W większości dużych miast w całym kraju brakuje centrów kongresowych i konferencyjnych z prawdziwego zdarzenia. Dopóki się to nie zmieni, nie mamy co liczyć na przyciągniecie do Polski największych europejskich czy światowych imprez. Choć widać pierwsze oznaki ożywienia w sektorze MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events), to przed przedstawicielami branży jeszcze wiele pracy.
— Obiekty konferencyjno-kongresowe, np. ICC w Berlinie, w istotny sposób zmieniają pozycję miasta. Przyczyniają się do znacznego zwiększania przychodu hoteli, restauracji, firm przewozowych czy producentów pamiątek. Szacuje się, że uczestnik konferencji międzynarodowej zostawia podczas pobytu w danym mieście około 600 USD. Dodatkowo jest to świetna forma promocji, gdyż często uczestnicy konferencji wracają za jakiś czas, ale już jako turyści — ocenia Janusz Mitulski, partner w Horwath HTL.
Centra w budowie
W Polsce najważniejszymi obiektami targowymi są Międzynarodowe Targi Poznańskie (MTP) oraz Targi Kielce — łącznie mają ponad 75 proc. udziału w rynku wystawienniczo-targowym. MTP uruchomiło niedawno centrum kongresowe z 38 salami, które mogą pomieścić łącznie około 4 tys. osób. Z kolei we Wrocławiu działa Regionalne Centrum Turystyki Biznesowej przy Hali Stulecia, które może pomieścić ponad 3 tys. uczestnikóww salach konferencyjnych i aż 10 tys. w samej Hali Stulecia.
W budowie jest centrum kongresowe w Kielcach (przy Targach Kielce) — poza nową powierzchnią wystawienniczą i konferencyjną w pobliżu ma stanąć również hotel. Międzynarodowe Centrum Kongresowe powstaje też w Katowicach i w Krakowie. Te dwa ostatnie obiekty powinny być gotowe w 2014 r.
— Uczestnicy konferencji i kongresów oczekują od organizatora kompleksowej oferty, więc w wielu przypadkach hotele są ich naturalnym wyborem. W ostatnim czasie powstał hotel Narvil w Serocku, a rozbudował się znacznie hotel Warszawianka w Jachrance. To dwa najnowocześniejsze obiekty tego typu w pobliżu stolicy. Niedługo przybędzie im mocna konkurencja, gdyż pod koniec 2013 r. otworzy się Double Tree by Hilton w Wawrze z centrum kongresowym na około 3,5 tys. mkw. oraz Reinessance by Marriott na lotnisku Okęcie, który będzie miał ponad 1,5 tys. mkw. sal konferencyjnych — wylicza Janusz Mitulski.
Konferencja w hotelu
Najwięcej nowoczesnych powierzchni konferencyjnych oferują hotele, głównie najwyższej klasy — cztero- i pięciogwiazdkowe. Takie obiekty mogą najlepiej wykorzystać efekt połączenia usług noclegowych, gastronomicznych i konferencyjnych.
Z punktu widzenia organizatorów mniejszym wyzwaniem logistycznym jest zorganizowanie konferencji czy kongresu w hotelu, w którym jednocześnie można zapewnić uczestnikom imprezy pełen pakiet usług, jak noclegi, usługi gastronomiczne, w tym śniadanie, przerwy kawowe, lunch, kolację, a także spędzenie wolnego czasu po konferencji, np. skorzystanie ze SPA czy fitnessu. Często jest to też rozwiązanie korzystniejsze cenowo, gdyż uczestnicy konferencji otrzymują na ogół znaczne zniżki na noclegi czy inne usługi oferowane przez hotel.
— Zarządcom i właścicielom hoteli świadczenie usług konferencyjnych pozwala skierować ofertę do najbardziej pożądanego przez hotele biznesowe segmentu klientów z sektora MICE. Tego typu usługi odgrywają niebagatelną rolę nie tylko w miejskich hotelach biznesowych, ale również w hotelach wypoczynkowych w miejscowościach typowo turystycznych. W tym drugim przypadku klienci konferencyjni pozwalają rozwiązać problem sezonowości hoteli m.in. na Mazurach czy nad Bałtykiem. Spotkania biznesowe organizowane są głównie w maju, czerwcu, wrześniu czy październiku i to w ciągu tygodnia, a zatem poza szczytem sezonu jakim są lipiec i sierpień i poza weekendami, kiedy to hotele wypoczynkowe odnotowują najwyższe wskaźniki obłożenia — wyjaśnia Dorota Malinowska, konsultant ds. nieruchomości hotelowych, Cushman & Wakefield.
Z jednej strony czynniki logistyczne, a drugiej — ograniczona liczba centrów konferencyjnych funkcjonujących jako niezależne obiekty powodują, że większość takich imprez jak kongresy, sympozja, konferencje odbywa się w hotelach, a rzadko który nowy hotel nie ma teraz sal konferencyjnych. Podstawowym pytaniem pozostaje, dlaczego w Polsce jest nadal tak mało samodzielnych centrów konferencyjnych.
Czy dlatego, że klientów zabierają im hotele, czy może organizatorzy kongresów, sympozjów i konferencji nie mając dużego wyboru nowoczesnych centrów i najczęściej decydują się na organizację imprez w hotelach?