałami urzędu.

Bartosz Krzyżaniak

b.krzyzaniak@pb.pl tel. (22) 611-62-38

Podpowiedzi

Określenie ryzyka i zagrożeń

Po stworzeniu, opisie i sprawdzeniu schematów procesów zachodzących w firmie, przed zespołem wdrażającym system Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) stoi zadanie wykonania najważniejszej części procesu HACCP — analiza zagrożeń. Przeprowadzona prawidłowo zapewnia w przyszłości, dużą skuteczność systemu.

Zespół wdrożeniowy musi precyzyjnie określić te właściwości mikrobiologiczne, chemiczne lub fizyczne, które mogą sprawić, że żywność nie będzie bezpieczna w przypadku jej konsumpcji. Rodzaje występujących zagrożeń uzależnione są od zakresu wykonywanej analizy. Na tym etapie należy posługiwać się schematem procesu, dlatego też tak, jak już pisałem w poprzednim materiale, należy poddać go uprzedniej weryfikacji.

Kolejną czynnością jest określenie ryzyka wystąpienia każdego zidentyfikowanego zagrożenia. W trakcie oceny zespół nie powinien zajmować się zagrożeniami o niskim prawdopodobieństwie wystąpienia, lecz analizować te, które na pewno mogą powstać. Zespół musi dysponować odpowiednią wiedzą praktyczną i merytoryczną o sposobie produkcji i o samym produkcie, ponieważ ocena ryzyka opiera się na obiektywnym wyważeniu wszystkich dostępnych informacji. Ich źródeł można szukać w literaturze fachowej lub w dokumentach opracowanych przez instytucje tworzące regulacje prawne, u dostawców i klientów oraz w organizacjach handlowych. Można korzystać ze zweryfikowanych danych doświadczalnych oraz posłużyć się modelami matematycznymi lub skorzystać z pomocy specjalistów, zatrudnionych w przedsiębiorstwie.

Środki zapobiegawcze

Zespół musi określić odpowiednie środki zapobiegawcze dla każdego zagrożenia. Są to fizyczne, chemiczne lub „inne” środki (np. audyty, szkolenia i procedury), które można zastosować w celu uniknięcia lub wyeliminowania zidentyfikowanych zagrożeń lub zmniejszenia ich do poziomu możliwego do zaakceptowania. Nie muszą być one podejmowane w miejscu identyfikacji zagrożenia. Może to nastąpić w późniejszym etapie procesu.

Do środków zapobiegawczych możemy zaliczyć np:

- Etapy produkcji, np. gotowanie, przesiewanie.

- Korzystanie ze sprawdzonych dostawców.

- Kontrolowane przechowywanie.

- Przestrzeganie reżymów czasowych.

- Rozdział produktów.

- Stosowanie procedur utrzymania czystości.

- Stosowanie procedur szkoleniowych.

- Kontrola szkodników.

Przeprowadzanie analizy zagrożeń

Podsumowując, zespół HACCP podczas przeprowadzania analizy powinien udzielić odpowiedzi na kluczowe pytania:

Co może „pójść źle” w proce- sie produkcji i składowania, i w efekcie otrzymamy niebezpieczny produkt?

Jak możemy temu zapobiec?

Jaki jest najlepszy sposób nadzoru?

Czy ten sposób jest aktualnie dostępny?

Zespół może wykorzystać w analizie technikę burzy mózgów, zastosować Karty Analizy Zagrożeń, czy skorzystać ze specjalnego oprogramowania.

Najczęstszym błędem w trakcie tej czynności jest zapominanie o używaniu schematu procesu. Burza mózgów bez schematu procesu jest nieskuteczna. Łatwo jest także ominąć niektóre zagrożenia.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Bartosz Krzyżaniak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / ISO pomaga poprawić efektywność urzędów