Polacy ruszyli na wakacje i jest bardzo prawdopodobne, że po odmrożeniu gospodarki zechcą pójść na urlop nie tylko latem, ale też później — odrabiając zaległości z tzw. lockdownu, w którym albo musieli przerwać rozpoczęty wypoczynek, albo zrezygnować z już zaplanowanego. Ponadto, według danych firmy doradczej i audytorskiej Conperio, w pierwszych miesiącach pandemii COVID-19 (od marca do maja) część pracowników wykorzystywała koniunkturę na zwolnienia i dość licznie uciekała na tzw. L4, nie będąc wcale chorym.
Lawina wniosków o wolne
W rezultacie niejeden pracownik ma obecnie na swoim koncie urlopowym więcej niż zwykle o tej porze dni i tygodni do wzięcia na przysługujący w tym roku odpoczynek. Niektórym osobom pozostał do wykorzystania nawet pełny jego wymiar wynikający z ustawowych rocznych limitów. Można się spodziewać, że chętnych do pójścia na urlop w drugim półroczu wyraźnie przybędzie i że będą chcieli z tego skorzystać więcej niż raz.
— W skrajnych przypadkach z tego powodu w firmach może nawet zabraknąć rąk do pracy — prognozuje Mikołaj Zając, prezes Conperio.
Zwraca jednak uwagę, że większość pracodawców stara się wyjść z kryzysu spowodowanego koronawirusem i może nie być chętna do udzielania masowo urlopów.
Marta Kotowska, radca prawny z Towarzystwa Ochrony Prawnej DAS, przyznaje, że wyjątkowa sytuacja związana ze stanem epidemii koronawirusa może być pretekstem do zmuszania pracownika do rezygnacji z jego uprawnień, w tym także urlopowych. Zastrzega jednak, że prawem do wypoczynku nie można dowolnie zarządzać, nawet mimo poluzowania pewnych reguł specprzepisami antykryzysowymi, zwłaszcza ostatnią tzw. tarczą 4.0, czyli ustawą z 4 czerwca o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 (opublikowaną w Dzienniku Ustaw pod nr. 1086).
Przy czym jej regulacje dotyczą urlopów zaległych i możliwości ich wyznaczania według woli pracodawcy. Zaległy urlop wypoczynkowy, czyli taki, którego pracownik nie wykorzystał w danym roku, powinien być mu udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku. Kodeks pracy nie określa szczegółowo trybu, w jaki należy wypełnić ten warunek. Wskazówki daje w swoim orzecznictwie Sąd Najwyższy. Zgodnie z nim pracodawca może kierować na takie urlopy bez uzgadniania ich terminów z podwładnymi, ale dopiero wtedy, gdy oni nie kwapią się do wypoczynku, a data 30 września nieuchronnie się zbliża.
Marta Kotowska zaznacza, że według tarczy 4.0 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może wysłać na urlop wypoczynkowy niewykorzystany w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni i w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów.
— Pracownik ma obowiązek taki urlop wykorzystać — podkreśla przedstawicielka DAS.
Również w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca ma prawo własną, jednostronną decyzją skierować pracownika na wypoczynek i także w tym przypadku ma on obowiązek się do tego zastosować. Jeżeli firma nie da wolnego, musi zwalnianej osobie wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.
— Okres pandemii rozbudził dyskusje także na temat urlopu bezpłatnego. Należy podkreślić, że może on zostać udzielony jedynie na wniosek pracownika. Pracodawca nie ma prawnych podstaw zmusić kogokolwiek do wzięcia takiego urlopu ani na niego skierować — zaznacza Marta Kotowska.
Plany możliwe do zmiany
Przypomina, że wypoczynek w dalszym ciągu pozostaje przede wszystkim uprawnieniem zatrudnionych. Co prawda zarówno w czasie epidemii, jak i w każdym innym okresie pracodawca może proponować wykorzystanie urlopu w wybranym terminie, jednak decyzja w tej sprawie należy do pracownika.
