Często jest tak, że podejmując rozmaite decyzje biznesowe, przedsiębiorca nie może być pewien, jakie będą ich podatkowe skutki.
Każda transakcja i decyzja biznesowa pociąga za sobą określone skutki podatkowe. Ich analiza powinna być nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem. Jednocześnie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z zawiłości i niestabilności polskiego systemu podatkowego. Bardzo trudno jest uzyskać jednoznaczną interpretację określonego przepisu podatkowego. Mało tego, wydawane przez władze skarbowe opinie na temat tych samych przepisów często są sprzeczne.
W efekcie często jest tak, że podejmując rozmaite decyzje biznesowe, przedsiębiorca nie może być pewien, jakie będą ich podatkowe skutki.
Czy oznacza to, że z ryzykiem podatkowym trzeba po prostu żyć i nie da się go w żaden sposób ograniczyć? Zdecydowanie nie. Zwłaszcza, że mogłoby to prowadzić do zbyt konserwatywnego podejścia do podatków, przekładającego się bezpośrednio na nieracjonalnie duże obciążenia podatkowe, zwiększające koszty działalności firmy.
Osoba odpowiedzialna za składane raporty podatkowe (np. dyrektor finansowy) nie ma możliwości kontrolowania całości procesu, każdej faktury wpływającej na kwoty wykazane w zeznaniach podatkowych. Tak więc opiera się na informacjach przetworzonych, zakładając, że proces ich gromadzenia i przetwarzania funkcjonuje w sposób prawidłowy. I tu pojawia się pytanie — jakie narzędzia można wykorzystać, aby zarządzanie ryzykiem podatkowym było efektywne?
Po pierwsze — ludzie
Trudno będzie zarządzać przepisami i mentalnością urzędników, ale są obszary ryzyka podatkowego, na które przedsiębiorca ma wpływ. Kompetencje osób biorących udział w procesie rozliczania podatków, procedury wewnętrzne zapewniające sprawny przepływ informacji oraz wsparcie rozliczeń podatkowych przez stosowane systemy informatyczne — to elementy, których prawidłowe funkcjonowanie jest uzależnione od zarządu firmy.
Osoby zaangażowane w proces rozliczania podatków powinny mieć precyzyjnie zdefiniowany zakres obowiązków. Wśród pracowników finansów i księgowości należy rozdzielić funkcje sprawozdawczości podatkowej. Warto powołać menedżera podatkowego, którego rolą powinna być kontrola bieżących rozliczeń i identyfikacja ryzyk podatkowych oraz optymalizacja obciążeń podatkowych. Nie można zapominać o ludziach spoza „finansów”, podejmujących decyzje biznesowe, które bez znajomości (nawet ogólnej) regulacji podatkowych mogą okazać się chybione.
Po drugie — procedury
Z drugiej strony, osoby podejmujące decyzje o traktowaniu podatkowym danej transakcji muszą mieć kompletną i rzetelną informację. Osiągnięcie tego jest możliwe tylko przy zapewnieniu jej właściwego przepływu i dokumentowania. Procedury wewnętrzne muszą definiować źródło, zakres, terminy i sposób przekazywania informacji. Zaangażowane w proces osoby, które nie są specjalistami podatkowymi, muszą mieć jasno sformułowane oczekiwania — co, kiedy i w jakiej formie należy dostarczyć do księgowości lub jakie dane wprowadzić do systemu informatycznego.
Po trzecie — informatyka
I tu dochodzimy do trzeciego obszaru — funkcjonalności podatkowej stosowanych systemów informatycznych, która w polskich realiach jest niestety bardzo ograniczona. Bardzo często, nawet w firmach stosujących zaawansowane systemy informatyczne, przygotowanie deklaracji podatkowej wymaga pracy manualnej i szeregu dodatkowych zestawień. A przecież w zasadzie każdą transakcję można traktować „podatkowo”, kodując ją lub rozpisując na matematyczny algorytm. W efekcie, stawka VAT na fakturze wystawianej przez osobę z działu sprzedaży może generować się automatycznie, w oparciu o rekordy dostępne w systemie. Dopiero rozbudowanie i dostosowanie standardowej funkcjonalności systemu do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa pozwoli na faktyczne wspieranie procesu rozliczeń podatkowych, a ograniczenie operacji manualnych na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu.
I to właśnie jest zarządzanie ryzykiem podatkowym.
Zamyka się ono w trzech podstawowych obszarach — w dostosowaniu systemów informatycznych do funkcji podatkowych, zgodnych z potrzebami danego przedsiębiorstwa, w uzupełnieniu zautomatyzowanych procesów o wewnętrzne procedury podatkowe, które zapewnią sprawny przepływ informacji pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa i po trzecie — w zarządzaniu wiedzą osób zaangażowanych w rozliczenia podatkowe. W polskich przedsiębiorstwach w każdym z tych obszarów na pewno jest wiele do zrobienia.
Grażyna Młynarczyk starszy menadżer w zespole VAT, Ernst & Young