Ministerstwo Finansów (MF) prowadzi pilotaż Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Na razie korzystanie z tego systemu, który służy do wystawiania i otrzymywania wspomnianych dokumentów drogą elektroniczną, jest dobrowolne. Od przyszłego roku, najpewniej od kwietnia, będzie już obowiązkowe. Przed firmami stoi wiele wyzwań z tym związanych, w tym także technologicznych.
Z danych firmy Webcon, będącej jednym z największych dostawców systemów obiegów dokumentów w Polsce, wynika, że przejście na elektroniczne fakturowanie to dla firm oszczędności kadrowe.
Od bieżącego roku nasz kraj dołączył do grona zaledwie kilku państw europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Są one sporządzane zgodnie z opracowanym przez MF wzorem w lokalnych programach finansowo-księgowych firm. Wspomniane faktury nie trafiają bezpośrednio do odbiorcy. Przesłane do centralnej bazy pojawiają się w systemie, z którego kontrahent może je pobrać. Dostęp do nich jest możliwy za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego.
– Wdrożenia związane z elektronicznym obiegiem dokumentów cieszą się coraz większym zainteresowaniem wśród firm. Faktury to niezmiennie jeden z najchętniej i najczęściej digitalizowanych typów dokumentów. Dzięki KSeF zacznie obowiązywać powszechny standard ich zapisu. Umożliwi on w pełni elektroniczne przesyłanie ich między firmami i otworzy drogę do automatyzacji procesów związanych z rejestracją i obsługą wspomnianych dokumentów na większą skalę – zaznacza Łukasz Wróbel, wiceprezes firmy Webcon.
Z szacunków tej firmy wynika, że przedsiębiorstwom, które odpowiednio wykorzystają uruchomienie KSeF, znacznie spadną koszty obsługi faktur.
– Cyfryzacja wspomnianych dokumentów to oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie ich drogą elektroniczną w standardzie KSeF to pewność, że trafią one do odbiorcy szybciej niż dotychczas. To pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotów między firmami – ocenia Łukasz Wróbel.
Zauważa, że przedsiębiorcy korzystający z KSeF zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Dostaną go w ciągu 40, a nie 60 dni.
– Każda faktura ustrukturyzowana będzie archiwizowana i przechowywana w systemie przez 10 lat. Dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, a dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu czy zgubieniu. Takie sytuacje zdarzają się czasami w przypadku faktur tradycyjnych – wyjaśnia Łukasz Wróbel.
Zwraca jednak uwagę na skomplikowany formularz, który będzie musiał wypełnić przedsiębiorca.
– KSeF został zaprojektowany w taki sposób, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. Formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. Jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury – podkreśla Łukasz Wróbel.