Kadry boją się reform w firmie
Przed wprowadzaniem zmian należy przewidzieć opór pracowników
PO MACOSZEMU: Zagadnienia wewnętrznej komunikacji w firmach w dalszym ciągu traktowane są przez ich prezesów po macoszemu. Większość podmiotów nie ma odpowiedniej polityki informacyjnej. Mówiąc krótko, po prostu dyrekcja nie kontaktuje się z pracownikami — tłumaczy Roman Rostek z GFMP. fot. BS
Gdy w firmie wprowadzane są zmiany, jej pracownicy przechodzą przez pięć faz — od niechęci do pełnego zaakceptowania nowego. Podczas poszczególnych etapów, zarząd reformowanego przedsiębiorstwa powinien prowadzić odpowiednią politykę informacyjną wśród swoich kadr. Wszystko po to, by zminimalizować opór.
Przed wprowadzeniem zmian zarząd firmy powinien zaplanować, jak będzie informował o nich zatrudnionych pracowników.
— Komunikacja w firmie jest szczególnie ważna podczas wprowadzania „nowego”. Nie przekonani do niego pracownicy mogą zahamować, a nawet wstrzymać zmiany. Doświadczyło tego m.in. British Airways, które przed wprowadzeniem innowacji, nie zaplanowało odpowiedniej polityki informacyjnej — tłumaczy Roman Rostek z firmy GFMP.
Twierdzi, że zawczasu firma powinna przewidzieć opór pracowników i związane z tym zagrożenia. Personel zwykle w okresie zmian czuje się niepewnie i boi się, że nie poradzi sobie w nowej sytuacji. Oczywiście przede wszystkim lęka się zwolnień. Za pomocą polityki informacyjnej firma może zmniejszyć te obawy. Należy wybrać najistotniejsze dla pracowników aspekty zmian: dowiedzieć się, co na ich temat wiedzą i porównać je z wiadomościami, które według firmy powinni posiadać. Najgorsze co może zrobić zarząd firmy, to nabrać wody w usta i nic nie mówić.
Wiarygodna osoba
Ważny jest sposób przekazywania informacji.
— Osoba komunikująca się z pracownikami musi być wiarygodna i przez nich akceptowana. Powinna zwrócić uwagę na dwie strony nowego. Oprócz dobrych, należy omówić też gorsze — z punktu widzenia kadr — aspekty zmian. Lepsze efekty osiąga się bezpośrednio przemawiając do personelu. Osoba, która to robi, musi faktycznie wierzyć w to co mówi. Słuchacze doskonale wyczuwają fałszywą nutę, a nie nic gorszego od sytuacji, w której słuchacze przyłapią zarząd choćby na drobnym kłamstwie — wyjaśnia Roman Rostek.
Każda zmiana w firmie, czy jest to fuzja czy też podział, postępuje według tego samego schematu. Biorąc pod uwagę nastawienie pracowników wobec novum można wyodrębnić pięć faz. W pierwszej fazie pracownicy chcą jak najwięcej informacji o czekających ich zmianach. Dostarczając je zmniejsza się powstające w zespole napięcie. Zaraz po tym, gdy pracownicy zaczynają pozytywnie podchodzić do innowacji, następuje faza druga, czyli załamanie i utrata poczucia orientacji. Po wprowadzeniu nowego pracownicy przeżywają szok, blokują się i po omacku szukają stabilności.
— Ważne, by firma prowadzenia polityki informacyjnej nie zakończyła po pierwszej fazie, czyli po oznajmieniu personelowi, na czym polegają zmiany — tłumaczy Roman Rostek.
Twierdzi, że w drugiej fazie pracownikom w dalszym ciągu trzeba przekazywać wiadomości o postępującej przebudowie firmy. Należy umożliwić im również zgłaszanie uwag i zastrzeżeń.
— Pracownicy muszą mieć prawo głosu. Dla firmy jest to wentyl bezpieczeństwa. Personelowi trzeba dać poczucie, że ma on wpływ na podejmowane przez szefostwo działania — uważa Roman Rostek.
Propaganda sukcesu
W trzeciej fazie widoczne są już pierwsze pozytywne oznaki wprowadzonych przemian. Informacje przekazywane ludziom powinny eksponować sukcesy. Firma musi się skupić na uprawianiu „propagandy sukcesu”.
Czwarta faza następuje, gdy firma przezwycięży najważniejsze problemy i nowe osiągnie sukces. Prowadzona wówczas polityka komunikacyjna powinna wspierać nowe wzorce i przeciwstawiać się wciąż obecnym pozostałościom starego.
— Jedna z firm osiem lat po wprowadzeniu zmian przechodziła dopiero czwartą fazę. Pracownicy w dalszym ciągu wspominali stare — twierdzi Roman Rostek.
Podczas ostatniego, piątego etapu następuje zakończenie procesu dostosowywania. Wówczas pracowników należy już zacząć przygotowywać do następnej zmiany.