Nie wszyscy menedżerowie są entuzjastami nowinek technologicznych, a większość woli z klientem, kontrahentem czy współpracownikiem kontaktować się twarzą w twarz.
Lata 2008-10, które upłynęły pod znakiem spowolnienia gospodarczego, wymusiły jednak zmianę. Korporacje zaczęły w tym czasie drastycznie ciąć wydatki na podróże służbowe, które — jak szacują firmy Accenture i American Express — stanowią prawie 4 proc. ogólnych kosztów działalności przedsiębiorstw z segmentu usług. Za to o ponad połowę — do prawie 60 mld — wzrosła liczba przerozmawianych przez służbowy telefon czy internet minut. Z kolei liczba użytkowników wewnętrznych systemów obsługi konferencji zwiększyła się o 48 proc., sięgając 31 mln (dane Wainhouse Research oraz UniComm Consulting LLC).
— Wideokonferencje to swoista maszyna do teleportacji, dzięki której firmy redukują koszty wyjazdów służbowych, biletów, paliwa, diet, noclegów, utrzymania floty samochodowej. A jednocześnie odnoszą korzyści wynikające z większej produktywności pracowników — zamiast tracić czas na podróże, specjaliści i menedżerowie mogą wykonywać obowiązki w biurze — zachwala Leszek Hołda, prezes Integrated Solutions.
Biuro w terenie
Do łączności na odległość firmy wykorzystują często tzw. halo rooms, czyli podobnie wyglądające pokoje, dzięki czemu uczestnicy mają wrażenie, że znajdują się w jednym gabinecie. Ale postępująca rewolucja mobilna sprawia, że nawet takie pomieszczenia stopniowo stają się zbędne. Mając smartfon czy tablet, można się połączyć z profesjonalną salą konferencyjną i prowadzić konwersację z dowolnego miejsca i w najodpowiedniejszym dla siebie czasie. Technologie nie są już przeszkodą.
A finanse? Tu sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Można wprawdzie pobrać bezpłatne aplikacje na iPada, ale zaawansowane systemy łączące użytkowników sprzętów mobilnych z biurami i profesjonalnymi salami konferencyjnymi czasem kosztują od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych, dolarów czy euro.
— Korzystanie z wideokonferencji za pomocą smartfonów, owszem, w krótkiej perspektywie stanie się w biznesie standardem, ale jest stosunkowo drogie i jeszcze niezbyt szeroko rozpowszechnione w polskich firmach — stwierdza Arkadiusz Możdżeń, dyrektor handlowy grupy produktowej rozwiązania infrastrukturalne w NextiraOne Polska.
— Wysoka cena rozwiązań wideo sprawia, że większość polskich przedsiębiorców postrzega tę technologię raczej jako luksusowy dodatek do rozwiązań IT niż niezbędny element przewagi konkurencyjnej — wtóruje Marcin Grygielski, dyrektor regionalny na rynek Europy Środkowej i Wschodniej w spółce Interactive Intelligence.
Dostęp do wideokonferencji mają przede wszystkim najważniejsze osoby w międzynarodowych firmach, menedżerowiei eksperci odpowiedzialni za realizację szczególnie ważnych przedsięwzięć i członkowie zespołów pracujących w różnych oddziałach.
Szybsze decyzje
Odczłowieczenie komunikacji oraz problemy z rozpoznawaniem emocji i intencji rozmówcy to główne zastrzeżenia menedżerów wobec mobilnych konferencji online. Od tej nowinki nie ma jednak odwrotu.
Bo lista wypływających z niej korzyści jest długa: pomoc w błyskawicznej organizacji spotkań poprzez integrację systemu z programami biurowymi, np. aplikacją kalendarza MS Outlook czy Lotus Notes, wykluczenie kosztów dojazdu, eliminacja niedostępności pracownika. Inna zaleta to opcja nagrywanie spotkania, a tym samym możliwość późniejszej weryfikacji podjętych decyzji. Jeszcze inna — bezpieczna transmisja nie tylko głosu i obrazu, ale też danych, które wiele osób może przeglądać w czasie rzeczywistym.
— Błyskawiczny kontakt z menedżerami i specjalistami przyspiesza obieg informacji i podejmowanie decyzji. Często podczas narady okazuje się, że konieczne jest zasięgnięcie opinii eksperta z danej dziedziny, a dzięki wideokonferencjom na smartfonach taki konsultant, nawet zewnętrzny, jest na wyciągnięcie ręki i może przedstawić swoje dane, analizy czy doświadczenia — wskazuje Arkadiusz Możdżeń.