Jednym z obowiązków szefa jest wystawienie odchodzącemu z firmy podwładnemu świadectwa pracy. Jest to dokument potwierdzający najważniejsze informacje o zatrudnieniu pracownika w danym przedsiębiorstwie. W imieniu szefa może zrobić to również uprawniony do tego podwładny lub firma zewnętrzna, np. biuro księgowe. Obowiązek przygotowania tego dokumentu dotyczy zarówno zatrudnionych na podstawie umów terminowych, jak i na czas nieokreślony. Nie ma również znaczenia, czy stosunek pracy został rozwiązany przez którąś ze stron, czy umowa po prostu wygasła.
Od czego zacząć? Przedsiębiorcy, którzy muszą wystawić świadectwo pracy, mogą skorzystać ze wzorca zamieszczonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Wskazówki dotyczące treści dokumentu zawarte są w art. 97 §2 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim szef musi zamieścić we świadectwie informacje dotyczące okresu i rodzaju pracy wykonywanej przez podwładnego oraz zajmowanych przez niego stanowisk. Poza tym należy wskazać okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy albo tryb jego rozwiązania – wówczas trzeba określić stronę, która złożyła oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy.
Jakie jeszcze informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy? Przede wszystkim te, które są niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Będą to przykładowo informacje dotyczące wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, opiekuńczego i wychowawczego. Poza tym w dokumencie trzeba umieścić wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie byłego podwładnego należy dodać informacje o wysokości i składnikach pensji oraz uzyskanych przez niego kwalifikacjach.
Termin ma znaczenie
W interesie pracodawcy leży czuwanie nad terminami przekazywania świadectwa pracy. Kiedy musi wydać podwładnemu ten dokument?
- Co do zasady powinien on zostać przekazany zatrudnionemu w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Oczywiście, o ile właściciel firmy nie zamierza zawrzeć z nim kolejnej umowy w terminie siedmiu dni od rozwiązania lub wygaśnięcia kontraktu. Jeśli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa w tym czasie nie jest możliwe, przykładowo dlatego, że pracownik nie wykonywał obowiązków służbowych ostatniego dnia albo za jego przygotowanie odpowiada firma zewnętrzna, wówczas dokument przesyła się w terminie siedmiu dni od upływu terminu na odbiór dokumentu. Można to zrobić za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć przesyłkę w inny sposób – mówi Katarzyna Brzezińska-Gołębiewska, adwokat prowadząca własną kancelarię.
W kodeksie występuje też wyjątek od powyższej reguły. Kiedy nie trzeba wystawiać świadectwa? Wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie trzy przesłanki. Szef jest zwolniony z tego obowiązku, jeśli kontynuuje współpracę z zatrudnionym, nawiązując z nim kolejną umowę w ciągu siedmiu dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego kontraktu, a podwładny nie złożył wniosku o wystawienie tego dokumentu.
- Oczywiście nie oznacza to, że takie zatrudnienie nigdy nie zostanie potwierdzone świadectwem pracy. Co to oznacza w praktyce? Informacje o zatrudnieniu będą zawarte w dokumencie wydanym przez szefa po ustaniu tego kolejnego stosunku pracy, czyli przy definitywnym rozstaniu się z podwładnym – wyjaśnia Paweł Kempa-Dymiński, radca prawny z kancelarii LBKP Legal.
Bierność i błędy kosztują
Przedsiębiorca też człowiek i mogą mu się zdarzyć pomyłki. A wtedy podwładny ma prawo zwrócić się do byłego szefa z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Co do zasady ma na to 14 dni – termin jest liczony jest od daty otrzymania błędnie wystawionego dokumentu. Natomiast właściciel firmy ma siedem dni na wydanie nowego świadectwa lub zawiadomienie byłego pracownika o negatywnym rozpatrzeniu złożonego przez niego wniosku. W tym drugim przypadku podwładny będzie mógł odwołać się od decyzji byłego szefa do sądu - w ciągu 14 dni od otrzymania odpowiedzi.
Co w sytuacji, gdy podwładny nie otrzyma świadectwa pracy od byłego szefa? Wtedy może zwrócić się do sądu z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wystawienia takiego dokumentu. Wyjątkowo oporni szefowie, którzy zignorują nakaz, mogą spodziewać się kolejnego roszczenia ze strony poszkodowanego podwładnego – tym razem o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Co to oznacza dla stron?
- Orzeczenie zastępuje świadectwo pracy. Można się nim posługiwać w obrocie tak samo jak standardowo wydanym dokumentem. Przed nowelizacją z 2019 r., która wprowadziła to rozwiązanie, odbywało się to w nieco inny sposób. Wcześniej, gdy szef mimo rozstrzygnięcia sądu nie wydawał podwładnemu świadectwa pracy, poszkodowany musiał dochodzić jego przekazania w postępowaniu egzekucyjnym, co było niepraktyczne i nieefektywne – uważa Paweł Kempa-Dymiński.
Prawo umożliwia poszkodowanemu byłemu pracownikowi wystąpienie do sądu z żądaniem odszkodowania - zarówno za brak świadectwa, jak i błędnie wydany dokument, jeśli w związku z tym poniósł jakąś szkodę, przykładowo nie mógł zawrzeć kolejnego kontraktu z innym przedsiębiorcą lub nie przysługiwały mu świadczenia dla bezrobotnych przyznawane z urzędu pracy. Jak kosztowne są błędy? Sąd może zasądzić odszkodowanie za czas pozostawania bez pracy, ale nie większe niż równowartość wynagrodzenia za sześć tygodni.