Karty, które są elementem programów koncernów paliwowych dla firm, pełnią nie tylko funkcję płatniczą, ale też pozwalają kontrolować i redukować wydatki związane z posiadaniem floty pojazdów.
Od kilku lat koncerny paliwowe kuszą klientów ofertą, która z jednej strony gwarantuje przywiązanie do produktów danej firmy, z drugiej zaś — przynosi pomysłowe rozwiązania tym, którzy cenią czas i wygodę. W przypadku kart paliwowych dla firm prawdziwym atutem jest możliwość kontroli wydatków oraz uproszczony system rozliczeń.
Podstawowa cecha karty paliwowej to możliwość dokonywania bezgotówkowych zakupów paliwa oraz innych towarów i usług. Kierowcy nie muszą wypełniać formularzy, wozić ze sobą gotówki czy pobierać zaliczek na wydatki związane z zakupem paliwa czy innych artykułów. Przede wszystkim jednak karta pozwala kontrolować, a tym samym ograniczać wydatki związane z eksploatacją pojazdów. Jest także narzędziem do szybkiego i skutecznego rozliczania kierowców. Dla firm posiadających dużą flotę karty wydają się jedynym słusznym rozwiązaniem.
Prekursorem w wydawaniu kart paliwowych dla firm był koncern Statoil. Pierwsza karta tego typu pojawiła się na rynku w 1995 roku. Trzy lata później z podobną ofertą wyszedł BP, a następnie Shell. W 2000 roku swój nowy produkt dla klientów biznesowych wypuścił PKN Orlen.
O palmę pierwszeństwa
Największą siecią stacji paliwowych w Europie dysponuje Shell. Karty euroShell wydawane są w 28 krajach i honorowane na blisko 20 tysiącach stacji w 35 krajach. W Polsce użytkownicy kart mogą korzystać z sieci 204 stacji oraz z 50 partnerskich stacji PKN Orlen i Esso. Shell oferuje także usługi dodatkowe. Za pomocą karty kierowcy mogą uiszczać opłaty drogowe, regulować należności za korzystanie z tuneli, autostrad i mostów, a także za przewozy promowe.
Pod względem liczby stacji Shellowi ustępują koncerny działające pod wspólnym znakiem Routex. Oprócz obecnych w Polsce firm paliwowych Statoil, Aral oraz BP, które dysponują siecią około 400 stacji, należą do niego także Agip, węgierski koncern OMW oraz włoski Italiana Petroli. Karty wszystkich tych koncernów honorowane są w ponad 17 tys. stacji benzynowych w 33 krajach. Największą siecią detaliczną w kraju dysponuje PKN Orlen, który prowadzi sprzedaż w 1945 punktach sieci Orlenu, z czego 1314 to obiekty własne, a 631 to stacje patronackie.
Oczy szeroko otwarte
Firmy, uczestnicy programów lojalnościowych wybierają, czy przypisują numer karty do auta, czy też wystawiają ją imiennie na kierowcę. W pierwszej opcji, przy każdorazowym zakupie kasjer sprawdza numer karty z numerem samochodu. W przypadku próby nieuprawnionego użycia, zatrzymuje kartę i informuje centralę, która następnie kontaktuje się z firmą. Za każde wychwycenie nieprawidłowo użytej karty kasjer otrzymuje premię finansową.
Pełna kontrola
Właściciel firmy wybiera jedną z dostępnych grup towarów, która dla każdej karty może być inna.
Konieczność znajomości kodu PIN oraz wpisanie grupy w kartę wykluczają ryzyko nadużyć. W przypadku kart mikroprocesorowych jest to jeszcze prostsze.
— We wszystkich typach kart PKN Orlen zastosowano technologię mikroprocesorową, która stwarza większe możliwości zapisywania i przetwarzania danych. Mikroprocesor daje np. dysponentowi taboru transportowego pełną kontrolę w zakresie monitorowania częstotliwości wizyt na stacjach, wartości zakupionych towarów lub usług, czy też stanu licznika kilometrów. Może on także określić limity wizyt na stacjach w ciągu doby, ograniczenia wartości zakupów czy ilości tankowanego paliwa — mówi Arkadiusz Ciesielski z biura prasowego PKN Orlen.
W przypadku przypisania kart konkretnym pracownikom, pracodawca ma możliwość codziennej obserwacji dokonanych przez niego zakupów. Za pomocą Internetu i tokena klient koncernu może śledzić na bieżąco transakcje przeprowadzane każdą kartą, mając jak na dłoni czynności dokonywane przez jej użytkownika.
Szczęśliwy księgowy
Wszystkie koncerny paliwowe zapewniają firmom wygodny system rozliczeń. Z każdą fakturą zbiorczą przekazywane są informacje o transakcjach dokonanych za pomocą karty przez poszczególnych kierowców.
— Koncern przekazuje także co miesiąc drogą elektroniczną lub pocztą raport zbiorczy z wykazem wszystkich transakcji. System elektronicznego przesyłania danych pozwala na wykluczenie możliwości przelania paliwa za pomocą np. wężyka do samochodu prywatnego. Osoba, która analizuje dane, może z łatwością wychwycić taki zabieg, przeliczając ilość zużytego paliwa na ilość przejechanych kilometrów — mówi William Kozik, dyrektor ds. sprzedaży Shell.
Wystawcy kart nie stosują limitów wielkości wydatków. Firmy mają możliwość rozliczania się w dowolnym terminie dwa razy w miesiącu w 14 lub 30 dniu od daty wystawienia faktury. Zależy to od indywidualnych ustaleń z koncernem. Wydłużony termin płatności jest więc tutaj atutem nie do pogardzenia. Koncerny, które działają także poza Polską, zapewniają ponadto pośrednictwo w uzyskaniu zwrotu z podatku VAT, wykazanego na fakturach za zakupy za granicą wystawionych przez emitenta karty.