Kiedy firmy muszą dołączyć do systemu e-doręczeń

Zbliża się kolejny ważny dla przedsiębiorców etap obowiązkowego przystępowania do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (KSDE). Jest to system korespondencji online z urzędami, w którym wysyłane i odbierane pisma są równoważne przesyłkom poleconym. Już od lutego tego roku osoby zakładające działalność gospodarczą na własny rachunek muszą podawać dane potrzebne do utworzenia adresu służącego do tych celów, rejestrując się w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG). Natomiast w grudniu rozpocznie się proces wprowadzania stworzonej w tym systemie usługi e-doręczeń jako obowiązkowej i powszechnej – o czym w tym tygodniu przypomniało Ministerstwo Cyfryzacji (MC).

Zróżnicowany harmonogram

Usługa ta jest realizowana za pośrednictwem rządowej platformy i wymaga założenia skrzynki do e-doręczeń. Termin, od którego trzeba ją posiadać i z niej korzystać, zależy od daty wpisu firmy osoby fizycznej w CEIDG, a w przypadku spółki prawa handlowego - w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Podmioty wpisywane do KRS od 10 grudnia tego roku - a do CEIDG po 31 grudnia - muszą stosować się do tego obowiązku od chwili zarejestrowania. Inne są natomiast terminy dla firm powstałych wcześniej, przed tymi datami. Te ujęte w KRS mają dołączyć do KSDE nie później niż 10 marca 2024 r., a w CEIDG – do 30 września 2026 r.

Według założeń, od 1 października 2026 r. system ten ma stać się powszechny i być używany przez wszystkich prowadzących działalność gospodarczą. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń przed obowiązkowym terminem. Resort zachęca, by już składać wnioski o nadanie adresów, przy czym nie trzeba niczego od razu aktywować. Można to zrobić dopiero w chwili, w której dany podmiot musi dołączyć do KSDE. Przedtem natomiast można przetestować tę nową, cyfrową formę komunikacji organów publicznych z firmami lub z osobami fizycznymi. Więcej o udostępnionym w tym celu środowisku testowym można dowiedzieć się na stronie: www.gov.pl/web/cyfryzacja.

– System e-doręczenia to nie tylko założenie skrzynki, ale też konieczność np. dostosowania wewnętrznych procedur związanych z przekazywaniem korespondencji w poszczególnych podmiotach – zwraca uwagę Janusz Cieszyński, minister cyfryzacji.

Przedsiębiorcy zdecydowani aktywować skrzynkę do e-doręczeń jeszcze przed terminem obowiązkowego dołączenia do KSDE będą tą drogą otrzymywali wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych przystępujących do systemu według ustalonego dla nich harmonogramu. Część, w tym np. ZUS, zacznie od 10 grudnia. Przy czym nie będzie to dla organów państwowych pierwsza cyfrowa ścieżka kontaktowania się z podmiotami gospodarczymi. Na przykład Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) już od kilku miesięcy koresponduje z podatnikami w formule online.

W kontakcie ze skarbówką

– W strukturze KAS uruchomiono w 2022 r. e-Urząd Skarbowy (e-US). Ten system teleinformatyczny umożliwia komunikację z organami podatkowymi. Każdy podatnik będący osobą fizyczną ma domyślnie założone konto. W tym roku od 23 czerwca korzystanie z tego systemu jest obowiązkowe dla fundacji, stowarzyszeń oraz spółek kapitałowych, czyli z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych, a także osobowych i komandytowych – zwraca uwagę Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.

W serwisie e-US dostępna jest też m.in. aplikacja e-mikrofirma. Umożliwia ona prowadzenie ewidencji faktur zakupowych i sprzedażowych, a także przygotowanie plików JPK_VAT. Natomiast 13 lipca administracja skarbowa wprowadziła w tym systemie specjalną usługę dla wspólników spółek partnerskich, jawnych, cywilnych, komandytowych i komandytowo-akcyjnych.

– Dzięki niej wspólnicy mogą bez wychodzenia z domu przeglądać dane spółki i zweryfikować, czy są prawidłowe i aktualne – wyjaśnia Anna Chałupa, zastępca szefa KAS.

Po zalogowaniu do e-US wspólnicy mają dostęp do informacji identyfikacyjnych spółki zgłoszonych do urzędu. Dotyczą one m.in. adresu siedziby, miejsc prowadzenia działalności, przechowywania dokumentacji rachunkowej, danych kontaktowych i rachunków bankowych.

Dla firmy odrębny adres

Docelowo obowiązek posiadania adresów do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem nowej cyfrowej usługi obejmie nie tylko przedsiębiorców, ale też wszystkie podmioty publiczne oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Te ostatnie, w tym np. notariuszy i doradców podatkowych, już od 10 grudnia. Przy czym prawo do korzystania z systemu mają też osoby spoza tej listy. W związku z tym resort cyfryzacji zwraca uwagę, że przedsiębiorca, który ma skrzynkę do e-doręczeń jako obywatel, nie może używać jej do korespondencji związanej z prowadzonym biznesem. Musi więc założyć osobną dla firmy.

– System e-doręczeń umożliwi przedsiębiorcom nie tylko wysyłkę i odbiór korespondencji online, ale też jej przechowywanie. W przeciwieństwie do zwykłej poczty elektronicznej jest to tzw. usługa zaufana, która gwarantuje bezpieczeństwo i pewność prawną. Wiadomość wysłana z adresu używanego do e-doręczeń będzie miała bowiem takie same skutki, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru – mówi Piotr Juszczyk.