System ERP przygotowuje grunt do wprowadzenia ISO
Systemy zarządzania jakością i aplikacje komputerowe dla biznesu bardzo dobrze ze sobą współpracują. Z korzyścią dla przedsiębiorstwa.
Wprowadzenie w firmie systemu zarządzania jakością, które wiąże się z wytworzeniem potężnej dokumentacji, to bez wsparcia informatycznego zwykła prowizorka.
— Firmy próbujące organizować to w sposób tradycyjny, opierające się na dokumentacji papierowej, bez digitalizacji procesu, bardzo często ponoszą klęskę lub wdrażają system powierzchownie, bardziej dla korzyści marketingowych niż faktycznej poprawy działania. Wraz z uruchomieniem systemu zapewnienia jakości rozpoczyna się gromadzenie informacji o działaniach związanych z kli- entami, dostawcami, pracownikami, a także infrastrukturą firmy. Pracownicy dysponują szczegółowymi procedurami postępowania, mają do dyspozycji cały zestaw instrukcji i formularzy, które mają im ułatwić realizację zadań — mówi Anna Andraszek, pełnomocnik do spraw jakości w firmie Macrologic.
Nawet gdy gromadzi się tylko najpotrzebniejsze dane, szybko dokumentów robi się za dużo, żeby nimi zarządzać, a firma dosłownie tonie w papierach.
— Wprowadzenie wsparcia informatycznego likwiduje podstawowe źródła problemów związanych z utrzymaniem struktury dokumentacji, zachowaniem aktualności dokumentów i szybkim dostarczaniem informacji członkom organizacji. Najistotniejsze jest jednak to, że system automatyzuje i porządkuje gromadzenie danych — uważa Anna Adraszek.
ERP wspiera ISO
Trzeba rozróżnić oprogramowanie przygotowane specjalnie do wspierania zarządzania jakością i oprogramowanie klasy ERP.
— Wdrożenie systemu ERP jest dobrym przygotowaniem gruntu do wprowadzenia ISO. Rozwiązania klasy ERP wymuszą uporządkowanie procesów, sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów. Ponadto mają elementy związane z kontrolą jakości różnych obszarów, m.in. związanych z łańcuchem dostaw i logistyką. Po wprowadzeniu systemu ERP, w przypadku którego wykonuje się mapę procesów i zapewnia firmie przejrzystość działań, ich efektów i kosztów, wdrożenie systemu ISO jest dużo prostsze — tłumaczy Marcin Sokołowski z Epicor Software.
Dotyczy to nie tylko ERP. Każdy skutecznie wdrożony system informatyczny przyczynia się do poprawy jakości działania firmy.
— System obsługi Service Desk wspiera proces obsługi klientów, system CRM to wsparcie dla sprzedaży i marketingu, portale intranetowe usprawniają wymianę informacji wewnętrznej — mówi Adam Niedbała, konsultant ds. jakości i projektów w spółce Itelligence.
Co ciekawe, wdrożenie ERP bardzo często jest przyczyną rozpoczęcia prac nad systemem zarządzania jakością. Przy okazji inwestycji w ERP przedsiębiorstwo chce usprawnić sposób działania i istniejące procedury. Korzysta więc z dobrych praktyk, np. standardów ISO.
— Jeśli równocześnie dojdą do tego wymagania natury formalnej, np. konieczność zapewnienia zgodności z SOX, PCI SSC lub innymi regulacjami, wówczas organizacja szybko się przekona, że do sprawnego działania potrzebuje spoiwa, cementującego procesy biznesowe, a zwłaszcza procedury organizacyjne, zasady koegzystencji i wymiany informacji między systemami informatycznymi, pracownikami, klientami, kooperantami. Taką właśnie rolę pełni system zarządzania jakością — mówi Adam Niedbała.
Specjalnie dla ISO
Systemy typu ERP to jedno, inną sprawą jest natomiast specjalne oprogramowanie QM (od angielskiego Quality Management — zarządzanie jakością), które oferuje niemiecki gigant informatyczny SAP.
— Narzędzia QM najczęściej są stosowane w przedsiębiorstwach, w których ze względu na rodzaj prowadzonej działalności zapewnienie wysokiej jakości wyrobów bądź usług ma charakter priorytetowy. Można tu wymienić na przykład sektor spożywczy, farmaceutyczny, kosmetyczny, branżę lotniczą, paliwową czy cały sektor chemiczny — mówi Szymon Horodyński, konsultant wdrożeniowy SAP w BCC.
Wdrożenie systemu QM ma sprawić, że działania w obszarze zarządzania jakością do tej pory nieskoordynowane i rozproszone po różnych działach firmy zmienią się w jeden proces.
— Pamiętajmy, że jednym z zadań stawianych przed rozwiązaniami IT odpowiedzialnymi za zarządzanie jakością, jest umożliwienie spełnienia kryteriów jakości, określonych w normach z rodziny ISO 9000. Normy te dotyczą zarówno metod wprowadzania udoskonalenia, jak i kontrolowania systemu zarządzania jakością. Wdrażając takie rozwiązanie informatyczne, mamy pewność, że nasza firma przestrzega standardów ISO 9000 — podkreśla Szymon Horodyński.
Wyłapywanie błędów
Systemy QM mają praktyczne zastosowanie na każdym etapie łańcucha dostaw — w gospodarce materiałowej, planowaniu produkcji, sprzedaży i dystrybucji.
— Rozwiązanie QM rejestruje i udostępnia w formie raportów dane dotyczące błędów i braków oraz ich przyczyn. Na podstawie tych raportów menedżerowie odpowiedzialni za jakość i logistykę mogą podejmować decyzje wpływające na obniżenie kosztów i usprawnianie procesów logistycznych, np. o zmianie dostawcy surowca czy komponentu, receptury produktu, marszruty technologicznej, a nawet modyfikacji organizacji produkcji — prze-konuje Szymon Horodyński.
Wojciech Chmielarz