Częste zmiany w przepisach dotyczących m.in. comiesięcznego rozliczania pracowników, kontrolowania ich umów, obliczania ich zobowiązań wobec urzędu skarbowego i ZUS są zmorą firmowych działów kadr i płac. Kolejne nowelizacje prawa pracy i przepisów dotyczących podatków wymagają wnikliwej analizy. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą przeznaczać dodatkowe pieniądze na szkolenia pracowników i aktualizację systemów rozliczeniowych. Dlatego coraz więcej przedstawicieli biznesu zleca obsługę wspomnianych zadań firmom zewnętrznym, które specjalizują się w tej dziedzinie. Obsługa kadrowo-płacowa firm (ang. payroll) to jedna z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi outsourcingu. Przedsiębiorcy pozbywają się problemu związanego z koniecznością nadążania za zmianami w przepisach i uzyskują oszczędności.
– Przekazanie obsługi zadań kadrowo-płacowych specjalistom zewnętrznym to dla firmy zysk. W skali roku są to oszczędności stanowiące od 10 do 20 proc. wartości utrzymania własnego działu zajmującego się kwestiami rozliczania pracowników – mówi Tomasz Pawluczuk, kierownik ds. kluczowych klientów, specjalizujący się w outsourcingu kadrowo-płacowym w LeasingTeam Group.
Zwraca uwagę na redukcję kosztów stałych w firmie.
– Przedsiębiorca, który ma stu pracowników, płaci zewnętrznej firmie za obsługę kadrowo-płacową wszystkich podwładnych. Jeżeli zredukuje zatrudnienie do 80 osób, otrzyma fakturę na kwotę pomniejszoną o 20 proc. Taki zabieg nie jest możliwy w przypadku firmy posiadającej własny dział kadr i płac. Ponadto korzystanie z outsourcingu zwalnia przedsiębiorcę z ciągłego szkolenia pracowników. Firma nie musi też mieć odpowiedniego oprogramowania i systematycznie go aktualizować – wylicza Tomasz Pawluczuk.
Wyjaśnia, że przedsiębiorcy, którzy powierzają obsługę swoich zadań zewnętrznym firmom, mogą liczyć m.in. na comiesięczne rozliczenia pracowników, prowadzenie ich dokumentacji, a także na reprezentowanie swoich spraw przed organami państwowymi.
– To wielka oszczędność czasu. Przedsiębiorca może przeznaczyć go na kluczową działalność firmy i realizację strategicznych celów. Outsourcing chroni też właściciela spółki przed konsekwencjami nieumyślnych błędów popełnianych przez pracowników jego działu kadr i płac – przekonuje Tomasz Pawluczuk.
Agnieszka Haponik, dyrektor ds. rozwoju biznesu w LeasingTeam Group, radzi, jak wybrać dostawcę wspomnianych usług.
– Doświadczenie firmy w tej dziedzinie jest najważniejsze. Warto przyjrzeć się systemowi, z jakiego korzysta usługodawca. Wielu stosuje nowoczesne i bezpieczne rozwiązania, na których zakup przedsiębiorca prowadzący własny dział kadr i płac często nie mógłby sobie pozwolić. Kolejną zaletą jest udostępnianie klientom platformy do kompleksowej obsługi i automatyzacji procesów HR. Otrzymują oni elektroniczną ewidencję czasu pracy, raporty analityczne, możliwość podpisywania umów online. Natomiast pracownicy mają stały dostęp do swoich danych – podkreśla Agnieszka Haponik.