Szacuje się, że spośród przedsiębiorców, którzy zatrudniają ponad 50 pracowników, około 8-10 proc. powierza administrację kadr i płac firmom zewnętrznym.
— Wartość całego rynku outsourcingu kadrowo-płacowego wycenia się na niemal 400 mln zł, z czego połowa należy do firm, które oferują zaawansowane usługi kadrowo-płacowe, a druga połowa do tradycyjnych biur księgowych — informuje Dariusz Terlecki, dyrektor sprzedaży i marketingu w ADP Polska. Zdaniem Katarzyny Plucińskiej z Randstad Payroll Solutions nasz rynek ma spory potencjał wzrostu. Z tego typu usług korzystają głównie firmy z kapitałem zagranicznym.
— Większość przedsiębiorstw międzynarodowych działających w Polsce korzysta z usług firm zewnętrznych w zakresie płac i kadr, a wśród firm polskich, mniejszość, bo wciąż traktują kadry i płace tradycyjnie — ale i ten rynek powoli rośnie — dodaje specjalistka z Randstadu Payroll Solutions.
Spore oszczędności
Ile firma może zaoszczędzić dzięki outsourcingowi kadr i płac?
— To zależy od wielu czynników, m.in. skali działalności, liczby pracowników i formy ich zatrudnienia. Badania wykazują, że powierzenie tych zadań zewnętrznym specjalistom jest średnio o 18 proc. tańsze niż realizowanie ich we własnym zakresie. Należy jednak pamiętać, że duża część kosztów związanych z HR to koszty ukryte.
Najczęściej nie uświadamiamy sobie nawet, że takie sprawy, jak oprogramowanie kadrowo-płacowe, obsługa IT czy monitoring zmian prawnych, również obciążają budżet firmy. Biorąc to pod uwagę, koszty HR można obniżyć nawet o 40 proc. — odpowiada Dariusz Terlecki. Katarzyna Plucińska dodaje, że największe oszczędności z tego typu outsourcingu mają firmy zatrudniające do 200-300 pracowników. Duże firmy mogą liczyć na rozwiązania skrojone na miarę potrzeb,
a mniejsze — skorzystać z wystandaryzowanych usług za znacznie atrakcyjniejsze ceny. Na czym jeszcze można zaoszczędzić?
— Na redukcji etatów w dziale HR, a co za tym idzie — kosztach miejsc biurowych, szkoleń, urlopów, premii, zwolnień lekarskich. Na oszczędności składają się także zasadniczo obniżone koszty systemów informatycznych, ich zabezpieczeń, dostosowania się do procedur. W firmach zewnętrznych to także kupuje się w pakiecie — twierdzi Małgorzata Wiśniewska-Janus z HRK Payroll Consulting (laureat III edycji plebiscytu Rzetelny Outsourcer 2013).
Jak wynika z badań, dział HR 75 proc. czasu poświęca na rutynowe zadania administracyjne. Kiedy powierzy się je zewnętrznym specjalistom, pracownicy mogą realizować inne obowiązki.
— Nad administracją kadr i płac czuwa bowiem sztab certyfikowanych specjalistów, którzy na bieżąco monitorują zmiany prawne i świadczą usługi na najwyższym poziomie — uważa Dariusz Terlecki.
Dane bezpieczne
Katarzyna Plucińska twierdzi, że opór wielu firm przed outsourcingiem kadr i płac wynika z chęci — jak tłumaczą — kontroli nad wszystkimi danymi. — Chcą mieć szybki wgląd w dokumenty, a przecież przy tej usłudze go mają. Choć nie u pani kadrowej, ale w systemie u outsourcera. W dodatku mogą mieć dostęp do danych on-line przez 24 godziny na dobę — tłumaczy Katarzyna Plucińska.
Innym powodem ostrożności jest wątpliwość, czy dane pracowników są bezpieczne, bo zarządzanie nimi w 99 proc. odbywa się poza firmą, informacje przesyła się e-mailami, a dokumenty w firmie skanuje się lub elektronicznie wymienia przecież w wewnętrznych systemach.
— Wprowadzamy do baz danych wszelkie informacje o pracownikach, również archiwalne, co pozwala na ich kompleksowe przetwarzanie. Dostęp do danych jest szybki i efektywny, co pozwala na przygotowywanie wielu raportów w plikach Excell. Standardem jest, że pracownicy działu HR mają specjalnie zabezpieczony dostęp do zewnętrznego systemu kadrowo-płacowego i sami mogą tworzyć wiele raportów i kontrolować, co robi firma zewnętrzna — wyjaśnia Katarzyna Plucińska.
Dane dotyczące pracowników i ich płac to newralgiczne informacje, dlatego wyprowadzając je na zewnątrz, należy korzystać z usług zaufanej i sprawdzonej firmy outsourcingowej.
Co to oznacza? — Taka firma świadczy usługi przy pomocy systemów z najwyższym poziomem bezpieczeństwa i ochrony danych. To wysokiej klasy rozwiązania, na których wdrożenie — chociażby ze względów finansowych — nie mogłyby sobie pozwolić małe czy średnie spółki. Systemy te są dostępne on-line za pośrednictwem tzw. chmury obliczeniowej. Dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby, które otrzymały odpowiednie hasła. Na bieżąco prowadzi się także back-up systemów, dzięki czemu o ewentualnej utracie danych nie może być mowy — wyjaśnia Małgorzata Wiśniewska-Janus.