Firmy świadczące usługi outsourcingowe mogą zapewnić wyższy poziom bezpieczeństwa IT niż wewnętrzny dział firmy.
Jednym z argumentów wysuwanych przeciwko outsourcingowi jest kwestia bezpieczeństwa. Oczywiście przedstawiciele firm wyspecjalizowanych w usługach tego typu przekonują o przewagach zlecenia opieki nad infrastrukturą teleinformatyczną. Janusz Dorożyński, główny technolog poznańskiego ZETO, jest zdania, że korzystanie z usług outsourcingu IT jest zdecydowanie bezpieczniejsze dla firmy niż własny dział informatyki. Według niego, firma outsourcingowa jest w stanie zapewnić swojemu klientowi znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa usług IT niż ten, który klient może sobie zapewnić we własnym zakresie, zwłaszcza że najbardziej niebezpieczne są zagrożenia płynące z wewnątrz — np. sabotaż lub kradzież informacji przez pracowników.
— Wysoki standard bezpieczeństwa i transmisji danych osiągany jest zarówno przez zwielokrotnienie zabezpieczeń fizycznych, jak i przez rozwiązania techniczno-informatyczne, a także organizacyjne. Zabezpieczenia takie skutecznie eliminują podstawowe zagrożenia utraty danych, takie jak ataki włamywaczy komputerowych, wirusy, próby nieautoryzowanego dostępu lub kradzieży informacji przez osoby zewnętrzne — przekonuje Janusz Dorożyński.
— Systemy zapewniające bezpieczeństwo danych są czasem zbyt drogie do indywidualnego wdrożenia, a outsourcer, obsługując całą grupę klientów, może sobie pozwolić na znacznie wyższe inwestycje i w efekcie zaoferować wyższy standard bezpieczeństwa — dodaje Wojciech Darłowski, dyrektor centrum systemów informatycznych itelligence.
Poziomy usług
Anna Sieńko odpowiedzialna za kontrakty outsourcingowe IBM Polska twierdzi, że doświadczenia pokazują, że zlecenie opieki jest bezpieczne dla firm.
— Umowy outsourcingowe gwarantują określone poziomy usług i od ich dotrzymania zależy wynagrodzenie outsourcera. Zatem motywacja jest jednoznacznie określona — twierdzi Anna Sieńko.
Dwie kategorie
Według Jacka Konczewskiego, dyrektora ds. outsourcingu w Incenti, bezpieczeństwo w przypadku outsourcingu IT należy rozpatrywać w dwóch kategoriach: biznesowej i technicznej. Konieczna jest analiza oferty złożonej przez firmę outsourcingową, która pozwoli na ocenienie zarówno jej wartości merytorycznej, jak i praktykowanych przez firmę środków zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego, np. umiejscowienie data center, stopień jego odporności na różnego rodzaju zagrożenia. Nie mniej ważna jest analiza metod zapewnienia bezpieczeństwa, które jeszcze przed podpisaniem umowy powinno zostać doprecyzowane przez strony, tak aby w trakcie jej trwania uniknąć różnych interpretacji ocenianych zachowań.
— Bezpieczeństwo biznesowe zawieranej umowy osiągane jest przez rzetelne i pełne określenie kosztów takiej umowy. Istotna jest świadomość, że koszty takie to nie tylko to, co bezpośrednio wynika z zapisów umowy. Przewidzieć należy również wydatki konieczne do poniesienia w wyniku uruchamiania nowych usług, np. opracowanie i wdrożenie nowych procedur organizacyjnych, udokumentowanie zmian w konfiguracjach eksploatowanych systemów, szkolenia użytkowników, ale także koszty ewentualnych działań, jakie należałoby wykonać w razie niewywiązywania się outsourcera z uzgodnionego poziomu usług, np. znalezienie nowego dostawcy, przeniesienie systemu, koszty rozwiązań zastępczych — zauważa Jacek Konczewski.
Okiem eksperta
Wspólna sprawa
Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych podczas trwania kontraktu outsourcingowego jest kwestią względną i wielopoziomową, zależną zarowno od wielu czynników, jak i obszarów, których dotyczy. Możemy mówić o bezpieczeństwie w rozumieniu zapewnienia ciągłości działania, bezpieczeństwa danych, bezpieczeństwa informacji i wiedzy, bezpieczeństwa innych zasobów. Dlatego bezpieczeństwo w dużym stopniu zależy od tego, jakie przesłanki kierowały organizacją przy wyborze usługodawcy, ale i od tego, jaki jest zakres umowy outsourcingowej. Jeżeli wybór nie był dokonany na podstawie dotychczasowych doświadczeń ze współpracy oraz znajomości partnera lub opinii rynkowych, ryzyko kontraktu jest wysokie... i dlatego nie można mówić o jego bezpieczeństwie. Zagrożenia nie wynikają jednak z samej istoty outsourcingu tylko z warunków i otoczenia, w którym funkcjonuje kontrakt. Ze względu na złożoność umów i współpracy tego typu zapewnienie bezpieczeństwa leży w interesie obu stron, zarówno ze względów organizacyjnych, jak i ewolucyjnych.
Leszek Rożdżeński, Computerland
Okiem praktyka
Myślenie na wyrost
Kontrakty outsourcingowe zawierane są na okres od trzech do pięciu lat. W tym czasie zmieniają się m.in. technologie, procesy biznesowe wewnątrz organizacji, przepisy prawne, otoczenie rynkowe. Doświadczony dostawca outsou-rcingu potrafi przewidzieć takie sytuacje, określić je w umowie i rozwiązać w możliwie najlepszy sposób w trakcie trwania projektu. Weryfikacja potencjalnego usługodawcy powinna nastąpić na etapie rozpatrywania ofert. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na bazę zrealizowanych kontraktów. Ze względu na zasięg działania współczesnych firm szczególnie pomocne są referencje z projektów prowadzonych na polu międzynarodowym w kilku, kilkunastu krajach równocześnie. Decydującą rolę na etapie zawierania kontraktu odgrywa weryfikacja referencji, potwierdzających osiągnięcie wyznaczonych przez odbiorcę celów biznesowych. Partner, któremu przekazujemy do zarządzania proces, musi wykazać się sfinalizowanymi projektami u swoich klientów. Warto sprawdzić, ile kontraktów zostało przedłużonych, co potwierdza wybór dostawcy usługi, a ile zerwanych przed czasem.
Dariusz Szwed, Xerox Polska