Unifikacja technologii sprawdza się w biznesie
Szukasz oszczędności. Zainteresuj się tym, co informatycy nazywają konwergencją. Słowo może trudne, ale zyskowne.
"Bezpłatne rozmowy. Po to właśnie jest Skype" — głosi hasło reklamowe popularnego programu to rozmów przez internet. W komercyjnych zastosowaniach sprawdza się on może nie najlepiej, ale slogan ten doskonale oddaje ideę telefonii IP, czyli transmisji głosu w postaci pakietów danych przesyłanych po łączach internetowych. Jest to jedno z oblicz tzw. konwergencji, czyli łączenia tradycyjnych technik informatycznych (w tym przypadku transmisji pakietów danych) z technikami telekomunikacyjnymi (rozmowa głosowa).
Tanie rozmowy
— Tylko dzięki uruchomieniu telefonii IP zredukowaliśmy opłaty za połączenia telefoniczne o 20 tys. zł miesięcznie — mówi Przemysław Poppe, dyrektor ds. informatyki w AmRest Holdings, firmie mającej w Europie Środkowej ponad 400 restauracji takich marek, jak np. KFC czy Pizza Hut.
Poza prowadzeniem rozmów AmRest wykorzystuje swoje łącza internetowe również do prowadzenia tele- i wideokonferencji. Wymusiła to rozproszona struktura firmy. Jednak wadą pierwszego systemu konferencyjnego wykorzystywanego w spółce było to, że zanim doszło do wideokonferencji, trzeba było prowadzić uzgodnienia e-mailowe i telefoniczne co do jej terminu. Dopiero wymiana oprogramowania na Cisco Call Manager i Cisco Meeting Place, zintegrowane z komunikatorem Microsoft Office Communicator, wyeliminowała ten problem.
Do planowania konferencji na odległość pracownicy mogą wykorzystywać kalendarze programu Microsoft Outlook. Z systemu korzysta około 200 osób — poza ścisłym kierownictwem holdingu m.in. kierownicy regionalni. Cała ta grupa otrzymała kamerki internetowe, które pozwalają uczestniczyć w wideokonferencjach z dowolnego miejsca.
— Obecna jakość sieci komórkowych jest już wystarczająca do wykorzystywania ich w ten sposób. Nie gwarantuje, co prawda, jakości obrazu do wyświetlania na 42-calowych ekranach, ale na monitorze komputera ten obraz się sprawdza — twierdzi Przemysław Poppe.
Dodaje, że technologię pakietowej transmisji głosu (VoIP) firma zacznie wykorzystywać niebawem w jeszcze szerszym zakresie. Pracownikom centrali już bowiem udostępniono, a tym z restauracji zostanie udostępniony za 3-4 miesiące, system e-learningowy firmy Saba. Posłuży on m.in. do szkoleń językowych i BHP. Dzięki wykorzystaniu VoIP Amrest Holdings ma na połączenia telefoniczne, podróże służbowe i wynajem sal szkoleniowych wydawać 200 tys. zł mniej niż przed zainteresowaniem się tą technologią.
Wideokonferencje to narzędzie bardzo pomocne także w spółce Pfleiderer Grajewo. Ten producent płyt wiórowych dla meblarstwa to zarazem centrala wschodnioeuropejskiej części niemieckiego koncernu Pfleiderer. Poza fabryką w Grajewie w skład grupy wchodzą zakłady w Wieruszowie, Kędzierzynie Koźlu, Nowogorodzie w Rosji, a także biura w Warszawie i Moskwie.
— W przypadku Rosji na samą podróż w jedną stronę trzeba poświęcić dzień. Wideokonferencja pozwala więc ma znaczną oszczędność czasu na samej podróży — podkreśla Rafał Karcz, członek zarządu i dyrektor finansowy spółki Pfleiderer Grajewo.
Według niego, nie każde spotkanie może się odbyć zdalnie, ale przyznaje, że system widokonferencyjny jest w firmie szeroko wykorzystywany. Również w kontaktach z Rosją i z centralą w Niemczech. Pewnym problemem jest tylko jakość połączeń.
— Czasami łącze się zawiesza lub jakość transmisji spada do takiego poziomu, że trudno prowadzić wideokonferncję — narzeka Rafał Karcz.
Mimo wszystko jest jednak zadowolony.
