Z tegorocznego planu kontroli przyjętego przez Ministerstwo Finansów wynika, że tym razem będą one skoncentrowane na rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatków. Ma to dotyczyć szczególnie akcyzy (przede wszystkim w obrocie paliwami płynnymi), podatku od towarów i usług (VAT) w obrocie wewnątrzwspólnotowym i oszustw w obrocie krajowym. Wzmożone kontrole czekają jak zwykle przedsiębiorców, którzy nie zgłosili do opodatkowania działalności gospodarczej, oraz działających w internecie. Niezależnie od globalnego planu, kontrola może dotknąć każdej firmy. W ocenie prawników kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr, jej przebieg nie musi być bardzo uciążliwy, jeżeli przedsiębiorca jest na to stale przygotowany.
— Wszelkie błędy i nieprawidłowości trzeba eliminować na co dzień, chociaż nie zawsze jest to takie proste — podkreśla radca prawny Anna Łukaszewicz- Obierska, partner WKB. Przedsiębiorca powinien np. znać przepisy podatkowe, ale przeszkadza w tym ich częsta nowelizacja. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) była zmieniana każdego roku, czyli niemal dwudziestokrotnie, a o VAT ok. 10 razy od 2010 r.
Typowanie ryzyka
Jednym z ważniejszych zadań, które podatnik musi podejmować, jest typowanie ryzyka.
— Każdy powinien ustalić obszary ryzyka podatkowego, czyli działalności lub transakcje, które mogą być zakwestionowane przez fiskusa. Takie obszary występują w każdej firmie — mówi radca.
Według kancelarii WKB, pomocne w tym może być przeprowadzenie osobnego audytu podatkowego. Polega on najpierw na analizie zobowiązań podatkowych oraz prawidłowości ich rozliczeń. Następnie przynosi wskazówki, jak usunąć błędy, uniknąć ich w przyszłości, a także co można zrobić, aby zminimalizować obciążenia podatkowe i negatywne skutki finansowe stwierdzonych nieprawidłowości. Podczas badania rocznego sprawozdania finansowego nie wszystkie istotne kwestie podatkowe są wykrywane. Dlatego coraz więcej firm wprowadza system zarządzania ryzykiem podatkowym, czyli proces identyfikacji i minimalizacji zagrożeń podatkowych.
Co najczęściej kontroluje skarbówka
Wydatki ponoszone przez firmę jako koszt uzyskania przychodu, w tym w szczególności na nabycie usług niematerialnych. Nieodpłatne świadczenia na rzecz pracowników, spółek z grupy, członków zarządu (korzystanie z firmowych samochodów, abonamenty medyczne, karta typu benefit). Nieodpłatnie udzielone gwarancje i poręczenia na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych, pomiędzy podmiotami powiązanymi stanowią przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Transakcje z podmiotami powiązanymi, źródła przychodów, dla oceny, czy podatnik je opodatkował, szczególnie gdy nabywa mieszkanie, dom, samochód, a w deklaracjach podatkowych wykazuje niskie dochody (opodatkowanie nieujawnionych źródeł dochodów). Ewidencjonowanie sprzedaży za pośrednictwem kas rejestrujących.
Reprezentant firmy
W firmie powinna być wyznaczona osoba (lub osoby) upoważniona do reprezentowania podatnika w trakcie postępowania podatkowego. — Udzielenie takiego stałego upoważnienia należy zgłosić na piśmie urzędowi skarbowemu przed wszczęciem ewentualnychkontroli podatkowych i ma ono zastosowanie do wszystkich przyszłych kontroli podatnika. Zgłoszenie to nie podlega opłacie skarbowej. Można także udzielić pełnomocnictwa dla konkretnej sprawy lub czynności, np. wniesienia odwołania. Od takiego pełnomocnictwa wnosi się opłatę skarbową w wysokości 17 zł — wyjaśnia Jarosław Ziobrowski, aplikant adwokacki w WKB.
Taki reprezentant jest jedyną osobą w firmie, która kontaktuje się z organami podatkowymi. Dzięki temu łatwiej o koordynację samej kontroli — np. weryfikację, czy zakres żądań skarbówki nie wykracza poza przedmiot kontroli.
— Osobą upoważnioną do reprezentowania podatnika może być wyłącznie osoba fizyczna. Jeśli firma powierza prowadzenie tej roli np. spółce doradztwa podatkowego czy biurowi rachunkowemu, należy dodatkowo udzielić pełnomocnictwa konkretnemu pracownikowi biura — dodaje aplikant. W strukturze firmy ważne jest, aby pełnomocnik miał dostęp do wszelkich informacji dotyczących prowadzonej działalności, w tym transakcji, na bieżąco współpracował z różnymi działami — księgowym, sprzedaży, controlingu czy nawet produkcją. Taka osoba powinna też monitorować interpretacje organów podatkowych, a gdy natrafi na problem budzący szczególne wątpliwości, warto samemu rozważyć złożenie wniosku w wydanie takiej indywidualnej interpretacji. Ochroni potem podatnika przed ewentualnymi zarzutami urzędnika przeprowadzającego kontrolę.
