Sprzedając na termin, oferujesz darmowy kredyt. Większość przedsiębiorców tym sposobem zapewnia swoim kontrahentom tanie finansowanie. Ci nie zawsze odwdzięczają się płatnościami na czas. Jak zmniejszyć ryzyko, że zapłatę będą przesuwać w nieskończoność albo w ogóle nie uiszczą swoich długów?
Prześwietlić kontrahenta
Można czekać, a kiedy mija termin, a pieniędzy wciąż nie ma na koncie, zgłosić sprawę do windykacji. Ale warto reagować na nieco wcześniejszym etapie, zanim jeszcze problem się pojawi.
Eksperci Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelnościami (PZZW) radzą, żeby przed podjęciem współpracy z firmą, dokładnie ją prześwietlić.
Czasem sama wiedza o tym, że dana firma istnieje legalnie i że nie została wykreślona z rejestru przedsiębiorstw, może być pierwszym krokiem do zaufania kontrahentowi. Upewnijmy się więc, czy spółka, z którą chcemy rozpocząć współpracę, działa na rynku bez przeszkód, a nie jest np. w trakcie likwidacji lub podjęła kroki, aby ogłosić upadłość. Takie działanie przeważnie nie wymaga ponoszenia dodatkowych opłat ani osobistego odwiedzania wielu urzędów, więc posiadając podstawowe dane firmy, takie jak NIP, REGON czy numer KRS, możliwe jest sprawdzenie jej w rejestrze internetowym. To, w jakim rejestrze znajduje się interesujący nas podmiot, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Firmy prowadzone przez osoby fizyczne możemy znaleźć w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), natomiast spółki prawa handlowego (m.in. spółki z o.o. czy spółki jawne) odszukać można w KRS.
— Co więcej, w Dziale IV tego dokumentu znajdziemy m.in. dane o ewentualnych zaległościach, np. wobec ZUS-u, i prowadzonych egzekucjach komorniczych. Pełni on więc funkcję ostrzegawczą, podobnie jak Dział VI, który poinformuje, czy spółka nie znajduje się na etapie upadłości lub postępowania likwidacyjnego. Natomiast w przypadku spółek cywilnych, jeśli dane o firmie nie znajdują się w CEIDG, można odnaleźć je w rejestrze REGON. Warto też zapoznać się z dokumentami finansowymi spółek dostępnymi online na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości — podpowiada Radosław Cieciórski, członek zarządu PZZW.
Oszuści są wokół nas
Tym sposobem można uniknąć oszustów, którzy chcą wyłudzić towar i zniknąć. Eksperci Bibby Financial Services podkreślają, że nawet pozytywna weryfikacja firmy w sieci nie powinna usypiać naszej czujności. Coraz częściej bowiem zdarzają się naciągacze, którzy podszywają się pod znane firmy. To szczególnie popularne w handlu zagranicznym. Takie osoby zakładają domenę łudząco podobną do tej używanej przez znaną firmę, pod którą się podszywają. Różnica może polegać na braku jednej litery, kropce lub myślniku. Warto sprawdzić na oficjalnej stronie firmy, z jakiej domeny mejlowej korzysta, i porównać z tą, która występuje w korespondencji. Koniecznie trzeba też sprawdzić datę rejestracji domeny, z której prowadzona jest korespondencja z daną firmą.
— Można do tego celu wykorzystać narzędzie who.is. Jeśli okaże się, że domena została zarejestrowana stosunkowo niedawno, należy wzmóc ostrożność. Duże firmy handlowe, zwłaszcza znane marki, działają na swoich domenach z reguły dłużej niż rok — przestrzega Magdalena Martynowska– Brewczak, dyrektor zarządzający i członek zarządu Bibby Financial Services.
Sprawdzić trzeba też telefon do centrali firmy, po czym do niej zadzwonić i zweryfikować dane osób, które się z nami kontaktują. Konieczne jest także prześwietlenie miejsca dostawy. Oszuści zwykle podają adres centrum logistycznego, a nie magazynu firmy.
Rejestry i przedpłata
Warto też zajrzeć do rejestrów dłużników, żeby dowiedzieć się, czy nasz potencjalny partner terminowo wywiązuje się ze swoich zobowiązań.
