1 Nie sugeruj się ceną urządzenia

Błędem jest branie pod uwagę przede wszystkim ceny urządzenia, a pomijanie kosztów druku, czyli głównie użytkowania (opłaty za materiały, przeglądy serwisowe, naprawy). Generalna zasada jest taka: im taniej kupiony sprzęt, tym wyższe koszty eksploatacji w przeliczeniu na stronę wydruku lub kopii. Wyniki badań laboratoryjnych pokazują niezbicie, że koszty wydrukowania jednej strony A4 na różnych urządzeniach mogą się znacznie różnić.

2 Skorzystaj z audytu

Firmy najczęściej korzystają z urządzeń różnych producentów, przez co trudno zachować kontrolę nad kosztami. Pomóc może audyt druku. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach — ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Bardziej szczegółowe badanie określa m.in. specyfikę prac wykonywanych przez sprzęt. Według raportu Gartnera, dostosowanie — w wyniku profesjonalnego audytu — maszyn do potrzeb przedsiębiorstwa, a także zdyscyplinowanie pracowników, którzy wiedzą, że koszty wydruków są raportowane, pozwalają zmniejszyć koszty druku nawet o 40 proc.

3 Postaw na dzierżawę i outsourcing

Aby zarządzanie flotą maszyn przebiegało bezproblemowo, warto zainwestować w profesjonalną usługę — outsourcing druku. Można dzięki niemu uniknąć m.in. przestojów, problemów wynikających ze złej jakości materiałów i częstych awarii sprzętu. W skład usługi (np. Arcus Kyocera MDS) wchodzą: zarządzanie urządzeniami, dostawa materiałów eksploatacyjnych, serwisowanie, zarządzanie kosztem druku, efektywnością obiegu informacji drukowanej i zarządzanie bezpieczeństwem takiej informacji.

MICHAŁ CZEREDYS

prezes spółki Arcus