Minął termin zapłaty na fakturze, a pieniędzy brak – taki scenariusz to codzienność wielu firm. Najważniejsze jest wtedy działanie. Pieniądze można egzekwować polubownie, a gdy to nie pomaga, trzeba wejść na drogę sądową. Jak to zrobić?
Liczy się czas
Oprócz samej reakcji na brak zapłaty ważny jest też czas, w którym ją podejmujemy.
– Działania mające na celu odzyskanie należności powinny być przeprowadzane bez zbędnej zwłoki, a najlepiej jeszcze przed terminem płatności. Im szybciej zaczniemy windykować, tym większe są szanse na odzyskanie pieniędzy – radzi Artur Skalski, menedżer ds. kluczowych klientów w Atradius Collections.
Z dłużnikiem można się skontaktować za pośrednictwem wiadomości mejlowej, SMS-em lub rozmawiając telefonicznie. Najczęściej jednak wierzyciele kierują pisemne wezwanie do zapłaty, w którym określają dodatkowy termin na uregulowanie należności.
– Zalecam wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby je wysłać też za pomocą innych dostępnych środków przekazu, np. mejla, zwłaszcza jeśli właśnie taka forma komunikacji została przyjęta między stronami. Niemniej w przypadku poczty mamy pewność, że adresat zapoznał się z treścią wezwania – tłumaczy Patrycja Kasprowska, adwokat w kancelarii Pilawska Zorski Adwokaci.
Jeśli polubowne metody nie działają, w grę wchodzi możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Można złożyć pozew o wydanie nakazy zapłaty w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU), postępowaniu upominawczym oraz nakazowym bądź wystąpić z pozwem o zapłatę w trybie zwykłym.
Najszybsza droga
Najtańszy i najszybszy sposób to skierowanie pozwu w ramach elektronicznego postępowania upominawczego.
– Wtedy sprawa toczy się zdalnie, co pozwala zaoszczędzić chociażby na kosztach pocztowych oraz przyspieszyć obieg informacji – mówi Patrycja Kasprowska.
Z tego sposobu najlepiej skorzystać w przypadku nieskomplikowanych spraw oraz takich, które nie wymagają przeprowadzenia postępowania dowodowego.
– Teoretycznie powinny one być rozpoznane znaczniej szybciej niż w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli dłużnik złoży sprzeciw, to sprawa zostanie umorzona, a wierzyciel będzie musiał wystąpić z pozwem w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. Jeśli i w tych postępowaniach pojawi się sprzeciw, wtedy sprawa trafi do tzw. trybu zwykłego – tłumaczy Patrycja Kasprowska.
W postępowaniu upominawczym można dochodzić roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. Dowody na poparcie istnienia roszczenia są dowolne, a do najbardziej popularnych należą: umowa, potwierdzenie złożenia zamówienia, faktura i potwierdzenie odbioru.
– Sąd nie wyda jednak nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, jeżeli z pozwu wynika, że są wątpliwości co do przedstawionych faktów lub zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego – zwraca uwagę Patrycja Kasprowska.
Jeżeli roszczenie wobec kontrahenta nie przekracza 20 tys. zł i sprawa nie należy do właściwości sądów okręgowych, można skorzystać z uproszczonego postępowania upominawczego.
Tradycyjna ścieżka
Kolejna możliwość to postępowanie nakazowe. W jego przypadku do pozwu trzeba dołączyć dokument, z którego wynika roszczenie.
– Sąd będzie rozpatrywał sprawę w postępowaniu nakazowym tylko wtedy, gdy żądanie wynika z jednego z poniższych dokumentów: aktu notarialnego, wyciągu z ksiąg bankowych, zaakceptowanego przez dłużnika rachunku, wezwania do zapłaty z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu, weksla, czeku, warrantu lub rewersu, a także umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego czy też dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. W praktyce nie każdemu wierzycielowi uda się uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym – tłumaczy Patrycja Kasprowska.
Wydanie nakazu zapłaty w zasadzie kończy to postępowanie. Potem dłużnik ma dwa tygodnie na uregulowanie należności albo złożenie sprzeciwu. Jeśli tego ostatniego nie będzie, nakaz zapłaty się uprawomocnia. Można wtedy wystąpić do sądu o nadanie tzw. klauzuli wykonalności.
– Nakaz zapłaty wraz z taką klauzulą stanowi tzw. tytuł wykonawczy, który pozwala na dochodzenie należności od dłużnika poprzez egzekucję komorniczą - przypomina Patrycja Kasprowska.
Terminy przedawnienia
W przypadku sądowej walki o odzyskanie należności trzeba mieć na uwadze terminy przedawnienia roszczeń z faktur. Są one różne i zależą od charakteru działalności, a także przedmiotu umowy. W przypadku sprzedaży, świadczenia usług oraz umowy zlecenia przedawnienie faktury następuje po upływie dwóch lat od momentu dostarczenia jej do dłużnika. Natomiast w przypadku umowy użyczenia, transportu, przewozu i spedycji obowiązuje roczny termin przedawnienia.
– Są to tak zwane terminy szczególne, a poza nimi wyróżniamy jeszcze ogólne. Na przykład dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą oraz świadczeń okresowych są to trzy lata, a dla pozostałych roszczeń, niezwiązanych z działalnością gospodarczą, ani okresowych, termin przedawnienia sięga aż sześć lat – podkreśla Patrycja Kasprowska.