Chyba tak bardzo jak obecnie księgowi i biura rachunkowe jeszcze nie musieli czuwać nad kalendarzem podatnika. Konieczny jest stały monitoring każdej płatności — uregulowanej oraz zaległej. I pilnowanie terminów podatkowych zróżnicowanych nawet dla tej samej należności kontrahenta. Od 1 stycznia 2013 r. nie da się wzorem wcześniejszych praktyk puścić w niepamięć zaległych zobowiązań finansowych. To, czy faktury opłacono, w jakiej części i kiedy, ma obecnie określone konsekwencje podatkowe, z sankcjami włącznie.
Korekta za korektą
Zgodnie z zasadami ustawy deregulacyjnej obowiązującej od tego roku, walka z dłużnikami ma się toczyć na froncie podatku od towarów i usług (VAT) oraz podatków dochodowych od osób fizycznych (PIT) i prawnych (CIT). Zróżnicowane są jej narzędzia.
W dużym uproszczeniu polegają one na obowiązku korygowania dokonywanych wcześniej odliczeń, jeśli w określonym czasie dłużnik nie zapłaci kontrahentowi należnych pieniędzy (szczegóły w ramce obok). A gdy ostatecznie kontrahenci spłacą swoje długi, znów trzeba wprowadzić zmiany w VAT i kosztach firmy.
Księgowi i biura rachunkowe mają co śledzić i ewidencjonować. Po prawie dwóch miesiącach od wejścia w życie przepisów deregulacyjnych nawet dobrze przygotowane informatyczne systemy księgowe nie są w stanie wyręczyć podatnika czy księgowego w licznych obowiązkach.
Kontrola 30., 60. i 90. dnia
Wiąże się z korektami w podatkach dochodowych. Dotyczą wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Dłużnik musi je skorygować, jeśli ich w rzeczywistości nie poniósł, czyli nie opłacił kwoty wynikającej z faktury lub innego dokumentu otrzymanego od kontrahenta. Musi to zrobić, jeśli nie zapłaci należności w ciągu 30 dni od daty upływu terminu płatności ustalonego przez strony.
Gdy przyjęły termin na zapłatę dłuższy niż 60 dni, koszty muszą być skorygowane w razie nieuregulowania zobowiązania w ciągu 90 dni od zaliczenia go do kosztów. Korekta jest jednak możliwa, gdy dłużnik ponosi wydatki i może wykazać koszty. Jeśli takich nie ma, kosztów nie wykazuje. Wtedy ma on obowiązek dodać do przychodów nieuregulowaną płatność, czyli zwiększyć podstawę do opodatkowania. I podobnie jak w VAT, spłata długu pozwala przeprowadzić odpowiednie ponowne korekty, tym razem na korzyść dłużnika.
— Program programem, ale to nie system skoreluje płatność bankową z otrzymaną fakturą i oceni, czy w danej chwili jest konieczna korekta VAT czy kosztów w PIT. Program ją wykona, ale dopiero „na polecenie” użytkownika, uprzednio zaznaczając te pozycje, które wymagają korekty. Tak było zawsze, jednak tym razem ma on więcej faktów do sprawdzenia i wprowadzenia do systemu, na dodatek dla tych samych faktur musi przyjmować wiele różnych kryteriów weryfikacji danych i je uwzględniać w różnych terminach zależnie od obowiązków oraz uprawnień podatnika — mówi Bogdan Zatorski, kierownik konsultingu w Sage, firmie oferującej systemy rozliczeń księgowych dla przedsiębiorców.
Ogromny problem pojawia się w firmach, które kupują większe partie towarów, ale ich nie wykorzystują od razu, np. w handlu. Jak wyjaśnia Bogdan Zatorski, dopóki towary leżą w magazynach, stanowią aktywa przedsiębiorcy, ale jeszcze nie koszt podatkowy.
Wielu księgowych ma kłopot z rozpoznaniem momentu uznania za koszty takich transakcji i ustaleniem, która cześć może być do nich zaliczona. W konsekwencji nie będzie łatwo określić, jak je skorygować, zalegając z zapłatą dla dostawcy. Biura rachunkowe zgłaszają też inny problem. Muszą dowiedzieć się, czy, kiedy i w jakiej części ich klienci płacą swoim kontrahentom i sami otrzymują należne pieniądze. Wcześniej w zasadzie do rozliczeń podatkowych wystarczał plik wystawianych i otrzymywanych faktur. Płatności trzeba było kontrolować głównie w relacjach z małymi podatnikami korzystającymi z metody kasowej VAT.
Ulga na złe długi, czyli kontrola 150. dnia
Wiąże się z rozliczaniem VAT. Dłużnik, który nie zapłaci w ciągu 150 dni (od terminu płatności) zaległej należności, musi skorygować podatek naliczony, który wcześniej odliczył, czyli po otrzymaniu faktury od kontrahenta. Korektę musi zrobić przy składaniu deklaracji VAT za okres, w którym minął ten 150. dzień (pisaliśmy o tym m.in. 26 lutego).
