MŚP, które są zwolnione z VAT, będą miały obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 stycznia 2025 r. Natomiast pół roku wcześniej system będzie obligatoryjny dla VAT-owców.
– Jednym z największych wyzwań dla MŚP dotyczących wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania jest odpowiednie przygotowanie technologiczne. Pracują nad nim zarówno jednostki rządowe, jak i producenci narzędzi wspierających codzienną pracę księgowych i biur rachunkowych. Integracja tych systemów jest niezbędna, aby przedsiębiorstwa płynnie przeszły na wystawianie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych – podkreśla Krzysztof Wojtas, prezes SaldeoSmart, firmy specjalizującej się w rozwiązaniach księgowo-kadrowych dla MŚP.
Lepsza kontrola finansów
Anita Gołębiewska, dyrektor zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), również uważa, że wdrożenie KSeF dla wielu firm może sprawić spore trudności.
– Ale system oferuje dla przedsiębiorców także wiele korzyści, w tym m.in. oszczędność czasu i lepszą kontrolę finansów. Dzięki automatycznemu księgowaniu dokumentów, możliwości natychmiastowego rozliczania operacji bankowych i wygodnemu dostarczaniu faktur do klientów przedstawiciele biznesu będą mogli bardziej skoncentrować się na rozwoju działalności firm – zaznacza Anita Gołębiewska.
Z najnowszego badania OSCBR wynika, że przedstawiciele biur rachunkowych mają sporo obaw przed wdrożeniem systemu. Prawie 60 proc. z nich uważa, że ich klienci nie mają narzędzi do fakturowania zgodnych z KSeF. Tylko ok. 13 proc. respondentów twierdzi, że przedsiębiorcy są gotowi do wdrożenia nowych rozwiązań. Natomiast 27 proc. przedstawicieli badanych biur rachunkowych nie ma w tej sprawie zdania.
OSCBR przygotowała pod patronatem Ministerstwa Finansów (MF) program „Bądź gotowy na KSeF”. Oferuje on biurom rachunkowym darmowe szkolenia przygotowujące do wdrożenia systemu.
– Chcemy dotrzeć do przedsiębiorców poprzez biura rachunkowe. Oferujemy merytoryczne szkolenia i techniczne instruktaże. Klienci biur mogą skonsultować się z nami, a nasi eksperci przekażą im praktyczną wiedzę. Ponadto dostarczamy nowoczesne bezpłatne oprogramowanie, system zintegrowany z kontem bankowym, który spełnia wymogi KSeF – wyjaśnia Anita Gołębiewska.
Szkolenia i webinary
Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w MF, zapowiada liczne szkolenia i webinary, które będą prowadzone przez przedstawicieli administracji.
– Chciałbym ocieplić wizerunek Krajowego Systemu e-Faktur. Jego wdrożenie nie jest wcale takie straszne. KSeF usprawni życie przedsiębiorcom i procesy księgowe. Przyczyni się do dalszego uszczelnienia systemu podatkowego. Dotyczy to szczególnie VAT, lecz również podatków dochodowych – zwraca uwagę Krzysztof Rogowski.
Jego zdaniem system przyczyni się do zwiększenia dostępu do danych.
– KSeF to również usprawnienie obrotu gospodarczego. Na pewno wprowadzimy cyfryzację i automatyzację obiegu faktur. Sprawniejsza dokumentacja transakcji będzie oznaczać szybsze otrzymywanie płatności. To przyczyni się do zwiększenia płynności przedsiębiorstw – podkreśla Krzysztof Rogowski.
Zwraca uwagę także na korzyści podatkowe. Maksymalny podstawowy termin zwrotu podatku VAT – jak tłumaczy – ulegnie skróceniu z 40 do 60 dni. Zapewnia, że wydajność systemu jest na najwyższym poziomie.
– Oczywiście przewidujemy prace serwisowe, niezbędne w przypadku prawidłowego funkcjonowania systemów teleinformatycznych. Będziemy o nich informować odpowiednio wcześnie. Jeśli chodzi o przepustowość systemu - będzie mógł przetwarzać sto milionów faktur dziennie – zaznacza Krzysztof Rogowski.
Błąd systemu
Warto podkreślić , że od 1 stycznia 2025 r. zaczną obowiązywać przepisy wprowadzające sankcje dla firm związane z KSeF. W jakich sytuacjach przedsiębiorstwa mogą być ukarane? Przede wszystkim wtedy, gdy nie wystawią faktury w systemie, czyli nie prześlą jej do rządowego systemu. Inny powód?
– Wystawią fakturę niezgodną ze wzorem, gdy system będzie niedostępny z winy oprogramowania, z którego korzysta firma, lub z winy ministerstwa. Ponadto przedsiębiorca może spodziewać się kary, jeśli nie prześle do KSeF faktur wystawionych offline następnego dnia roboczego, jeśli za sytuację odpowiada błąd systemu po stronie firmy - lub w terminie do siedmiu dni roboczych, gdy dojdzie do awarii KSeF – wylicza Krzysztof Wojtas.
Zawraca uwagę, że nowe przepisy nie przewidują już pierwotnie planowanej kary minimalnej.
– Ustawodawca zrezygnował z niej po konsultacjach z przedsiębiorcami. Kwoty kar będą się mieściły w przedziale od 0 do 100 proc. wysokości podatku na fakturze lub do 18,7 proc. wartości całej faktury. Co istotne, kara będzie dotyczyła każdego dokumentu osobno i będzie nakładana bez wzywania do usunięcia naruszenia. Przedsiębiorcy nie będą mogli zastosować procedury czynnego żalu – zaznacza Krzysztof Wojtas.
Rafał Strzelecki, prezes spółki technologicznej CashDirector, zachęca przedsiębiorców, aby nie czekali na ostatni moment i wcześniej zaczęli przygotowania do wdrożenia systemu w firmach.
– Pierwszym krokiem może być skorzystanie z darmowych szkoleń w ramach programu Bądź Gotowy na KSeF – uważa Rafał Strzelecki.