Przedsiębiorcy, którzy prowadzą projekty B+R, często mają problem z przewidzeniem ich wyników. Trudno jest im również oszacować, czy w trakcie realizacji przedsięwzięcia będą musieli wprowadzić zmiany w pracach badawczych. Zapisy w umowach o dofinansowanie dopuszczają taką możliwość.
Z czego mogą wynikać zmiany w projekcie?
– Niekiedy zachodzi konieczność powtórzenia pewnych badań, bo przedsiębiorcę nie satysfakcjonują uzyskane rezultaty. Inny przykład: firma otrzymała wyniki z realizacji danego etapu projektu i musi znacząco zmienić zakres prac w kolejnej fazie przedsięwzięcia. Może też wystąpić sytuacja, w której konieczne będzie dodanie jakichś prac, które wcześniej nie były planowane. Przedsiębiorcy często muszą jednak z części wspomnianych prac zrezygnować, bo ich prowadzenie przestaje mieć sens w kontekście projektu – wyjaśnia Grzegorz Bachorski, młodszy koordynator ds. rozliczeń w Crido.
Negatywny wpływ pandemii
Zwraca uwagę, że konieczność wprowadzania zmian w projektach z dofinansowaniem unijnym może wynikać z przyczyn nie tylko rynkowych, ale też badawczych. Powodem może być również pandemia, która ma niebagatelny wpływ na działalność przedsiębiorstw.
– Może okazać się, że terminy dostaw materiałów i surowców niezbędnych do badań ulegają znaczącemu wydłużeniu. Wówczas beneficjenci lub zaangażowani w realizację projektu podwykonawcy nie mogą prowadzić prac B+R zgodnie z przyjętym wcześniej harmonogramem. W tej sytuacji istnieje konieczność zmodyfikowania kamieni milowych poszczególnych etapów przedsięwzięcia, na podstawie których przedsiębiorca i przedstawiciele instytucji finansującej zdecydują, czy zasadna jest dalsza realizacja projektu – podkreśla Grzegorz Bachorski.
Warto zaznaczyć, że beneficjenci nie mogą samodzielnie wprowadzać zmian w projekcie.
– Zgodnie z umową o dofinansowanie muszą oni uzyskać zgodę instytucji finansującej na wprowadzenie istotnych korekt w przedsięwzięciu. W przeciwnym razie mogą spotkać się z zarzutem naruszenia warunków wspomnianej umowy. W skrajnym przypadku przedsiębiorca powinien liczyć się z jej rozwiązaniem i wezwaniem do zwrotu otrzymanego dofinansowania – przestrzega Grzegorz Bachorski.
Odpowiednie argumenty
Wielu beneficjentów obawia się reakcji przedstawicieli instytucji finansującej w przypadku konieczności wprowadzania zmian w projekcie. Warto pamiętać, że jeżeli modyfikacje są uzasadnione, nie powinny zostać zakwestionowane przez specjalistów od funduszy unijnych.
– Niestety, poważną niedogodnością przy wprowadzaniu zmian w projektach jest to, że przedstawiciele instytucji finansujących zazwyczaj nie dotrzymują umownych terminów, w których powinni wydać decyzję. Niektórzy beneficjenci czekają na odpowiedź trzy miesiące, pół roku, a nawet i dłużej – ubolewa Grzegorz Bachorski.
Obowiązkiem beneficjenta jest również przygotowywanie bieżących sprawozdawań dotyczących postępów prac w projekcie. Zgodnie z umową o dofinansowanie ma obowiązek regularnie składać wnioski o płatność, których elementem jest przedstawianie informacji o tym, co przedsiębiorca już zrobił w ramach projektu, jakie ma dalsze plany, a także jakie problemy pojawiły się w związku z realizacją przedsięwzięcia.