Umowa ze stałą formułą obliczania kosztów to podstawa outsourcingu. Dzięki niej niwelowane są skutki zdarzeń nadzwyczajnych.
Ze względu na powiązanie informatycznej obsługi zewnętrznej z kluczowymi zasobami przedsiębiorstwa, czyli danymi, informacjami oraz pośrednio z technologią służącą do ich przetwarzania można wskazać wiele elementów ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej, które stają się w takim modelu funkcjonowania bardziej przewidywalne lub sterowalne.
— Sam outsourcing nie jest zapewne metodą kontroli ryzyka, wpływa natomiast na metodę takiej kontroli. Zgodnie z podejściem jakościowym, kontrola ryzyka jest jednym z procesów w organizacji, których metodyka kształtowana jest w powiązaniu z zasobami jej dotyczącymi. Ponieważ outsourcing IT dotyczy kluczowego zasobu organizacji, to wpływ na metodykę też jest kluczowy — wyjaśnia Janusz Dorożyński, główny technolog poznańskiego ZETO.
Jego zdaniem, najistotniejsze w outsourcingu staje się niwelowanie skutków zdarzeń trudnych lub niemożliwych do przewidzenia i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem gospodarowania, które doprowadzają do znacznej lub całkowitej utraty wartości danego składnika majątku organizacji, np. katastrof.
— W zarządzaniu ryzykiem nie do pominięcia jest rola doświadczenia oraz dywersyfikacji obszarów aktywności usługodawcy. Pozwalają znacząco obniżyć ryzyko wpływu zdarzeń, których w momencie rozpoczęcia projektu nie jesteśmy w stanie przewidzieć — potwierdza Dariusz Szwed, dyrektor działu usług globalnych w Xerox Polska.
Wieloletnia umowa ze stałym lub liczonym według stałej formuły poziomem kosztów ułatwia też usługobiorcy planowanie kosztów w dłuższej perspektywie.
— Koszt usług outsourcingowych można np. przeliczać per transakcja. Dzięki temu koszty stałe związane z utrzymaniem przewymiarowanego systemu nie spowodują ponoszenia strat przez firmę, dla której ta infrastruktura informatyczna pracuje — zaznacza Łukasz Dutkiewicz z HP Polska.
To pozwala skupić się na istotniejszych rodzajach ryzyka, ale związanych z działalnością podstawową i dotyczących prawdopodobieństwa oczekiwanych efektów ekonomicznych, takich jak wzrost przychodów czy obniżka kosztów, prawdopodobieństwo poniesienia strat, przekroczenia kosztów, zmniejszenia przychodów. Outsourcing może być również elementem zwiększającym przewagę na rynku dla firm, które z różnych powodów nie mogą lub nie chcą utrzymywać własnego działu informatyki, np. mają problemy z pozyskaniem, a następnie utrzymaniem pracowników o określonych kwalifikacjach.
— Warto zauważyć, że taka formuła nie zawsze musi oznaczać obniżkę kosztów związanych z informatyką. Panuje pogląd, że usługa dobra nie może być tańsza i zarazem lepsza od słabszej, gorzej uzbrojonej i w oczywisty sposób mniej wydajnej obsługi wewnętrznej. Jednocześnie informatyczna usługa zewnętrzna przez powierzenie do współdzielenia odpowiedzialności i ryzyka może pozwolić na wzrost efektywności firmy, zwiększenie przychodów i rentowności — dodaje Janusz Dorożyński.