— Na kosztach podróży służbowych oszczędzamy kilkaset, a może nawet milion złotych rocznie — zapewnia Rafał Karcz.
Faks nasz powszedni
W produkującej materiały budowlane (m.in. płyty i tynki gipsowe) grupie Knauf przenikanie się technologii wywodzących się z klasycznego IT i tych z telekomunikacji wykorzystano przede wszystkim do obniżenia kosztów rozmów w ramach grupy kapitałowej. W połączeniu ze skierowaniem całego ruchu do sieci jednego operatora rachunki za rozmowy spadły o 70 proc. Nie ma się co dziwić — spółki z grupy Knauf mają siedziby w pięciu miejscowościach, część ma jeszcze zakłady w innych miejscach, a w samej Warszawie grupa korzysta z czterech adresów.
Knauf odniósł też korzyści na transmisji faksów — w tym na zużyciu papieru, tonera i tradycyjnych urządzeń faksujących. W branży budowlanej, w której działa Knauf, faksy są ciągle bardzo popularnym sposobem komunikacji. Według Marka Zwierzchowskiego, kierującego informatyką w Knaufie, na każdy transport opuszczający zakłady produkcyjne grupy przypadają średnio trzy faksy. Zważywszy na to, że takich transportów jest 200-300 dziennie, liczba faksów dochodziła do tysiąca.
Korzystanie z tradycyjnych faksów grupa zredukowała o połowę dzięki wdrożeniu oprogramowania Customer Interaction Center firmy Interactive Intelligence. Faksy przychodzące i wychodzące z Knaufa mają teraz dla pracowników formę plików komputerowych i są obsługiwane przez pocztę elektroniczną, a każdy pracownik może mieć przypisany indywidualny numer faksu. Równocześnie w składach budowlanych, z którymi grupa handluje, faksy nadal mają postać tradycyjnego papierowego dokumentu.
Warte uwagi są doświadczenia Knaufa dotyczące procesu wdrożenia VoIP. Firma zainteresowała się tą technologią na początku 2007 r., ale w pierwszej lokalizacji system zaczął działać dopiero w lutym 2008 r. Knauf zerwał bowiem negocjacje z dostawcą infrastruktury, gdyż doszedł do wniosku, że jego propozycja za bardzo tkwi w tradycyjnej telekomunikacji. Wedle Marka Zwierzchowskiego, oferta takich firm jak Avaya, Alcatel, Ericsson czy Panasonic sprowadza się do dołożenia kolejnej karty rozszerzeń do zwykłej centrali. Tymczasem producent materiałów budowlanych chciał czegoś znacznie bardziej zintegrowanego z tradycyjnym środowiskiem informatycznym. W efekcie zamiast trzech central Alcatela, dwóch Ericssona i jednej Panasonica, połączenia telekomunikacyjne grupy Knauf obsługują teraz dwa serwery, z czego jeden zapasowy, na wypadek awarii. W razie potrzeby przejmuje ruch automatycznie. Centrala nie działałaby do czasu usunięcia usterki.
W kablu i powietrzu
Aby skorzystać z konwergencji technologii teleinformatycznych, trzeba, oczywiście, mieć solidne łącza internetowe, na których warto zbudować tzw. wirtualną sieć prywatną (VPN), czyli w sposób logiczny wydzielić ruch generowany przez jedną firmę od całej reszty połączeń w sieci operatora. Czy łącza te będą kablowe czy bezprzewodowe nie ma wielkiego znaczenia. Np. Knauf cały ruch telekomunikacyjny skierował do sieci Polkomtela.
Pfleiderer Grajewo wybrał Telekomunikację Polską (TP). Co więcej, kupił od niej nie tylko łącza, ale i gotowe usługi: IP VPN tp i Biznesową telefonię IP tp. Oznacza to, że ruchem IP generowanym przez Pfleiderera w sieci telekomunikacyjnej zarządza operator i konfiguracja VPN-u nie obciąża pracowników grajewskiej firmy. Z podobnej oferty TP korzystał AmRest, ale restauratorzy uznali, że choć obsługa jest kompleksowa, to stawki TP są za wysokie. Teraz korzystają z łącz wielu operatorów, a VPN budują na nich we własnym zakresie. Jak widać, możliwości redukcji kosztów telekomunikacyjnych dzięki wykorzystaniu konwergencji jest naprawdę wiele.
Kamil Kosiński