Przedstawiciele biznesu, którzy znają wymagania obowiązujące ich po podpisaniu umowy o dofinansowanie, nie stracą unijnego grosza.
Aby przedsiębiorca mógł rzetelnie zrealizować projekt z dotacją, musi zapoznać się z wytycznymi, które są w unijnych i krajowych aktach prawnych. Najważniejszym dla niego dokumentem jest jednak umowa o dofinansowanie. Warto, aby zapoznał się z jej treścią już na etapie prac przygotowawczych. To pomoże mu odpowiednio zaplanować zadania projektowe.
Umowa o dofinansowanie przewiduje maksymalną przysługującą przedsiębiorcy wysokość grantu. Nie oznacza to jednak, że dostanie on ostatecznie taką kwotę, nawet jeśli zrealizuje w pełni projekt i osiągnie jego cele.
Zamówienia
Istotną kwestią są również odpowiednio zrealizowane zakupy, np. urządzeń, maszyn, usług badawczych, robót budowlanych. Warto, aby przedsiębiorca zadbał o konkurencyjność tych wydatków. To oznacza, że zamówienie powinno być poprzedzone właściwym oszacowaniem jego wartości. To pomoże firmie wybrać tryb przetargu: z wolnej ręki, w drodze rozeznania rynku lub zgodnie z zasadą konkurencyjności. W każdym z tych trzech przypadków ważne są parametry procedury zamówienia. Chodzi o sposób upublicznienia ogłoszenia, termin składania ofert i formę zawarcia umowy. Jeżeli przedsiębiorca naruszy zasadę właściwego trybu udzielenia zamówienia, musi liczyć się ze zwrotem części dotacji.
Ewidencja księgowa
Co ważne, realizacja projektu z unijnym wsparciem wiąże się również z koniecznością przestrzegania zasad ewidencjonowania i dokumentowania wydatków projektowych. Przedsiębiorca powinien prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową. Będzie ona pomocna w identyfikacji poszczególnych operacji finansowych związanych z projektem. Ponadto powinien archiwizować dokumenty księgowe wraz z potwierdzeniem zapłaty i związane z przeprowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, a także umowy, oświadczenia i protokoły odbioru.
Kolejnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest regularne składanie wniosków o płatność, zazwyczaj co trzy lub sześć miesięcy, w zależności od konkursu dotacyjnego.
Wskaźniki projektu
Beneficjent powinien osiągnąć założone we wniosku wartości docelowych wskaźników przedsięwzięcia. Co ważne, musi zrobić to w terminach, jakie zadeklarował. Przedsiębiorca powinien też zwrócić uwagę, jakie wskaźniki miał osiągnąć w momencie zakończenia projektu, a jakie rok czy trzy lata później. O jakich parametrach najczęściej zapominają przedstawiciele biznesu? Między innymi o tych, które dotyczą wzrostu zatrudnienia w wyniku realizacji projektu. Nowe etaty powinny być utrzymane co najmniej do zakończenia okresu trwałości przedsięwzięcia. Inne wskaźniki, o których beneficjenci często zapominają, dotyczą pozytywnego wpływu projektu na środowisko.
Warto podkreślić, że przedsiębiorca, który nie osiągnie założonych we wniosku parametrów, musi liczyć się z uszczupleniem dotacji proporcjonalnie do stopnia nieuzyskanych wskaźników.
Informacja i promocja
Przedsiębiorcy mają też obowiązek informowania opinii publicznej o tym, że otrzymali dofinansowanie unijne. Chodzi o oznaczanie dokumentów projektowych odpowiednimi logotypami, umieszczanie opisu przedsięwzięcia na odpowiedniej stronie internetowej, a także tablicy informacyjnej lub plakatu w miejscu realizacji inwestycji.
Zmiany w umowie
Istotną kwestią są również zasady wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie. Co do zasady, należy o tym poinformować właściwą instytucję, która przyznała grant. Niektóre zmiany można wprowadzać bez jej zgody. Wystarczy poinformować o tym już post factum. Zgoda wspomnianej instytucji jest niezbędna w przypadku zmian w harmonogramie przedsięwzięcia lub w statusie prawno-organizacyjnym beneficjenta.
Trwałość projektu
Po zakończeniu przedsięwzięcia beneficjent ma obowiązek zachować jego trwałość w ciągu najbliższych trzech lub pięciu lat. Co to oznacza w praktyce? Chodzi m.in. o utrzymanie w tym czasie wartości docelowych wskaźników projektu i prowadzenie działań promocyjnych dotyczących przedsięwzięcia. Jeżeli przedsiębiorca nie wypełni tych obowiązków, będzie musiał zwrócić część lub całość grantu wraz z odsetkami liczonymi jak zaległości podatkowe.