Z usług doradców korzysta coraz więcej firm. Warto się więc zastanowić, jak optymalnie wykorzystać te nie należące do najtańszych usługi.
W „Mistrzu i Małgorzacie” Bułhakowa konsultant był określany jako specjalista od czarnej magii. Jednak nie magia, ale fachowa wiedza są podstawowym produktem, który mają do zaoferowania firmy doradcze. Żeby ją jednak dobrze wykorzystać, współpracę z firmą konsultingową należy umiejętnie zorganizować.
Warunki kooperacji
— Warunkiem powodzenia jest właściwe zrozumienie i zdefiniowanie problemów, z jakimi zgłaszają się do firmy konsultingowej klienci, a także sprecyzowanie zakresu usług firmy doradczej i ustalenie zasad współpracy. Ważne jest również wyznaczenie w firmie korzystającej z pomocy konsultanta osób współpracujących z nim na szczeblu roboczym i na poziomie menedżerskim. Pracownicy ci są potem odpowiedzialni za podejmowanie etapowych decyzji i kontakt z zarządem — mówi Edyta Skoczyńska, dyrektor zarządzający firmy Evip Capital.
Według niej, w umowie powinny znaleźć się ustalenia co do częstotliwości i trybu kontaktów z konsultantem, a także zasad przekazywania informacji i sposobu komunikacji. Istotne jest również precyzyjne określenie warunków odbioru prac, bo często na tym etapie występują nieporozumienia. Bywa tak, że firma konsultingowa współpracę z klientem uważa za zakończoną, gdy ten oczekuje jeszcze wsparcia. Dobrym rozwiązaniem jest więc dwuetapowy proces odbioru prac. Zleceniodawca ma jeszcze wówczas szansę weryfikacji i zgłoszenia swoich uwag.
— Żeby współpraca między firmą doradczą a klientem dobrze się układała, obie firmy muszą traktować to co robią jako wspólne przedsięwzięcie. Układ musi być partnerski. Konsultant to nie kelner, który przyniesie gotowe danie, poda na talerzu i pójdzie — mówi Krzysztof Kwiecień, dyrektor działu doradztwa gospodarczego firmy Deloitte.
Klient powinien mieć świadomość, że wdrożenie projektu będzie wymagać od niego zaangażowania: udostępnienia informacji, przeszkolenia ludzi, utworzenia nowych struktur. Firmie doradczej trzeba stworzyć odpowiednie warunki do działania. Ważne jest też realistyczne ustalenie oczekiwań co do efektów. Często od konsultantów oczekuje się rzeczy niemożliwych lub próbuje się narzucać im zadania, z których nie sposób się wywiązać. Tymczasem odpowiedzialność za ewentualny sukces lub porażkę ponoszą obie strony.
Receptą na to, żeby współpraca między firmą doradczą a klientem układała się dobrze, według Jacka Pluty, właściciela firmy Praxis Management, jest długofalowa współpraca.
Dobry konsultant powinien wiedzieć wszystko o firmie, dla której pracuje. Musi dobrze poznać klienta i wspólnie z nim ustalać cele rozwoju — twierdzi Jacek Pluta.
Współpracując na stałe z daną firmą, konsultant nie musi każdorazowo tracić czasu na zapoznawanie się z klientem, a to wpływa na obniżenie kosztów usług. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, dla których usługi doradcze są jeszcze często zbyt drogie. Tym bardziej że nadal bardzo popularną podstawą naliczania wynagrodzenia konsultanta jest liczba godzin, które poświęcił danemu klientowi. Lepiej więc, jeśli nie musi za każdym razem tracić czasu na zapoznawanie się z nim.
Z kim nam po drodze
Mimo że wysokie ceny stanowią barierę dla małych przedsiębiorców to, specjaliści zgodnie twierdzą, iż pieniądze nie powinny być najważniejszym kryterium, którym należy się kierować przy wyborze firm doradczych.
Ceny usług konsultingowych są zróżnicowane, bo zróżnicowany jest ich rynek. Za pomoc dużych, liczących się na rynku firm konsultingowych płaci się oczywiście więcej niż w przypadku korzystania z usług małych firm. Przykładowo, zrobienie biznesplanu może kosztować od 2 tys. zł. do 50 tys. zł.
W ostatnich latach na rynku pojawiło się wiele nowych małych firm konsultingowych. Ceny ich usług spadły. Szacuje się, że w ciągu ostatnich lat aż trzykrotnie. Na przykład, wdrożenie systemu ISO kosztowało 90 tys. zł, dziś — 30 tys. zł.
Szczególnie niskie ceny usług oferują firmy jednoosobowe.
— Zakres oferowanych przez nie usług jest jednak nieporównywalny z ofertą dużych firm, które zatrudniają wielu pracowników, inwestują w ich szkolenia. Tu obowiązują zwykle stawki godzinowe dla konsultantów. Cena uzależniona jest od liczby specjalistów pracujących przy projekcie i czasu, jaki muszą na niego poświęcić, a także od stopnia jego złożoności — uważa Krzysztof Kwiecień.
— Sposoby rozliczeń są zróżnicowane. Istnieje tendencja do płacenia po wykonaniu usług, szczególnie jeśli uzyskany efekt jest wymierny, jak np. przy pozyskiwaniu środków finansowych czy sprzedaży firmy. Przy bardzo dużych budżetach wynosi około 1 proc., przy małych — od 3 do 5 proc. Często honoraria konsultantów uzależnione są od uzyskanych efektów, stanowią udział w zyskach. Często również klient płaci po zamknięciu pewnego etapu prac, a firma konsultingowa pobiera jedynie zaliczki na poczet podejmowanych działań — mówi Edyta Skoczyńska.
I chociaż efekty pracy konsultantów nie zawsze dadzą się precyzyjnie zmierzyć, to korzyści, jakie przynosi ich działanie, są ewidentne.