Porządek w dokumentach
Pierwsze, czego zażądają kontrolujący, to dokumenty. Muszą być uporządkowane i rzetelne. Pod lupę idą szczególnie umowy z kontrahentami, faktury VAT, księgi podatkowe, ewidencje i rejestry podatkowe.
— Organy podatkowe często żądają okazania umów na usługi i towary nabywane przez podatnika (m.in. z podmiotami powiązanymi), nawet jeżeli są one dokumentowane fakturami VAT. Chodzi o weryfikację, czy za wydatkami poniesionymi i uwidocznionymi na fakturach kryją się konkretne usługi związane z działalnością podatnika — tłumaczy Anna Łukaszewicz- Obierska. Kontroli spodziewać się należy szczególnie wtedy, gdy podatnik wykazuje stałą nadwyżkę naliczonego VAT wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z działalnością, drastycznie zmienia się jego poziom dochodu, żąda zwrotu nadpłaty. Fiskusa mogą tez „sprowokować” nowe na rynku firmy, które zwracają się o zwrot VAT. Mają powody — wydają wtedy wiele pieniędzy na usługi o charakterze niematerialnym, czyli doradcze, księgowe, badania rynku, reklamowe, pozycjonowania strony internetowej, przetwarzania danych czy rekrutacji pracowników.
— Takie wydatki nie tylko muszą mieć związek z przychodami z działalności gospodarczej, ale także trzeba je właściwie udokumentować.
— Według organów podatkowych, faktura VAT lub rachunek to za mało. Najczęściej starają się one wykazać, że są to tzw. faktury puste, bez pokrycia w rzeczywistości. Czyli powinien posiadać inny dowód, że usługi faktycznie wykonano, np. potwierdzenie od kontrahenta — podkreśla radca prawny WKB. Dowodami mogą być w szczególności raporty lub protokoły z wykonanych czynności, np. z przeprowadzanej rekrutacji, badania rynku, analizy biznesowej określonego przedsięwzięcia. Dokumenty sporządzone w języku obcym trzeba przetłumaczyć. Przy obszernych umowach wystarczy tłumaczenie najważniejszych zapisów i sporządzenie wyciągu przed wszczęciem kontroli.
Przed e-kontrolą
Na potrzeby ewentualnej kontroli systemu finansowo-księgowego przyda się pisemna informacja o rodzaju używanego oprogramowania oraz tworzonych i obsługiwanych rodzajach formatów plików oraz sprawdzenie konfiguracji systemu. Pozwoli to wykryć nieprawidłowości, np. zastosowanie niewłaściwych kursów walut. Program powinien być dostosowany do specyfiki działalności, dostępny w języku polskim i posiadać licencję, bez której nie ma mowy o jego aktualizacji.
— Przy tak często zmieniających się przepisach brak aktualizacji jest nie do zaakceptowania z punktu widzenia zarządzania ryzykiem podatkowym czy nawet rzetelnego prowadzenia ksiąg — podkreśla Jarosław Ziobrowski.
Co fiskus sprawdza w określonych branżach
Produkcja — moment powstania przychodu, okres rozliczenia kosztów, wydatki na inwestycje, modernizacje, remonty, rozliczanie umów leasingowych, odchylenia cenowe a przychód, koszty niewykorzystanych zdolności produkcyjnych.
Budownictwo — kwalifikacja kosztów w tym doradczych (bezpośrednio związanych z przychodami i pośrednich). Za koszty bezpośrednie uznaje się m.in. koszty robót, materiałów, usług architektonicznych, inżynieryjnych i budowlanych oraz zarządzania inwestycją i procesem sprzedaży, obsługi kredytu.
Najem nieruchomości, powierzchni — zachęty dla klientów, np. okresowe zwolnienia z czynszu, jednorazowe premie pieniężne, pokrycie kosztów lub udostępnienie środków na aranżację wnętrz, przejęcie zobowiązań wynikających z poprzedniej umowy najmu.
Transport — rozliczanie kar umownych, ubytków w transporcie, umów leasingowych.
Firma w internecie — źródła przychodów ze sprzedaży towarów, cena (czy odpowiada rynkowej wartości), rejestracja działalności, posiadanie dokumentacji podatkowej, ewidencja w kasie fiskalnej, transakcje transgraniczne.
Autokomisy — źródło importu, możliwość zaniżania ceny sprzedaży dla obniżenia obciążenia VAT i podatkiem dochodowym.