Z najnowszego badania firmy doradczej Crowe i kancelarii TGC Corporate Lawyers wynika, że aż 60 proc. firm nie zaczęło przygotowań do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tylko 3 proc. przedsiębiorców deklaruje, że są w pełni gotowi do korzystania z niego, natomiast 37 proc. respondentów - tylko częściowo. Największym wyzwaniem dla przedstawicieli biznesu jest dostosowanie firmowej infrastruktury IT do KSeF - to zdanie 75 proc. ankietowanych. Natomiast 55 proc. respondentów zwraca uwagę na trudność dopasowania struktury e-faktur do potrzeb przedsiębiorstwa.
KSeF zacznie obowiązywać od 1 lipca. Firmy mają na przygotowanie się do wdrożenia systemu niecałe sześć miesięcy. Ponad połowa przedsiębiorców – jak podkreślają autorzy badania – nie zrobiła nic w tym kierunku. Za niedostosowanie się do nowych przepisów przedstawicielom biznesu będą grozić sankcje, które zaczną obowiązywać od lipca przyszłego roku.
– Wdrożenie KSeF i przestawienie się na nowy sposób wystawiania e-faktur jest dla szefów firm sporym wyzwaniem i wymaga podjęcia ważnych decyzji. Warto rozłożyć to przedsięwzięcie na etapy. Pierwszym z nich powinien być kompleksowy przegląd wewnętrznych procesów i regulacji związanych z zakupami, sprzedażą i fakturowaniem – mówi Piotr Dudek, dyrektor działu nowych technologii w kancelarii TGC Corporate Lawyers.
Audyt firmowych procesów
Eksperci zwracają uwagę, że przejście na KSeF oznacza dla firm nie tylko wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych, lecz także prawnych, podatkowych i organizacyjnych.
– Audyt firmowych procesów i regulacji wewnętrznych pomoże zidentyfikować, co jest niezgodne z nowymi przepisami. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien dostosować dokumentację i procedury do wytycznych KSeF. To wymaga jednak czasu. Dlatego nie warto odkładać tych działań na ostatnią chwilę – radzi Piotr Dudek.
Jacek Włodarczyk, starszy menedżer w firmie doradczej Crowe, przypomina, że obecnie większość dostawców rozwiązań finansowo-księgowych oferuje oprogramowanie dopasowane do nowego systemu.
– Skuteczne wdrożenie systemu e-faktur wymaga również analizy i przeorganizowania firmowych procesów wewnętrznych. Jeżeli tego zabraknie, może okazać się, że przedsiębiorstwo nie jest przygotowane do tego, aby we właściwy sposób skorzystać z nawet najlepszego rozwiązania technologicznego – zaznacza Jacek Włodarczyk.
Obsługa księgowa
Warto podkreślić, że przedsiębiorcy będą musieli dokonać rejestracji w KSeF i nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom, współpracownikom i dostawcom usług odpowiadającym za obsługę księgową.
– Istotne jest to, aby na e-fakturze znalazły się wszystkie elementy, które dotychczas były przekazywane kontrahentom, również w formie załączników, których nie będzie można dodawać do faktur w KSeF. Jest to szczególnie ważne w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych. Tu należy udowodnić, że towar rzeczywiście opuścił terytorium kraju, aby skorzystać z niższej stawki podatku – tłumaczy Szymon Lipiński z działu doradztwa podatkowego Crowe.
Eksperci zachęcają, aby przedsiębiorcy zaplanowali przeprowadzenie testów nowego systemu w celu uniknięcia problemów przed wejściem w życie nowych przepisów.
– Mogą to zrobić, wystawiając wybrane faktury w formie ustrukturyzowanej. Dzięki temu zweryfikują, czy w praktyce wszystkie procedury i procesy działają poprawnie. W przypadku ewentualnych błędów zyskają czas na ich wyeliminowanie – zaznacza Szymon Lipiński.