Decydując się na zakup i wdrożenie systemu informatycznego, należy przemyśleć rolę, jaką może on odgrywać za kilka lat.
Sposób budowania systemu informatycznego firmy zależy od rozumienia jego roli w organizacji. Przedsiębiorstwa oczekujące od technologii informacyjnych czegoś więcej niż prostej automatyzacji obliczeń, traktują informatykę jak część całego systemu zarządzania.
— Z takiej perspektywy widać, że ewolucja infrastruktury IT i związane z nią modyfikacje powinny być zawsze uwzględnianie podczas planowania i prowadzenia przedsięwzięcia wdrożeniowego. Jest to po prostu nieuniknione — twierdzi Dariusz Samól, architekt rozwiązań biznesowych w SAP Polska.
Dobrze znane
Także dla Arnolda Nowaka, prezesa itelligence, system IT w przedsiębiorstwie powinien być budowany z myślą o ewentualnych modyfikacjach i ewolucji. Osobną kwestią jest to, w jaki sposób pierwszy raz wdrożyć taki, przeznaczony do modyfikacji, system. Oczekiwania firm są różne. Ostatecznie są one jednak zdeterminowane przez budżet przeznaczony na zakup i wdrożenie oprogramowania. Jedne firmy decydują się na zakup aplikacji przygotowywanych pod ich własne pomysły i potrzeby — i te są droższe. Inne firmy kupują tańsze we wdrożeniu systemy prekonfigurowane, czyli takie, które są już przygotowane przez dostawcę dla danej branży, na podstawie wcześniejszych doświadczeń wdrożeniowych zdobytych w innych firmach.
— Dotyczy to zwłaszcza mniejszych firm, oczekujących transferu know-how zawartego w systemie prekonfigurowanym, krótkich projektów IT i szybkich efektów, doszlifowanie systemu zostawiając na później, gdy wewnątrz firmy będzie już dostateczna ilość doświadczenia i wiedzy — informuje Arnold Nowak.
Nie od razu
Tomasz Gawron, wiceprezes Creative Innovation Group, twierdzi, że dość często zdarza się, że system informatyczny w firmach budowany jest w myśl zasady: wszystko, co potrzeba firmie, ma być ujęte we wdrożeniu.
— Jest to niemożliwe, przede wszystkim z powodu niejasności terminu „wszystko”. Bardzo rzadko przed przystąpieniem do pracy firmy mają konkretnie sprecyzowane cele wdrożenia. Spotkaliśmy się z sytuacjami, gdy firma chciała użyć we wdrożeniu od razu wszelkich modułów dostępnych u producenta. Trudne do zrozumienia jest to, że system należy budować stopniowo, że organizacji firmy nie można zmienić skokowo, że po zrobieniu pewnego etapu i po przetrawieniu przez organizację zmian można kontynuować pracę na kolejnym poziomie — zauważa Tomasz Gawron.
— Przede wszystkim należy się skupić na wykorzystaniu standardowych możliwości aplikacji i do jego modyfikacji przystępować dopiero wówczas, gdy się one wyczerpią. Zawsze bowiem należy mieć na uwadze, że modyfikacja jest i będzie prototypem, który testują tylko dwie strony: producent oraz zamawiający. Zalecałbym więc raczej zmiany ewolucyjne — dodaje Jacek Rakoczy, dyrektor sprzedaży IDS Scheer Polska.
Polskie firmy
W polskich firmach dosyć rzadko zdarza się, aby informatyzacja była przeprowadzana na podstawie planu, zwanego też strategią informatyczną, obejmującego od 3 do 5 lat i powiązanego ze strategią biznesową przedsiębiorstwa. Piotr Witczyński, dyrektor działu konsultingu Oracle Polska, jest zdania, że określenie takiego planu zdarza się najczęściej w przedsiębiorstwach bardzo dużych oraz firmach międzynarodowych, będąc tam realizacją strategii korporacyjnej.
— Z doświadczenia mogę powiedzieć, że wśród polskich firm, które podejmują projekty wdrażania systemów informatycznych, plan informatyzacji ma zaledwie jedna na pięć. Ten fakt w oczywisty sposób przekłada się na przebieg projektów, gdyż przy braku strategii trudno jest przewidzieć ewentualne ewolucje systemu. Oczywiście dobry system informatyczny zawsze powinien być zdolny do rozwoju, jednak należy zauważyć, że jest on zawsze tylko jednym z elementów większej całości. Przedsiębiorstwa potrzebują do swojej obsługi wielu systemów, a bez strategii informatyzacji łatwo mogą doprowadzić do sytuacji, w której różne składniki infrastruktury będą oparte na różnych technologiach, co z kolei narazi je na ogromne koszty integracji — twierdzi Piotr Witczyński.