W zależności od lat pracy każdemu pracownikowi przysługuje 20 (przy stażu do 10 lat) lub 26 (przy stażu powyżej 10 lat) dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. Powinien być udzielany według planu urlopowego zgodnie z funkcjonującym w firmie rozkładem pracy — w dni, które dla danego zatrudnionego są dniami pracy. Plan urlopowy ostatecznie ustala pracodawca, ale robi to na podstawie wniosków składnych przez zatrudnionych i biorąc pod uwagę potrzebę zapewnienia normalnego toku funkcjonowania zakładu. Niemniej i tak to pracownik wybiera termin swojego urlopu.
Prawo nie wymaga, aby plany były bezwzględnie wykonane, dopuszcza ich zmianę według określonych procedur.
— Po pierwsze, co oczywiste, urlop wypoczynkowy może ulec przesunięciu na wniosek pracownika. Po drugie, taka zmiana może nastąpić z inicjatywy pracodawcy, gdy z powodu szczególnych potrzeb czyjaś nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy firmy. Taka zmiana w planach urlopowych musi być faktycznie uzasadniona — tłumaczy prawniczka z DAS.
Dodaje ponadto, że pracownicy powinni liczyć się także z możliwością odwołania z urlopu, jednak jest to dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy ich obecność w miejscu pracy jest wymagana z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia wypoczynku. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Twardy orzech do zgryzienia
Prezes Conperio przewiduje, że w związku z luzowaniem restrykcji i coraz większą chęcią udania się na wypoczynek po trudnych dla wszystkich pierwszych miesiącach ograniczeń związanych z pandemią COVID-19, pracownicy z trudem przyjmą odmowę udzielenia im urlopu w określonym czasie, uzasadnianą względami pracodawcy. Z jednej strony — z uwagi na walkę z kryzysem — przełożeni nie będą chcieli zgodzić się na wypoczynek wielu osób w tym samym czasie, z drugiej podwładni mogą poczuć się potraktowani niesprawiedliwie.
— Mogą więc rościć sobie prawo do wypoczynku. Wiele wskazuje na to, że tego lata pracodawców czeka niemały ból głowy związany z ustalaniem grafików urlopowych oraz kolejny wysyp fałszywych L4. Wiele z osób, które nie dostaną pozwolenia na wypoczynek, uda się na niezasadne zwolnienia chorobowe. Zjawisko to jest obserwowane co roku. Jednak tym razem wyraźnie przybierze ono na sile — zauważa Mikołaj Zając.
Dodaje, że kadry zarządzające oraz działy HR przyznają wprost, że ustalenie harmonogramów urlopów zgodnie z preferencjami pracowników będzie w tym roku w wielu przypadkach niemalże niewykonalne. Prezes Conperio szacuje więc, że absencja spowodowana nieobecnością na tzw. L4 może wzrosnąć już tego lata nawet o jedną trzecią w porównaniu do analogicznego okresu w zeszłym roku.
— W poprzednich latach liczba zwolnień lekarskich w wakacje w firmach korzystających z naszych audytów utrzymywała się na poziomie 6 proc., z niewielkim wzrostem na początku i na końcu okresu wakacyjnego. Szacujemy, że fala odrabiania zaległości urlopowych spowodowanych pandemią i fałszywymi zwolnieniami lekarskimi podniesie wskaźnik absencji chorobowych w firmach do 9 proc. — przewiduje Mikołaj Zając.
Wypoczynek po kwarantannie
W prawie już uregulowano uprawnienia urlopowe w obliczu czyjejś ewentualnej styczności z wirusem. Jeżeli pracownik zostanie objęty przymusową kwarantanną, np. w związku z podejrzeniem kontaktu z osobą zakażoną koronawirusem, to nie straci swoich dni urlopowych przysługujących mu na podstawie Kodeksu pracy. Termin jego wypoczynku zostanie przesunięty na czas późniejszy — w terminie ustalonym z pracodawcą.