— Jeśli zależy nam na dokładnym poznaniu sytuacji finansowej potencjalnego partnera biznesowego, warto sprawdzić go w biurze informacji gospodarczej, które pozwala nie tylko zweryfikować, ale także wpisać zalegających z opłatami kontrahentów. Obecnie w Polsce działa kilka takich biur. Ich zadaniem jest gromadzenie i udostępnianie informacji o dłużnikach, ale coraz częściej tworzą one również bazy solidnych płatników — mówi Marcin Nakielski, dyrektor działu sprzedaży w firmie windykacyjnej Alektum.
Kolejnym sposobem na upewnienie się, że nie stracimy pieniędzy przez kontrahenta lub klienta zwlekającego z opłaceniem faktury, jest wymaganie przedpłaty za wykonane usługi lub dostarczone przedmioty. Chodzi o kwotę zapłaconą zaraz po zawarciu umowy, jeszcze przed sfinalizowaniem transakcji. Zazwyczaj stanowi ona określony procent wartości całego zamówienia. Jej zadaniem jest zagwarantowanie doprowadzenia transakcji do końca i zapłaty przez klienta.
Polisa albo gwarancja
W weryfikacji kontrahenta pomoże też współpraca z wywiadownią gospodarczą albo firmą faktoringową. Takie podmioty zwykle sprawdzają wiarygodność finansową i rzetelność potencjalnych partnerów. Przed nierzetelnymi klientami i kontrahentami można też zabezpieczyć się kupując ubezpieczenie należności. Ubezpieczyciele monitorują na bieżąco stabilność finansową partnerów biznesowych i na tej podstawieustalają kwotę, do której zapewnią ochronę, czyli zobowiązują się do wypłaty odszkodowania w przypadku ich niewypłacalności czy nawet bankructwa.
— Analitycy ubezpieczeniowi nie tylko aktualizują na bieżąco zgromadzone informacje i poddają je weryfikacji, ale także informują, jeżeli jeden z partnerów znajdzie się w trudnej sytuacji finansowej i współpraca z nim może wiązać się z większym ryzykiem. Jeśli okaże się, że firma, z którą prowadzimy współpracę biznesową, ma problemy finansowe, ubezpieczyciel pomoże także ustalić plan działania, który zmniejszy potencjalne straty — mówi Paweł Szczepankowski, dyrektor zarządzający w Atradiusie.
Inną opcją jest gwarancja bankowa. Polega ona na zobowiązaniu się banku do zapłaty przedsiębiorcy określonej kwoty — na wypadek, gdyby kontrahent miał problem z terminową spłatą zobowiązania. Jeśli więc partner biznesowy lub klient zwleka ze spłatą należności, wówczas bank, przy spełnieniu określonych warunków przez wierzyciela (potwierdzonych dokumentami wskazanymi w gwarancji), wypłaca należne pieniądze.
Martwe prawo
Przedsiębiorcy starający się uchronić przed niepłacącymi kontrahentami czy klientami mogą również zdecydować się na prewindykację, czyli takie działania, jak monitoring płatności, tj. nadzorowanie procesu zapłaty należności już w momencie wysłania faktury. To pozwoli zminimalizować ryzyko opóźnień płatności. Ponadto dzięki temu w razie potrzeby proces windykacji uruchamiany jest od razu po upływie wskazanego terminu spłaty, a nie wiele dni później, co często w Polsce się zdarza. Piotr Gajda, ekspert firmy windykacyjnej Intrum, radzi, żeby dobrze konstruować umowy handlowe.
— Zapisy w umowie zawsze trzeba dopasować do konkretnych ustaleń. Stanowczo odradzamy korzystanie z wzorców umownych, które nie zabezpieczą dostatecznie naszych interesów — mówi Piotr Gajda.
Jego zdaniem remedium na zatory może się stać nowa ustawa antyzatorowa, którą szykuje rząd. Z drugiej jednak strony możliwe, że nie zmieni ona znacząco sytuacji na rynku płatniczym.
— Poprzednia ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych nie przyjęła się w Polsce — to jest martwe prawo. Jednym z powodów jest to, że zastosowanie proponowanych w niej rozwiązań w praktyce może skutkować pogorszeniem stosunków z kontrahentem albo zerwaniem z nim współpracy — mówi Piotr Gajda.