Standardem na rynku komercyjnych powierzchni biurowych jest podpisywanie długookresowych umów najmu, na 3, 5 lub nawet 7 lat. Podejmując decyzję na tak długi czas, potencjalni najemcy powinni zwrócić uwagę w szczególności na następujące elementy umowy:
Opis przedmiotu najmu:
Precyzyjne opisanie przedmiotu najmu, tj. jego powierzchni, jest szczególnie istotne, gdyż zazwyczaj ma wpływ na wysokość czynszu. W przypadku lokalu umeblowanego powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy do umowy dołączony jest szczegółowy wykaz wyposażenia. Z punktu widzenia najemcy istotne jest także zawarcie w umowie zapisów zobowiązujących wynajmującego do wydania przedmiotu najmu w konkretnym terminie, w stanie przydatnym do umówionego użytku.
Naruszenie terminu wydania lokalu można dodatkowo zabezpieczyć karą umowną na korzyść najemcy. Wynajmujący powinien być zobowiązany także do niezwłocznego usunięcia na własny koszt wad przedmiotu najmu, które uniemożliwiają korzystanie z niego zgodnie z umową. Sprawdzenia wymaga także, czy osoba podpisująca umowę najmu jest umocowana do jej zawarcia (zgodnie z KRS, udzielonym pełnomocnictwem itp.). Przed podpisaniem umowy powinniśmy sprawdzić, w jakim stanie znajduje się lokal, w szczególności czy wymaga remontu lub poniesienia jakichkolwiek nakładów.
Weryfikacji wymaga także możliwość aranżacji lokalu oraz ustalenie, kto wykona stosowne prace i poniesie ich koszty. Rozliczenie nakładów po zakończeniu stosunku najmu stanowi często źródło sporów. W praktyce przyjęło się, że najemca pozostawia wszelkie ulepszenia i inne zmiany wykonane w pomieszczeniu, a wynajmujący nie ponosi żadnych dodatkowych opłat z tego tytułu, ale też nie żąda usunięcia zmian.
Czas trwania umowy: Jeśli umowa najmu zostanie zawarta na czas oznaczony, to nie można jej wypowiedzieć przed upływem okresu, na jaki została zawarta, chyba że strony wskażą w umowie szczegółowe sytuacje, w których może to nastąpić. W umowie najmu zawartej na czas nieoznaczony zastosowanie mają ustawowe okresy wypowiedzenia.
Zgodnie z art. 678 kodeksu cywilnego w przypadku zbycia wynajmowanego lokalu, nabywca może wypowiedzieć umowę najmu z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. Aby uchronić się przed taką sytuacją i zabezpieczyć okres trwania umowy najmu, należy notarialnie opatrzyć umowę datą pewną, co uchroni najemcę przed możliwością jej wypowiedzenia.
Wysokość czynszu w umowie najmu: Zgodnie z art. 685 kc wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Aby uchronić się przed taką sytuacją, należy wyłączyć w umowie najmu treść ww. przepisu. W umowach najmu często jest również stosowany zapis dotyczący waloryzacji czynszu najmu. Kwota ta może być stała przez okres najmu lub podlegać indeksacji na podstawie ustalonego wskaźnika inflacji, najczęściej wskaźnik cen konsumpcyjnych.
Opłaty eksploatacyjne: Należy przyjrzeć się także opłatom eksploatacyjnym, które najemca jest zobowiązany uiszczać oprócz czynszu najmu, np. podatki od nieruchomości, koszty obsługi administracyjnej czy ochrony itp. Zazwyczaj są one ponoszone przez najemcę bezpośrednio lub pobierane w formie miesięcznych zaliczek, a następnie rozliczane w stosunku rocznym na podstawie rzeczywistych kosztów eksploatacyjnych.
Kaucja: Standardowo w umowach najmu jako zabezpieczenie umowy wynajmujący pobiera kaucję. Zazwyczaj wysokość zabezpieczenia odpowiada równowartości określonej sumy płatności z tytułu czynszu i opłat eksploatacyjnych.
Ubezpieczenie: Ważne jest także, czy wynajmujący ubezpieczył lokal od np. zalania, pożaru czy innych zdarzeń losowych.
Karina Wawrzczyk Dyrektor Biura Prawnego PHN SA