Potem może znów ten podatek odliczyć, kiedy zapłaci należne pieniądze — ale w proporcji takiej, w jakiej spłaci dług, czyli częściowa spłata to częściowe odliczenie. Fiskus będzie to kontrolował. Jeśli dłużnik nie skoryguje dawnego odliczenia od niespłaconej wierzytelności, organ podatkowy dodatkowo obciąży go VAT (30 proc. kwoty podatku naliczonego podlegającego korekcie). Ale też wierzyciel ma swoje terminy. Po 150 dniach oczekiwania na należność może skorygować należny VAT i podstawę opodatkowania. A gdy kontrahent w końcu zapłaci, znów to zmienić, składając kolejną korektę.
Zapłaciłeś — pokaż wyciąg
Nie ma rady. Właściciele biur rachunkowych proszą swoich klientów o przedstawianie wyciągów z rachunków bankowych. Przedsiębiorcy są zaskoczeni i wcale nie kwapią się ze spełnianiem takich żądań.
— Nie chcą ujawniać swoich prywatnych transakcji, a zamazywanie na wyciągach codziennych sprawunków czy zakupu kolejnej pary butów to uciążliwe i czasochłonne czynności — wyjaśnia przedstawiciel Sage.
Przedsiębiorcy korzystający z usług biur księgowych czy rachunkowych w większości mają konta bankowe wspólne dla operacji biznesowych i osobistych. — Radzimy oddzielić prywatne rozrachunki od firmowych, ale ci drobni przedsiębiorcy obawiają się, że założenie i utrzymywanie osobnego konta firmowego będzie droższe niż ROR — podkreśla Bogdan Zatorski. Hubert Łęcki, właściciel biura rachunkowego Hubertus, który obsługuje prawie 30 mikroprzedsiębiorców, potwierdza te obserwacje.
— Przekonujemy, że dokumenty bankowe są konieczne do rozliczeń z urzędem skarbowym i że to oni odpowiadają za swoje podatki przed fiskusem. Tłumaczymy, że gdy wiemy o niezapłaconych naszemu klientowi należnościach, możemy skorzystaćz praw, które pozwolą mu zapłacić mniejszy podatek dochodowy albo odzyskać część VAT — mówi Hubert Łęcki.
Według niego nie muszą to być wyciągi. Wystarczy wydrukowane z rachunku potwierdzenie przelewu, które zostanie dopięte do faktury. Zdarza się, że niektórzy klienci nie chcą przynosić nawet wydruków. Proponują składanie oświadczeń o uregulowaniu kwot z konkretnych faktur. Biura rachunkowe przystają na to w ostateczności.
Wiedzą, że gdy skarbówka sprawdza prawidłowość rozliczeń podatkowych, zażąda do sprawdzenia przede wszystkim dokumentów, potem i tak może zajrzeć na konto podatnika. Łukasz Wojtkowiak, doradca podatkowy, wspólnik w Kancelarii Prawniczej Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy, uważa, że biuro rachunkowe ma pełne prawo żądać dokumentów z konta na potwierdzenie dokonanych płatności, gdy przepisy ustaw podatkowych wiążą określone skutki z faktycznym dokonaniem zapłaty.
— Nie musi to być cała miesięczna historia rachunku.Wystarczy potwierdzenie danej operacji. Dzięki bankowości elektronicznej wydrukowanie potrzebnego dokumentu zabiera kilka sekund — tłumaczy doradca.
Według niego, urząd skarbowy może kwestionować wspomniane oświadczenia jako dowód. W praktyce może ono pełnić rolę jedynie w relacjach pomiędzy biurem rachunkowym a podatnikiem, jako podstawa zdjęcia odpowiedzialnościodszkodowawczej biura za nierzetelnie prowadzone księgowania.
Pierwsze efekty deregulacji
Hubert Łęcki ocenia, że przybędzie mu sporo pracy. Przysporzy jej nie tylko monitorowanie płatności dokonywanych w związku z transakcjami jego klientów. Również wspomniane korekty VAT i kosztów będą pochłaniać niemało czasu. Dotychczasowe doświadczenie pozwala mu przewidzieć, że prawie jedna czwarta przedsiębiorców obsługiwanych przez Hubertusa może korygować koszty uzyskania przychodów. Ponieważ korekty oznaczają konieczność na nowo ustalania podatku, klienci biur rachunkowych muszą liczyć się ze wzrostem kosztów obsługi.
— Umowy zawarte w innej rzeczywistości podatkowej nie przewidywały czasochłonnych czynności związanych z korektą wcześniejszych zdarzeń. W takich przypadkach będę chyba zmuszony sporządzać aneksy do umów i pobierać dodatkowe opłaty — zapowiada Hubert Łęcki. Jednak wbrew pozorom w przyszłości nie musi to być częsta praktyka. Właściciel Hubertusa już dostrzega pierwsze efekty walki z zatorami płatniczymi.
— Nowe przepisy sprawiły, że firmy zaczynają sobie płacić — przyznaje Hubert Łęcki. Dotyczy to także zobowiązań podlegających starym zasadom. Hubertus w imieniu jednego z klientów wystąpił niedawno do jego dłużnika z informacją, że chce skorzystać z ulgi na złe długi.
— Przedsiębiorca natychmiast zapłacił zaległą płatność — wyznaje właściciel Hubertusa.